Hướng dẫn điền biên bản bàn giao đồng phục công ty chi tiết

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM02-QT15 - Biên bản bàn giao đồng phục công ty được sử dụng để ghi nhận việc bàn giao đồng phục từ bộ phận quản lý hoặc người phụ trách đến nhân viên trong công ty. Biên bản này giúp minh bạch hóa quy trình cấp phát đồng phục, đảm bảo cả hai bên đều xác nhận đúng số lượng, chủng loại và chất lượng của từng món đồng phục được bàn giao. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để theo dõi tài sản công ty và giải quyết các tranh chấp nếu có phát sinh sau này.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do bên bàn giao (thường là nhân viên phòng Hành chính - Nhân sự hoặc người được ủy quyền quản lý đồng phục) chủ trì lập và điền các thông tin. Bên nhận bàn giao là nhân viên được cấp phát đồng phục. Biên bản được lập ngay tại thời điểm bàn giao thực tế, khi nhân viên mới vào làm, khi đổi đồng phục định kỳ hoặc khi có phát sinh nhu cầu cấp phát đồng phục. Cả hai bên cần ký xác nhận trực tiếp vào biên bản sau khi kiểm tra đầy đủ các hạng mục.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản: Điền số thứ tự theo quy định đánh số của công ty, ví dụ BB-BG-001/2024. Mục này giúp quản lý và tra cứu biên bản sau này.
2. Ngày tháng năm: Ghi rõ ngày, tháng, năm thực tế diễn ra việc bàn giao đồng phục. Điền đầy đủ 4 chữ số của năm, ví dụ 15/03/2024.
3. Bên bàn giao - Họ tên và Chức vụ: Ghi họ tên đầy đủ và chức vụ của người thực hiện bàn giao đồng phục, ví dụ: Nguyễn Văn A - Chuyên viên Hành chính Nhân sự.
4. Bên bàn giao - Phòng/Bộ phận: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận nơi người bàn giao đang công tác, thường là Phòng Hành chính Nhân sự hoặc Phòng Quản trị.
5. Bên nhận bàn giao - Họ tên và Chức vụ: Ghi họ tên đầy đủ và chức vụ của nhân viên được nhận đồng phục, ví dụ: Trần Thị B - Nhân viên Kế toán.
6. Bên nhận bàn giao - Phòng/Bộ phận: Ghi tên phòng ban nơi nhân viên nhận đồng phục đang làm việc, ví dụ: Phòng Kế toán.
7. Bảng kê chi tiết đồng phục: Điền lần lượt từng loại đồng phục vào các dòng tương ứng. Cột STT đánh số thứ tự từ 1 đến 6. Cột Loại đồng phục ghi tên cụ thể như Phù hiệu, Áo sơ mi nữ, Vest nữ, Áo sơ mi nam, Quần tây nam. Dòng cuối ghi "Khác" nếu có thêm loại đồng phục khác không có trong danh sách. Cột Số lượng ghi tổng số lượng từng loại. Cột Ghi chú ghi thông tin bổ sung nếu có. Cột Vải ghi tổng số mét vải bàn giao cho từng loại. Cột Thành phẩm ghi số lượng thành phẩm thực tế bàn giao.
8. Tổng cộng: Tính tổng số lượng tất cả các loại đồng phục đã bàn giao và ghi vào ô tổng cộng.
9. Ký xác nhận: Bên bàn giao và bên nhận bàn giao ký tên, ghi rõ họ tên bên dưới chữ ký. Chữ ký phải là chữ ký trực tiếp, không photocopy.

Lưu ý quan trọng

• Đối với những hạng mục đồng phục không bàn giao trong đợt này, bắt buộc phải gạch chéo toàn bộ dòng đó trên biên bản để tránh nhầm lẫn sau này.
• Ô "Vải" chỉ dành để ghi tổng số mét vải khi bàn giao vải nguyên liệu, không áp dụng cho đồng phục đã may hoàn chỉnh.
• Ô "Thành phẩm" ghi số lượng thực tế của từng loại đồng phục đã hoàn thiện được bàn giao, không ghi số lượng theo kế hoạch hay đơn đặt hàng.
• Biên bản phải được lập thành ít nhất 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản để đối chiếu khi cần thiết.
• Trước khi ký, cả hai bên cần kiểm tra kỹ từng món đồng phục về số lượng, kích cỡ, màu sắc và tình trạng để đảm bảo không có sai sót.

Lỗi thường gặp

• Không gạch chéo các hạng mục không bàn giao, dẫn đến hiểu lầm rằng tất cả các loại đồng phục trong danh sách đều đã được bàn giao.
• Nhầm lẫn giữa ô "Vải" và ô "Thành phẩm", nhiều người ghi số lượng thành phẩm vào ô vải hoặc ngược lại, gây sai lệch số liệu.
• Bỏ trống mục "Số biên bản" hoặc đánh số trùng lặp với các biên bản khác, gây khó khăn trong việc quản lý và tra cứu sau này.
• Không ghi đầy đủ thông tin ngày tháng năm hoặc ghi thiếu năm, làm mất giá trị pháp lý của biên bản.
• Ký xác nhận nhưng không ghi rõ họ tên bên dưới chữ ký, gây khó khăn khi đối chiếu và xác minh người ký.