Hướng dẫn điền bảng tổng hợp cấp phát BHLD trong tháng

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM04-QT15 – Bảng tổng hợp cấp phát đồ bảo hộ lao động trong tháng được sử dụng để thống kê toàn bộ số lượng và chủng loại đồ BHLD đã cấp phát cho từng phòng ban, bộ phận trong công ty trong một tháng cụ thể. Biểu mẫu này giúp phòng Hành chính – Nhân sự, phòng Vật tư và phòng Kế toán có cơ sở dữ liệu chung để đối chiếu, kiểm soát chi phí và lập kế hoạch mua sắm bảo hộ lao động cho kỳ tiếp theo. Đây là công cụ quan trọng để đảm bảo việc cấp phát đồ bảo hộ diễn ra minh bạch, đúng định mức và đúng đối tượng.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên phòng Hành chính – Nhân sự (HC-NS) chịu trách nhiệm lập và điền thông tin ban đầu. Thời điểm lập biểu là vào cuối mỗi tháng, sau khi đã tổng hợp đầy đủ các phiếu cấp phát BHLD của tất cả các phòng ban trong tháng đó. Sau khi phòng HC-NS hoàn thành, biểu mẫu sẽ được chuyển sang phòng Vật tư để xác nhận số lượng thực tế đã xuất kho, và cuối cùng chuyển sang phòng Kế toán để kiểm tra và hạch toán chi phí. Nhân viên mới cần lưu ý rằng biểu mẫu này phải được hoàn thành và có đủ chữ ký của ba phòng ban trước ngày 05 của tháng kế tiếp.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Điền số thứ tự của biểu mẫu theo quy tắc đánh số của công ty, thường là số liên tiếp trong năm. Ví dụ: 01/2024.
2. Tháng: …… /…………..: Ghi rõ tháng và năm lập báo cáo. Ví dụ: Tháng 10/2024.
3. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng phòng/bộ phận được liệt kê trong bảng.
4. PHÒNG/ BỘ PHẬN: Ghi tên đầy đủ của từng phòng ban hoặc bộ phận trong công ty, ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Phòng Sản xuất, Phòng Kinh doanh.
5. SỐ LƯỢNG ĐỒ BHLD CẤP PHÁT (các cột từ Mũ BHLD đến Khác): Điền số lượng thực tế đã cấp phát cho từng phòng ban theo từng loại đồ bảo hộ. Các loại bao gồm: Mũ BHLD (trắng), Bộ kaki xám, Giày đế xám, Mũ BHLD (vàng), Bộ kaki xanh, Áo thun xanh, Giày nhựa, Áo mưa và các loại khác (nếu có). Mỗi ô chỉ điền số nguyên, không điền chữ hay ký hiệu.
6. TỔNG CHI PHÍ: Tính tổng giá trị tiền của tất cả các loại đồ BHLD đã cấp cho phòng ban đó. Cách tính: lấy số lượng từng loại nhân với đơn giá tương ứng, sau đó cộng tất cả lại.
7. GHI CHÚ: Ghi lại những thông tin đặc biệt nếu có, ví dụ: phát sinh thêm do nhân viên mới, hoặc có loại đồ bảo hộ nào bị thiếu, hỏng cần thay thế.
8. Tổng cộng: Dòng cuối cùng của bảng, tổng hợp số lượng từng loại đồ BHLD và tổng chi phí của tất cả các phòng ban.
9. Phòng HC – NS, Phòng Vật tư, Phòng Kế toán: Mỗi phòng ban sau khi kiểm tra số liệu sẽ ký và ghi rõ ngày tháng năm xác nhận vào ô tương ứng.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền số liệu đã được xác nhận từ phiếu cấp phát thực tế, không tự ý ước lượng hoặc thêm bớt số lượng.
• Đơn vị tính của tất cả các cột số lượng là "cái" hoặc "bộ", không điền kèm đơn vị vào ô số liệu.
• Phải đảm bảo tổng số lượng từng loại đồ BHLD ở dòng "Tổng cộng" khớp với số lượng đã xuất kho trong tháng.
• Biểu mẫu phải được in rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu có sai sót, phải lập lại biểu mẫu mới.
• Chữ ký của ba phòng ban (HC-NS, Vật tư, Kế toán) là bắt buộc, thiếu bất kỳ chữ ký nào biểu mẫu sẽ không có giá trị.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa các loại mũ BHLD trắng và vàng, dẫn đến điền sai số lượng vào cột không đúng.
• Quên điền dòng "Tổng cộng" hoặc tính sai tổng số lượng và tổng chi phí.
• Ghi tên phòng ban không thống nhất giữa các tháng, ví dụ tháng trước ghi "Phòng SX", tháng sau ghi "Phòng Sản xuất".
• Bỏ sót một số phòng ban hoặc bộ phận trong danh sách, đặc biệt là các bộ phận nhỏ hoặc mới thành lập.
• Không ghi ngày tháng năm tại các ô xác nhận của phòng ban, làm mất căn cứ thời gian đối chiếu.