Hướng dẫn điền biểu mẫu sổ giao nhận vật tư đi công trình

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Sổ giao nhận vật tư" hay còn gọi là "Phiếu lĩnh vật tư đi công trình" được sử dụng để ghi nhận chi tiết việc xuất kho vật tư, thiết bị từ kho công ty ra công trình thi công. Mục đích chính là kiểm soát chặt chẽ số lượng, chủng loại và hiện trạng vật tư khi bàn giao giữa thủ kho và người nhận (kỹ thuật viên, đội trưởng công trình). Đây là căn cứ để đối chiếu công nợ, quyết toán vật tư và theo dõi tiến độ sử dụng vật tư tại hiện trường. Biểu mẫu này thuộc danh mục "Hồ sơ lắp đặt", do đó nó đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thiện bộ chứng từ cho mỗi dự án lắp đặt thiết bị.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do thủ kho hoặc nhân viên vật tư chuẩn bị và điền các thông tin chính trước khi xuất hàng. Người lĩnh vật tư (thường là kỹ thuật viên, đội trưởng hoặc nhân viên phụ trách công trình) sẽ điền thông tin cá nhân và ký nhận khi nhận hàng. Phiếu được lập ngay tại thời điểm xuất kho, trước khi vật tư được vận chuyển lên công trình. Mỗi lần xuất vật tư cho một công trình cụ thể đều phải lập một phiếu riêng, không gộp chung nhiều công trình vào một phiếu. Sau khi hoàn thành công việc hoặc khi có yêu cầu thanh toán, người nhận sẽ ký trả để xác nhận đã sử dụng hoặc hoàn trả vật tư.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Phiếu số: Điền số thứ tự của phiếu theo quy tắc đánh số của kho hoặc công ty. Số phiếu phải liên tục, không trùng lặp để dễ dàng tra cứu và quản lý. Ví dụ: VT-001, VT-002...
2. Họ tên người lĩnh: Ghi rõ họ và tên đầy đủ của người trực tiếp đến kho nhận vật tư. Người này phải có tên trong danh sách được ủy quyền hoặc có giấy giới thiệu của đội trưởng công trình.
3. Công trình: Ghi tên công trình hoặc dự án mà vật tư sẽ được sử dụng. Cần ghi chính xác tên công trình như trong hợp đồng hoặc quyết định giao việc để tránh nhầm lẫn khi hạch toán chi phí.
4. Danh mục vật tư (cột 1): Liệt kê tên từng loại vật tư, thiết bị được lĩnh. Ghi rõ ràng, đầy đủ tên gọi, quy cách, chủng loại (ví dụ: Ống nhựa PVC D60, Dây cáp điện CV 2x2.5). Mỗi dòng chỉ ghi một loại vật tư.
5. Seri number (cột 2): Đối với các thiết bị có số seri riêng (máy móc, đồng hồ, tủ điện...), bắt buộc phải ghi đầy đủ số seri vào cột này. Điều này giúp truy xuất nguồn gốc và bảo hành sau này. Nếu vật tư không có seri thì để trống hoặc gạch chéo.
6. ĐVT (cột 3): Viết tắt đơn vị tính của vật tư, ví dụ: cái, bộ, mét, kg, cuộn... Phải thống nhất đơn vị tính theo danh mục vật tư của công ty.
7. Số lượng (cột 4): Ghi số lượng vật tư thực tế nhận. Viết bằng số, có thể kèm chữ trong ngoặc đơn nếu cần. Số lượng phải khớp với số lượng trên phiếu yêu cầu xuất kho đã được phê duyệt.
8. Hiện trạng (cột 5): Mô tả tình trạng của vật tư khi nhận: "Mới 100%", "Còn tốt", "Đã qua sử dụng - còn 80%"... Nếu phát hiện vật tư bị lỗi, móp méo, cần ghi chú cụ thể để làm căn cứ xử lý sau.
9. Ghi chú: Dùng để ghi lại các thông tin bổ sung như: lý do xuất kho đặc biệt, vật tư thay thế, hàng tạm ứng chờ hoàn trả, hoặc các thỏa thuận khác giữa hai bên.
10. Ngày nhận / Ngày thanh toán: "Ngày nhận" là ngày người lĩnh nhận vật tư tại kho. "Ngày thanh toán" là ngày người lĩnh hoàn tất việc sử dụng hoặc trả lại vật tư, thường là ngày ký xác nhận quyết toán với kế toán.
11. Ký nhận / Ký trả: Người lĩnh ký vào ô "Ký nhận" khi nhận vật tư. Khi hoàn trả hoặc thanh toán, người nhận lại (thủ kho hoặc kế toán) sẽ ký vào ô "Ký trả". Chữ ký phải rõ ràng, có ghi rõ họ tên bên cạnh.

Lưu ý quan trọng

• Phiếu phải được lập thành ít nhất 02 bản: một bản lưu tại kho, một bản giao cho người lĩnh để làm căn cứ đối chiếu sau này. Một số công ty yêu cầu thêm bản gửi phòng kế toán.
• Không được tẩy xóa, sửa chữa trên phiếu. Nếu viết sai, hãy gạch ngang dòng sai và viết lại phía trên hoặc lập phiếu mới. Việc tẩy xóa sẽ làm mất giá trị pháp lý của chứng từ.
• Người lĩnh phải kiểm tra kỹ số lượng, chủng loại và hiện trạng vật tư trước khi ký nhận. Sau khi ký, mọi rủi ro về mất mát, hư hỏng thuộc về người lĩnh.
• Đối với vật tư có seri, bắt buộc phải ghi đúng seri trên phiếu và kiểm tra seri thực tế trên thiết bị. Sai seri có thể dẫn đến mất bảo hành hoặc nhầm lẫn khi lắp đặt.
• Phiếu phải được lưu trữ cẩn thận theo thứ tự thời gian và số phiếu để phục vụ cho việc kiểm kê, đối chiếu định kỳ hoặc đột xuất.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu hoặc sai tên công trình: Nhiều nhân viên chỉ ghi địa chỉ chung chung như "Công trình A" mà không ghi rõ tên dự án, dẫn đến khó khăn khi hạch toán chi phí cho từng công trình.
• Không ghi seri number cho thiết bị: Đây là lỗi phổ biến khiến sau này không thể xác định được thiết bị nào đã lắp ở đâu, gây khó khăn cho bảo hành và bảo trì.
• Ký nhận nhưng không ghi rõ họ tên: Chữ ký nguệch ngoạc, không đọc được, sau này không thể xác minh ai là người đã nhận vật tư.
• Điền số lượng bằng chữ không khớp với số: Ví dụ ghi "Mười" nhưng số lại là 9, gây tranh cãi khi kiểm đếm.
• Bỏ trống cột "Hiện trạng": Khi vật tư có vấn đề nhưng không ghi chú, sau này khó quy trách nhiệm cho bên giao hay bên nhận.
• Để ngày nhận và ngày thanh toán trống: Thiếu ngày tháng làm mất tính liên tục của chứng từ, ảnh hưởng đến việc theo dõi thời gian sử dụng vật tư.