Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "NV theo dõi tạm ứng cho CBCNV" được thiết kế để mô tả chi tiết công việc của vị trí chuyên trách theo dõi công nợ tạm ứng trong nước tại Phòng Tài chính. Mục đích chính của biểu mẫu là xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, tiêu chuẩn và các mối quan hệ công tác của nhân viên phụ trách mảng này. Biểu mẫu giúp nhân sự mới hiểu được phạm vi công việc, từ tiếp nhận hồ sơ xin tạm ứng, kiểm tra tính hợp lệ, đến việc tập hợp chứng từ và đối chiếu công nợ hàng tháng. Đây là công cụ quản lý nhân sự quan trọng, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quy trình tạm ứng và thanh toán tại công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng Tài chính hoặc cấp quản lý trực tiếp chịu trách nhiệm điền và phê duyệt. Thời điểm điền biểu mẫu là khi tuyển dụng nhân sự mới cho vị trí theo dõi tạm ứng, hoặc khi cần cập nhật, điều chỉnh mô tả công việc cho vị trí này. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng trong các đợt đánh giá lại cơ cấu tổ chức hoặc khi có thay đổi về quy trình tạm ứng, thanh toán nội bộ. Nhân viên được giao nhiệm vụ cần đọc kỹ biểu mẫu để nắm rõ trách nhiệm và tiêu chí đánh giá công việc của mình.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tên chức danh: Ghi rõ "Theo dõi công nợ tạm ứng của CBCNV" – đây là tên vị trí công việc chính thức.
2. Mã chức danh: Để trống hoặc nhập mã số do phòng Nhân sự quy định, dùng để quản lý nội bộ.
3. Đơn vị: Ghi "Phòng Tài Chính" – đây là bộ phận trực thuộc của vị trí này.
4. Nơi làm việc: Ghi "TP.Hồ Chí Minh" – địa điểm làm việc chính của nhân viên.
5. Cấp trên trực tiếp: Ghi "Trưởng phòng Tài Chính" – người quản lý trực tiếp và đánh giá kết quả công việc.
6. Tóm tắt công việc: Mô tả ngắn gọn: "Theo dõi công nợ tạm ứng trong nước" – nội dung chính của vị trí.
7. Nhiệm vụ - Tiêu thức đánh giá - Định mức thời gian: Liệt kê các nhiệm vụ cụ thể như tiếp nhận hồ sơ tạm ứng, tập hợp chứng từ, báo cáo công nợ, đối chiếu công nợ. Ứng với mỗi nhiệm vụ, ghi tiêu chí đánh giá (ví dụ: phục vụ đúng hạn, báo cáo chính xác) và tỷ lệ % thời gian tương ứng (50%, 15%, 25%, 10%).
8. Các mối quan hệ công tác: Đánh dấu "X" vào ô "Nội bộ" và ghi rõ các đơn vị liên quan (tất cả các phòng, xí nghiệp sản xuất), chức danh người liên hệ (nhân viên nghiệp vụ), và mục đích (hướng dẫn quy trình tạm ứng, đối chiếu công nợ).
9. Quyền hạn: Phần này thường để trống hoặc ghi rõ quyền giám sát (nếu có) và quyền quản lý tài chính (giá trị tối đa được phê duyệt).
10. Tiêu chuẩn người đảm nhận: Ghi rõ trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn, kiến thức (am hiểu hạch toán kế toán), kỹ năng (cẩn thận, tỉ mỉ, nhạy bén, quản lý công nợ), kinh nghiệm và các kỹ năng đặc biệt (giao dịch tốt).
11. Điều kiện làm việc: Đánh dấu mức độ thường xuyên của các yếu tố như nóng, độc hại, lưu động, nguy hiểm (nếu có).

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu này thuộc danh mục "Phòng Kế toán" nên mọi thông tin phải phù hợp với quy định tài chính kế toán của công ty.
• Phần "Nhiệm vụ" cần được mô tả chi tiết, rõ ràng, tránh chung chung để nhân viên mới dễ dàng thực hiện.
• Các tiêu thức đánh giá phải đo lường được, ví dụ: "Phục vụ đúng hạn định" hoặc "Công nợ chính xác".
• Định mức thời gian (tỷ lệ %) phải tổng cộng bằng 100%, phản ánh đúng mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ.
• Khi điền phần "Quyền hạn", cần tham khảo ý kiến của Trưởng phòng Tài chính để xác định giá trị tối đa và mức độ giám sát phù hợp.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "tạm ứng" và "thanh toán" – cần phân biệt rõ: tạm ứng là ứng trước tiền, thanh toán là xóa nợ sau khi có chứng từ hợp lệ.
• Bỏ sót mục "Mã chức danh" hoặc "Cấp trên trực tiếp" – những thông tin này quan trọng cho quản lý nhân sự.
• Ghi thiếu tỷ lệ % thời gian hoặc tổng các tỷ lệ không bằng 100% – dẫn đến sai lệch trong đánh giá hiệu suất.
• Không đánh dấu đúng mối quan hệ công tác (nội bộ/bên ngoài) – gây khó khăn khi xác định phạm vi làm việc.
• Phần "Tiêu chuẩn người đảm nhận" quá sơ sài, thiếu các kỹ năng đặc biệt như cẩn thận, giao dịch tốt – làm giảm chất lượng tuyển dụng.