Hướng dẫn điền giấy đề nghị văn phòng phẩm đột xuất BM03/VPP

Mục đích sử dụng

Mẫu BM03/VPP - Giấy đề nghị văn phòng phẩm đột xuất được thiết kế để nhân viên có thể đề xuất mua sắm các loại văn phòng phẩm phát sinh ngoài kế hoạch định kỳ. Biểu mẫu này giúp Phòng Hành Chính – Nhân Sự kiểm soát chặt chẽ các nhu cầu VPP bất thường, đảm bảo chi tiêu hợp lý và đúng định mức cho phép. Đây là công cụ quan trọng để quản lý ngân sách văn phòng phẩm của công ty một cách minh bạch và hiệu quả.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên hoặc trưởng bộ phận điền khi có nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm đột xuất, tức là những loại VPP không nằm trong danh mục cấp phát định kỳ hàng tháng hoặc cần bổ sung gấp do công việc phát sinh. Thời điểm điền là khi nhân viên nhận thấy thiếu VPP cần thiết cho công việc và không thể chờ đến đợt cấp phát tiếp theo. Lưu ý, theo quy định, mỗi nhân viên chỉ được đề nghị tối đa 2 lần trong một tháng, nếu vượt quá sẽ không được duyệt.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tháng......./201...: Ghi rõ tháng và năm hiện tại mà bạn làm đề nghị, ví dụ "Tháng 3/2025".
2. Kính gửi: Phòng Hành Chính – Nhân Sự: Mục này đã được in sẵn, không cần điền thêm.
3. Tôi tên là:: Ghi đầy đủ họ và tên của người đề nghị, viết chữ in hoa có dấu hoặc chữ thường rõ ràng.
4. Chức vụ:: Ghi chức danh hiện tại của bạn trong công ty, ví dụ "Nhân viên Kinh doanh", "Trưởng phòng Kỹ thuật".
5. Phòng/ Bộ phận:: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận bạn đang công tác, ví dụ "Phòng Kế toán", "Bộ phận Marketing".
6. Danh sách văn phòng phẩm (mục 1 đến 5):: Liệt kê cụ thể từng loại văn phòng phẩm cần đề nghị, bao gồm tên hàng, số lượng, quy cách (nếu có). Ví dụ: "1. Giấy A4 Double A – 2 ram", "2. Bút bi Thiên Long 0.7 – 10 cây". Mỗi dòng chỉ ghi một loại VPP.
7. Mục đích sử dụng:: Trình bày rõ lý do cần sử dụng các VPP này, ví dụ "Phục vụ in ấn báo cáo quý", "Bổ sung bút viết cho nhân viên mới". Nội dung cần ngắn gọn, trung thực và liên quan trực tiếp đến công việc.
8. Ngày tháng năm và chữ ký:: Ghi ngày, tháng, năm hiện tại tại dòng "TP. Nha Trang, ngày……..tháng……..năm 201…". Sau đó, người đề nghị ký và ghi rõ họ tên ở ô "Người đề nghị". Trưởng bộ phận và Trưởng phòng HC-NS sẽ ký sau khi xét duyệt.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi nhân viên chỉ được đề nghị VPP đột xuất tối đa 2 lần trong một tháng, nếu vượt quá sẽ không được duyệt.
• Phải cam kết chỉ sử dụng văn phòng phẩm đúng mục đích công việc được giao, nếu làm mất hoặc hư hỏng phải bồi thường toàn bộ.
• Biểu mẫu sau khi điền xong cần được Trưởng bộ phận ký duyệt trước, sau đó mới chuyển lên Phòng HC-NS xét duyệt lần cuối.
• Phòng HC-NS sẽ lưu giấy đề nghị này để đối chiếu với định mức cho phép, vì vậy cần điền đầy đủ và chính xác thông tin.
• Không được tẩy xóa hoặc sửa chữa trên biểu mẫu sau khi đã ký, nếu có sai sót phải làm lại tờ mới.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu thông tin cá nhân như chức vụ hoặc phòng ban, dẫn đến việc xét duyệt bị chậm trễ.
• Liệt kê VPP không rõ ràng, thiếu số lượng hoặc quy cách, khiến Phòng HC-NS không thể xác định đúng nhu cầu.
• Viết mục đích sử dụng chung chung như "dùng cho công việc" mà không nêu cụ thể, dễ bị từ chối.
• Đề nghị quá 2 lần trong một tháng mà không biết, dẫn đến đơn bị loại ngay từ đầu.
• Quên ký tên hoặc ký không đúng ô quy định, làm mất hiệu lực của biểu mẫu.
• Sử dụng biểu mẫu cũ (không phải REV03) hoặc điền sai tháng/năm, gây nhầm lẫn trong quá trình lưu trữ.