Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "NV theo doi cong no cua hang" được thiết kế để mô tả chi tiết công việc của vị trí Kế toán theo dõi công nợ cửa hàng và đại lý. Mục đích chính của biểu mẫu là giúp nhân viên mới và cấp quản lý hiểu rõ phạm vi trách nhiệm, các nhiệm vụ cụ thể, tiêu thức đánh giá hiệu quả công việc, cũng như các mối quan hệ công tác cần thiết. Biểu mẫu này là cơ sở để xây dựng kế hoạch làm việc, đánh giá năng lực và đào tạo nhân sự trong phòng Kế toán.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng Tài chính hoặc người được ủy quyền trong phòng Kế toán điền. Thời điểm điền là khi tuyển dụng nhân sự mới cho vị trí này, khi cần cập nhật lại mô tả công việc định kỳ (thường là hàng năm), hoặc khi có sự thay đổi về quy trình làm việc, cơ cấu tổ chức. Nhân viên giữ vị trí này cũng có thể tham khảo biểu mẫu để hiểu rõ nhiệm vụ của mình.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tên chức danh: Ghi rõ "Kế toán theo dõi công nợ CH, đại lý". Đây là tên chính thức của vị trí công việc.
2. Đơn vị & Nơi làm việc: Ghi "Phòng Tài Chính" và "TP.HCM". Điều này xác định bộ phận và địa điểm làm việc cụ thể.
3. Cấp trên trực tiếp: Ghi "TP.Tài Chính". Đây là người quản lý trực tiếp, chịu trách nhiệm giám sát và đánh giá công việc.
4. Tóm tắt công việc: Mô tả ngắn gọn ba nhiệm vụ chính: theo dõi công nợ cửa hàng đại lý, lập báo cáo doanh thu nội địa, và quản lý nhập xuất tồn kho.
5. Nhiệm vụ & Tiêu thức đánh giá: Liệt kê từng nhiệm vụ cụ thể (ví dụ: "Tổng hợp xác định doanh thu tiêu thụ sản phẩm nội địa"), kèm theo tiêu thức đánh giá (ví dụ: "Báo cáo doanh thu nội địa hàng tháng") và định mức thời gian (ví dụ: "15%"). Cần điền đầy đủ cả ba cột cho mỗi nhiệm vụ.
6. Các mối quan hệ công tác: Xác định phạm vi quan hệ (nội bộ/bên ngoài), đơn vị liên quan (ví dụ: "Các đơn vị kinh doanh và các XN"), chức danh người liên hệ (ví dụ: "Các nhân viên KD và nghiệp vụ") và mục đích liên hệ (ví dụ: "Đôn đốc, đối chiếu, thu hồi công nợ").
7. Quyền hạn: Ghi rõ quyền hạn về giám sát CBNV (chức danh, số lượng, mức độ giám sát) và quyền hạn về tài chính (lĩnh vực, giá trị tối đa, mức độ quyền hạn).
8. Tiêu chuẩn người đảm nhận: Điền trình độ văn hóa (Đại học), chuyên môn (Tài Chính Kế Toán), kiến thức (Am hiểu Kế toán, sử dụng phần mềm vi tính), kỹ năng và kinh nghiệm yêu cầu.

Lưu ý quan trọng

• Phải đảm bảo tất cả các mục trong biểu mẫu đều được điền đầy đủ, không bỏ trống bất kỳ trường nào, đặc biệt là các cột về nhiệm vụ và tiêu thức đánh giá.
• Khi điền phần "Định mức thời gian", tổng tỷ lệ phần trăm của tất cả các nhiệm vụ phải bằng 100%. Ví dụ trong biểu mẫu: 15% + 15% + 10% + 5% + 20% + 20% + 15% = 100%.
• Phần "Các mối quan hệ công tác" cần đánh dấu "X" vào cột "Nội bộ" hoặc "Bên ngoài" cho đúng. Mỗi mối quan hệ chỉ chọn một phạm vi.
• Đối với phần "Quyền hạn", cần xác định rõ mức độ giám sát (ví dụ: trực tiếp, gián tiếp) và mức độ quyền hạn tài chính (ví dụ: phê duyệt, đề xuất).

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Nhiệm vụ" và "Tiêu thức đánh giá": Nhiệm vụ là hành động cần làm, tiêu thức là kết quả đo lường. Ví dụ: "Tổng hợp doanh thu" là nhiệm vụ, "Báo cáo doanh thu hàng tháng" là tiêu thức.
• Bỏ sót thông tin ở cột "Định mức thời gian" hoặc điền tỷ lệ không chính xác, dẫn đến tổng không bằng 100%.
• Không xác định đúng "Cấp trên trực tiếp" hoặc "Đơn vị" làm việc, gây khó khăn cho việc quản lý và báo cáo.
• Phần "Tiêu chuẩn người đảm nhận" thường bị điền chung chung, thiếu cụ thể về kỹ năng và kinh nghiệm, làm giảm giá trị tuyển dụng của biểu mẫu.