Hướng dẫn điền MTCV giám sát bán hàng đại lý chi tiết

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu MTCV giám sát bán hàng đại lý (mã BH-GSBH) được thiết kế để chuẩn hóa mô tả công việc cho vị trí Giám sát bán hàng đại lý thuộc Phòng bán hàng. Tài liệu này giúp nhân viên hiểu rõ phạm vi trách nhiệm, quyền hạn và các tiêu chuẩn cần đạt khi quản lý 4 đại lý trong kênh phân phối được giao. Đồng thời, biểu mẫu là cơ sở để đánh giá hiệu quả làm việc và xác định nhu cầu đào tạo cho từng cá nhân.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng kênh bán hàng đại lý hoặc cán bộ nhân sự phụ trách xây dựng mô tả công việc điền. Thời điểm điền là khi tuyển dụng nhân sự mới cho vị trí Giám sát bán hàng đại lý, hoặc khi cần cập nhật lại mô tả công việc định kỳ (thường 6 tháng hoặc 1 năm một lần). Nhân viên giám sát bán hàng đại lý cũng có thể tham khảo biểu mẫu này để hiểu rõ nhiệm vụ của mình.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Bộ phận: Ghi "Phòng bán hàng" – đây là bộ phận chính mà vị trí này trực thuộc. Không điền tên phòng ban khác.
2. Chức danh: Ghi "Giám sát bán hàng đại lý" – đúng tên chức danh đã được phê duyệt trong cơ cấu tổ chức.
3. Mã công việc: Ghi "BH-GSBH" – mã này được cấp theo hệ thống mã hóa công việc của công ty, dùng để tra cứu trong hồ sơ nhân sự.
4. Cán bộ quản lý trực tiếp: Ghi "Trưởng kênh bán hàng đại lý" – người trực tiếp giám sát và đánh giá công việc của giám sát bán hàng.
5. Trách nhiệm: Liệt kê đầy đủ 12 nhiệm vụ chính từ quản lý 4 đại lý, lưu giữ danh sách đại lý, kiểm tra thăm đại lý 2 lần/tháng, chăm sóc khách hàng, theo dõi hàng nhập xuất trả lại, hỗ trợ trưng bày sản phẩm, theo dõi công nợ, triển khai khuyến mãi, theo dõi doanh thu, thu thập thông tin đối thủ, theo dõi tài sản công ty, đánh giá đại lý định kỳ và tìm kiếm thay thế đại lý.
6. Báo cáo uỷ quyền: Ghi rõ "Toàn bộ các công việc không thực hiện được thì phải báo cáo Trưởng kênh bán hàng xử lý" – đây là quy định về quyền hạn và trách nhiệm báo cáo.
7. Tiêu chuẩn công việc: Ghi các yêu cầu tối thiểu: tốt nghiệp lớp 12 trở lên, ít nhất 2 năm kinh nghiệm bán hàng, khả năng quản lý giám sát, giao tiếp tốt, vi tính văn phòng, tiếng Anh trình độ A.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi giám sát chỉ được quản lý tối đa 4 đại lý, không vượt quá số lượng này để đảm bảo chất lượng quản lý.
• Việc kiểm tra đại lý phải thực hiện ít nhất 2 lần/tháng, có ghi chép biên bản và báo cáo lại cho Trưởng kênh.
• Đánh giá đại lý định kỳ 2 lần/năm phải tuân thủ đúng quy định của công ty, không được tự ý thay đổi tiêu chí.
• Mọi tài sản công ty giao cho đại lý phải được theo dõi bằng văn bản, có chữ ký xác nhận của đại diện đại lý.
• Khi phát hiện đại lý vi phạm hoặc không đạt chỉ tiêu, phải báo cáo ngay cho Trưởng kênh, không tự ý xử lý.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Giám sát bán hàng đại lý" với "Trưởng kênh bán hàng đại lý" – hai chức danh khác nhau về cấp bậc và quyền hạn.
• Bỏ sót nhiệm vụ "theo dõi tài sản của công ty đã giao cho đại lý" – đây là nhiệm vụ quan trọng để bảo vệ tài sản doanh nghiệp.
• Ghi thiếu tiêu chuẩn "tiếng Anh trình độ A" – nhiều người cho rằng không cần nhưng đây là yêu cầu bắt buộc trong biểu mẫu.
• Không ghi rõ "báo cáo uỷ quyền" dẫn đến nhân viên tự ý xử lý các vấn đề vượt thẩm quyền.
• Điền sai mã công việc "BH-GSBH" thành mã khác, gây khó khăn khi tra cứu hồ sơ nhân sự.