Hướng dẫn điền Giấy đề nghị văn phòng phẩm đột xuất BM03/VPP

Mục đích sử dụng

Mẫu BM03/VPP - Giấy đề nghị văn phòng phẩm đột xuất được thiết kế để nhân viên Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24 có thể đề xuất mua sắm các loại văn phòng phẩm phát sinh ngoài kế hoạch định kỳ. Biểu mẫu này giúp chuẩn hóa quy trình xin cấp phát văn phòng phẩm khi có nhu cầu đột xuất, đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát chi phí. Đây là công cụ để nhân viên trình bày lý do cần thiết và cam kết sử dụng đúng mục đích công việc.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên (người đề nghị) điền khi có nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm phát sinh đột xuất ngoài định mức được cấp hàng tháng. Nhân viên thuộc bất kỳ phòng ban nào cũng có thể sử dụng mẫu này. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng giấy đề nghị sẽ không được duyệt nếu nhân viên đã đề nghị quá 2 lần trong cùng một tháng. Sau khi điền đầy đủ thông tin, người đề nghị ký tên, sau đó chuyển cho Trưởng bộ phận ký xác nhận, cuối cùng gửi lên Phòng Hành Chính – Nhân Sự để xét duyệt.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tháng....../201...: Ghi rõ tháng và năm hiện tại mà bạn làm đề nghị, ví dụ "Tháng 10/2024".
2. Tôi tên là: Ghi đầy đủ họ và tên của người đề nghị (viết in hoa có dấu hoặc viết thường rõ ràng).
3. Chức vụ: Ghi chức danh hiện tại của bạn trong công ty, ví dụ "Nhân viên Kinh doanh" hoặc "Chuyên viên Kỹ thuật".
4. Phòng/ Bộ phận: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận bạn đang công tác, ví dụ "Phòng Kế toán" hoặc "Bộ phận Marketing".
5. Danh sách văn phòng phẩm (mục 1 đến 5): Liệt kê cụ thể từng loại văn phòng phẩm cần xin, bao gồm tên hàng, số lượng, quy cách (nếu có). Ví dụ: "1. Bút bi Thiên Long (10 cây), 2. Giấy A4 Double A (2 ram)".
6. Mục đích sử dụng: Trình bày rõ lý do phát sinh nhu cầu đột xuất, ví dụ "Phục vụ in ấn báo cáo cuối tháng" hoặc "Bổ sung dụng cụ cho nhân viên mới".
7. Ngày tháng năm: Ghi ngày, tháng, năm hiện tại tại thời điểm ký đề nghị (ví dụ: TP. Nha Trang, ngày 15 tháng 10 năm 2024).
8. Ký tên: Người đề nghị ký và ghi rõ họ tên ở ô cuối cùng. Trưởng bộ phận và Trưởng phòng HC-NS ký vào các ô tương ứng sau khi xét duyệt.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi nhân viên chỉ được đề nghị văn phòng phẩm đột xuất tối đa 2 lần trong một tháng, nếu vượt quá sẽ không được duyệt.
• Phải cam kết chỉ sử dụng văn phòng phẩm cho công việc được giao, nếu làm mất hoặc hư hỏng phải bồi thường theo quy định.
• Giấy đề nghị sau khi được duyệt sẽ được Phòng HC-NS lưu lại để đối chiếu với định mức cho phép, vì vậy cần điền đầy đủ và chính xác.
• Chỉ được phép đề nghị những loại văn phòng phẩm thực sự cần thiết, không nên đề nghị số lượng quá lớn so với nhu cầu thực tế.
• Trước khi gửi, hãy kiểm tra kỹ thông tin cá nhân và chữ ký của Trưởng bộ phận để tránh bị trả lại.

Lỗi thường gặp

• Quên ghi tháng hoặc năm hiện tại, dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi và đối chiếu định mức.
• Liệt kê văn phòng phẩm không cụ thể, chỉ ghi chung chung như "bút, giấy" mà không có số lượng hoặc quy cách, gây khó khăn cho người duyệt.
• Không ghi rõ mục đích sử dụng hoặc ghi mục đích mơ hồ, không thuyết phục, khiến đề nghị bị từ chối.
• Nhân viên tự ý ký thay Trưởng bộ phận hoặc để Trưởng bộ phận ký sau khi đã gửi lên HC-NS, vi phạm quy trình luân chuyển.
• Đề nghị quá 2 lần trong tháng nhưng vẫn nộp, gây mất thời gian xử lý và bị từ chối ngay lập tức.