Hướng dẫn điền Giấy đề nghị VPP tháng BM01VPP

Mục đích sử dụng

Mẫu BM01VPP – Giấy đề nghị Văn phòng phẩm tháng được sử dụng để các bộ phận trong công ty đề xuất nhu cầu mua sắm văn phòng phẩm định kỳ hàng tháng. Biểu mẫu này giúp tập trung hóa yêu cầu, đảm bảo việc mua sắm được thực hiện thống nhất, tránh lãng phí và thiếu hụt. Đây là công cụ quan trọng để phòng Hành chính – Nhân sự tổng hợp, lên kế hoạch mua sắm và kiểm soát ngân sách VPP. Việc sử dụng đúng biểu mẫu giúp quy trình phê duyệt diễn ra nhanh chóng và minh bạch.

Ai điền và khi nào

Người đề nghị (thường là nhân viên hoặc trưởng bộ phận) là người trực tiếp điền thông tin vào biểu mẫu. Biểu mẫu này được lập vào cuối mỗi tháng, cụ thể phải nộp cho Phòng Hành chính – Nhân sự trước ngày cuối cùng của tháng. Sau khi điền, người đề nghị ký tên, sau đó trình lên Trưởng bộ phận và cuối cùng là Trưởng phòng HC-NS để phê duyệt. Mỗi bộ phận chỉ nên lập một tờ đề nghị duy nhất cho tháng đó để dễ quản lý.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tháng....../201...: Ghi rõ tháng và năm của đề nghị, ví dụ "Tháng 12/2024". Đây là thông tin để xác định kỳ mua sắm.
2. Bộ phận: Ghi tên bộ phận của người đề nghị, ví dụ "Phòng Kế toán", "Phòng Kỹ thuật". Thông tin này giúp phòng HC-NS biết yêu cầu đến từ đâu.
3. STT: Số thứ tự của từng mặt hàng trong danh sách. Biểu mẫu đã có sẵn số từ 1 đến 70, bạn chỉ cần đánh dấu vào các ô tương ứng với mặt hàng cần đề nghị.
4. TÊN VPP: Đây là danh sách các mặt hàng văn phòng phẩm có sẵn. Bạn không cần ghi lại tên, chỉ cần chọn mặt hàng mình cần bằng cách điền số lượng vào ô bên cạnh. Nếu mặt hàng không có trong danh sách, hãy ghi vào phần "Những loại văn phòng phẩm khác" ở cuối.
5. ĐVT (Đơn vị tính): Đã được in sẵn trong biểu mẫu (ví dụ: Cuộn, Cái, Xấp, Gram, Tờ...). Bạn không cần điền, chỉ cần kiểm tra cho đúng.
6. SỐ LƯỢNG: Điền số lượng cụ thể bạn cần cho mỗi mặt hàng. Ví dụ: nếu cần 2 cuộn băng keo trong 18mm, ghi số "2" vào ô tương ứng. Nếu không có nhu cầu, phải gạch chéo ô đó để tránh nhầm lẫn.
7. Những loại VPP khác: Nếu mặt hàng bạn cần không có trong danh sách từ 1 đến 70, hãy ghi tên mặt hàng, đơn vị tính và số lượng vào phần trống này. Có thể ghi thêm ghi chú nếu cần.
8. TP. Nha Trang, ngày ...... tháng …… năm 201….: Ghi địa điểm (TP. Nha Trang) và ngày tháng năm lập đề nghị. Ngày tháng phải phù hợp với thời hạn nộp.
9. Người đề nghị: Ký và ghi rõ họ tên của người lập đề nghị.
10. Trưởng bộ phận: Sau khi người đề nghị ký, trình lên trưởng bộ phận để ký xác nhận và phê duyệt.
11. Trưởng phòng HC - NS: Người có thẩm quyền phê duyệt cuối cùng, ký và ghi rõ họ tên.

Lưu ý quan trọng

• Không được tẩy, xóa hoặc cạo sửa bất kỳ thông tin nào trên giấy đề nghị. Nếu sai, phải làm lại tờ mới.
• Ô "Số lượng" nào không có yêu cầu thì bắt buộc phải gạch chéo ô đó để tránh nhầm lẫn khi nhập liệu.
• Giấy đề nghị phải được nộp cho Phòng Hành chính – Nhân sự trước ngày cuối cùng của tháng. Nộp trễ có thể không được giải quyết.
• Chỉ sử dụng danh sách VPP có sẵn trong biểu mẫu. Nếu cần mặt hàng khác, ghi rõ vào phần "Những loại VPP khác" và mô tả chi tiết.
• Mỗi bộ phận chỉ nên lập một tờ đề nghị duy nhất cho tháng đó để dễ dàng tổng hợp và phê duyệt.

Lỗi thường gặp

• Quên gạch chéo ô số lượng không có nhu cầu, dẫn đến nhập nhầm số liệu hoặc hiểu lầm là cần mua.
• Ghi sai đơn vị tính (ví dụ ghi "cây" thay vì "cuộn" cho băng keo) gây khó khăn khi đặt hàng.
• Không ghi rõ tháng và năm, hoặc ghi ngày tháng không khớp với thời hạn nộp.
• Bỏ sót chữ ký của một trong các bên (người đề nghị, trưởng bộ phận, trưởng phòng HC-NS) làm hồ sơ không hợp lệ.
• Nộp trễ hạn, khiến nhu cầu VPP không được đáp ứng kịp thời cho tháng đó.
• Viết tay không rõ ràng, khó đọc, gây nhầm lẫn khi nhập liệu vào hệ thống.