Hướng dẫn điền phiếu yêu cầu cấp phát đồng phục công ty

Mục đích sử dụng

Phiếu yêu cầu cấp phát đồng phục (mã BM01A-QT15) là văn bản chính thức để nhân viên đề xuất với Ban Giám đốc và Phòng Hành chính - Nhân sự về việc được cấp mới hoặc cấp bổ sung đồng phục công ty. Biểu mẫu này giúp chuẩn hóa quy trình, đảm bảo mọi yêu cầu đều được ghi nhận đầy đủ thông tin về loại đồng phục, số lượng, chi phí và lý do. Đây là căn cứ để phê duyệt và thực hiện cấp phát, tránh thất thoát tài sản và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do nhân viên có nhu cầu cấp phát đồng phục trực tiếp điền. Nhân viên cần điền phiếu trong các trường hợp: nhân viên mới vào làm, nhân viên cũ được cấp định kỳ theo quy định công ty, hoặc khi đồng phục cũ bị hư hỏng, mất mát cần thay thế. Sau khi nhân viên điền đầy đủ thông tin, phiếu sẽ được chuyển đến Trưởng bộ phận xác nhận, sau đó trình lên Trưởng phòng HC-NS và cuối cùng là Giám đốc duyệt. Thời điểm điền lý tưởng nhất là trước kỳ cấp phát định kỳ hoặc ngay khi có nhu cầu phát sinh.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Để trống, phần này do Phòng Hành chính - Nhân sự đánh số khi tiếp nhận và lưu trữ phiếu.
2. Phòng/ Bộ phận yêu cầu: Ghi rõ tên phòng ban hoặc bộ phận nơi nhân viên đang công tác, ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, Bộ phận Sản xuất.
3. Họ tên nhân viên: Viết đầy đủ họ và tên của người đề nghị cấp phát đồng phục, viết chữ in hoa có dấu hoặc viết thường rõ ràng.
4. Chức vụ: Ghi chức danh hiện tại của nhân viên trong công ty, ví dụ: Nhân viên kinh doanh, Trưởng nhóm, Kỹ thuật viên.
5. Lý do yêu cầu: Mô tả ngắn gọn lý do cần cấp phát đồng phục, ví dụ: "Nhân viên mới tuyển dụng", "Cấp định kỳ năm 2024", "Đồng phục cũ bị rách không sử dụng được".
6. Bảng kê chi tiết đồng phục: Đây là phần quan trọng nhất. Ở cột "LOẠI ĐỒNG PHỤC", tích chọn hoặc ghi số lượng tương ứng vào các dòng: Phù hiệu, Áo sơ mi nữ, Vest nữ, Áo sơ mi nam, Quần tây nam. Nếu có loại khác, ghi vào dòng "Khác" và ghi rõ tên loại. Ở cột "SỐ LƯỢNG", ghi số lượng từng loại. Các cột "CHI PHÍ" (Vải, Tiền công, Tổng cộng) do Phòng HC-NS hoặc bộ phận kế toán điền, nhân viên không cần ghi. Cột "GHI CHÚ" dùng để ghi thêm thông tin như kích cỡ, màu sắc nếu cần.
7. Người đề nghị: Ký và ghi rõ họ tên sau khi đã kiểm tra lại toàn bộ thông tin. Ghi ngày tháng năm hiện tại.
8. Trưởng bộ phận xác nhận: Trưởng bộ phận của nhân viên ký xác nhận, ghi rõ họ tên và ngày tháng, xác nhận nhân viên thuộc bộ phận mình và nhu cầu là hợp lý.
9. Trưởng phòng HC - NS: Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự ký duyệt sau khi kiểm tra quy định và tồn kho, ghi rõ họ tên và ngày tháng.
10. Giám đốc duyệt: Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký duyệt lần cuối, ghi rõ họ tên và ngày tháng, chính thức phê duyệt việc cấp phát.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền vào các ô dành cho nhân viên, không tự ý điền vào các cột chi phí hoặc phần dành cho lãnh đạo.
• Thông tin họ tên, chức vụ, phòng ban phải khớp chính xác với dữ liệu nhân sự trên hệ thống công ty.
• Lý do yêu cầu phải cụ thể, trung thực, tránh viết chung chung như "cần dùng" hoặc "hết đồ".
• Kiểm tra kỹ số lượng từng loại đồng phục trước khi ký tên, vì sai sót có thể dẫn đến cấp sai hoặc thiếu.
• Phiếu phải được ký đầy đủ theo đúng trình tự: người đề nghị → trưởng bộ phận → trưởng phòng HC-NS → giám đốc. Thiếu bất kỳ chữ ký nào, phiếu sẽ không có hiệu lực.
• Ngày tháng trên phiếu phải thống nhất và hợp lý, không được viết ngày trong quá khứ xa hoặc ngày chưa xảy ra.

Lỗi thường gặp

• Nhân viên điền thiếu thông tin ở mục "Lý do yêu cầu" hoặc ghi lý do không rõ ràng, khiến cấp trên phải hỏi lại, kéo dài thời gian xử lý.
• Nhầm lẫn giữa các loại đồng phục nam và nữ, ví dụ nhân viên nam lại ghi số lượng vào dòng "Áo sơ mi nữ" hoặc "Vest nữ".
• Không ghi số lượng hoặc ghi số lượng bằng chữ không thống nhất, gây khó khăn cho khâu nhập liệu và cấp phát.
• Bỏ qua cột "GHI CHÚ" khi cần ghi kích cỡ đặc biệt (ví dụ: size L, XL), dẫn đến nhận đồng phục không vừa.
• Người đề nghị ký trước khi trưởng bộ phận xác nhận, hoặc trưởng bộ phận ký trước khi có đề nghị, làm sai quy trình luân chuyển phiếu.
• Điền ngày tháng năm không đúng định dạng (ví dụ ghi 01/01/24 thay vì 01/01/2024) hoặc để trống ô ngày tháng ở phần ký duyệt.