Hướng dẫn điền biểu mẫu danh sách công nhân mới BM03-QT15

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM03-QT15 "Danh sách công nhân mới" được sử dụng để tổng hợp và báo cáo danh sách những công nhân vừa mới gia nhập công ty. Mục đích chính của biểu mẫu này là làm căn cứ để phòng Hành chính – Nhân sự (HC-NS) tiến hành các thủ tục cấp phát đồng phục lao động cho nhân viên mới. Việc sử dụng biểu mẫu chuẩn giúp quy trình quản lý nhân sự được đồng bộ, minh bạch và tránh thất thoát tài sản công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Đội trưởng hoặc Người lập biểu (thường là quản lý trực tiếp của công nhân mới) chịu trách nhiệm điền và ký xác nhận. Thời điểm điền biểu mẫu là ngay sau khi công nhân mới hoàn thành thủ tục tuyển dụng và chính thức đi làm, trước khi họ được nhận đồng phục. Sau đó, biểu mẫu cần được chuyển lên Giám sát công trình xác nhận, và cuối cùng nộp về phòng HC-NS để lưu hồ sơ và thực hiện cấp phát.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Phòng/ Bộ phận: Ghi rõ tên phòng ban hoặc bộ phận mà công nhân mới trực thuộc, ví dụ: "Phòng Sản xuất", "Đội thi công số 1".
2. STT (Số thứ tự): Đánh số thứ tự từ 1 đến 20 cho mỗi công nhân trong danh sách. Biểu mẫu có sẵn hai cột STT (1-10 và 11-20) để tiết kiệm giấy.
3. HỌ VÀ TÊN: Viết đầy đủ họ và tên của từng công nhân mới, viết chữ in hoa có dấu hoặc viết thường rõ ràng, không viết tắt. Mỗi người chỉ ghi một dòng tương ứng với STT.
4. Người lập biểu/ Đội trưởng: Ký và ghi rõ họ tên của người trực tiếp lập danh sách (thường là đội trưởng). Ghi ngày tháng năm lập biểu ở ô bên cạnh.
5. Giám sát công trình xác nhận: Giám sát công trình hoặc quản lý cấp trên ký xác nhận danh sách là đúng với thực tế. Ghi ngày tháng năm xác nhận.
6. Trưởng phòng HC - NS: Mục này dành cho Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự ký duyệt sau khi nhận được danh sách và bản photo CMND kèm theo. Nhân viên lập biểu không cần điền mục này.

Lưu ý quan trọng

• Bắt buộc phải gạch chéo (/) vào tất cả các ô còn trống trong danh sách (các ô STT và HỌ VÀ TÊN không có người) để tránh bị thêm tên trái phép sau này.
• Khi nộp biểu mẫu, phải kèm theo bản photo Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Căn cước công dân (CCCD) của tất cả những người có tên trong danh sách. Thiếu giấy tờ này, hồ sơ sẽ không được phê duyệt.
• Biểu mẫu phải được ký đầy đủ bởi Người lập biểu và Giám sát công trình trước khi chuyển lên phòng HC-NS. Chữ ký phải rõ ràng, có ghi ngày tháng.

Lỗi thường gặp

• Quên gạch chéo các ô trống: Nhiều người chỉ điền tên và bỏ trống các ô còn lại, dẫn đến nguy cơ gian lận hoặc nhầm lẫn sau này. Phải gạch chéo tất cả ô không sử dụng.
• Không nộp kèm bản photo CMND: Đây là lỗi phổ biến nhất khiến hồ sơ bị trả về. Cần kiểm tra kỹ trước khi nộp.
• Viết tên không đầy đủ hoặc sai chính tả: Viết tắt hoặc sai tên công nhân sẽ gây khó khăn cho việc đối chiếu và cấp phát đồng phục. Nên viết đúng theo giấy tờ tùy thân.
• Thiếu chữ ký của Giám sát công trình: Nhiều đội trưởng tự ký rồi nộp thẳng lên HC-NS mà không qua xác nhận của giám sát, dẫn đến hồ sơ không hợp lệ.