Mục đích sử dụng

Biên bản giao nhận vật tư thiết bị là văn bản pháp lý quan trọng nhằm ghi nhận việc bàn giao tài sản, vật tư, thiết bị giữa bên giao và bên nhận trong quá trình thi công, lắp đặt hoặc vận hành công trình. Biểu mẫu này giúp hai bên xác nhận rõ ràng về số lượng, chủng loại, quy cách và chất lượng của từng loại vật tư thiết bị tại thời điểm bàn giao. Đồng thời, biên bản là căn cứ để giải quyết các tranh chấp phát sinh sau này, đảm bảo trách nhiệm của mỗi bên trong việc bảo quản và sử dụng tài sản. Việc lập biên bản đúng quy chuẩn cũng góp phần hoàn thiện hồ sơ nghiệm thu, thanh quyết toán công trình.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện bên giao (thường là nhân viên kho, kỹ thuật hoặc quản lý dự án) và đại diện bên nhận (thường là đội trưởng thi công, kỹ sư hiện trường hoặc thủ kho) cùng phối hợp điền và ký xác nhận. Thời điểm lập biên bản là ngay khi tiến hành giao nhận vật tư thiết bị tại công trình, kho bãi hoặc địa điểm được thỏa thuận trước. Biên bản phải được lập trước khi vật tư được đưa vào sử dụng hoặc lắp đặt, nhằm đảm bảo tính chính xác về số lượng và chất lượng. Đối với các đợt giao nhận nhiều lần, mỗi lần giao đều phải lập một biên bản riêng, không gộp chung.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản: Điền mã số theo quy tắc: Số thứ tự/năm/BBBG/CT-ABC. Ví dụ: 01/2025/BBBG/CT-ABC. Số thứ tự được đánh liên tục trong năm.
2. Địa danh và ngày tháng: Ghi rõ "Hà Nội" (hoặc địa điểm lập biên bản), sau đó điền ngày, tháng, năm hiện tại. Ví dụ: Hà Nội, ngày 15 tháng 03 năm 2025.
3. Thời gian giao nhận: Ghi lại ngày tháng năm thực tế diễn ra việc giao nhận. Thông tin này phải trùng khớp với ngày lập biên bản ở trên.
4. Địa điểm giao nhận: Ghi rõ nơi diễn ra việc bàn giao, ví dụ: "Tại kho vật tư số 1 – Khu công nghiệp Thăng Long". Mục "Thuộc" ghi tên dự án hoặc công trình liên quan.
5. Nội dung giao nhận: Mô tả ngắn gọn loại vật tư thiết bị được bàn giao, ví dụ: "Vật tư thiết bị điện, cáp quang, tủ phân phối".
6. Thuộc công trình: Ghi tên công trình cụ thể, ví dụ: "Công trình tòa nhà văn phòng XYZ – Hà Đông".
7. Bên giao và bên nhận: Ghi đầy đủ tên công ty, tổ chức của mỗi bên. Sau đó điền họ tên và chức vụ của người đại diện. Ví dụ bên giao: "Ông Nguyễn Văn A – Chức vụ: Trưởng phòng Vật tư".
8. Bảng kê vật tư thiết bị: Điền lần lượt số thứ tự, danh mục vật tư (tên thiết bị), đơn vị tính (cái, bộ, mét, kg...), số lượng thực tế bàn giao, và quy cách phẩm chất (mới 100%, đã qua sử dụng, còn tốt...). Mỗi dòng là một loại vật tư khác nhau.
9. Ký xác nhận: Bên giao và bên nhận ký, ghi rõ họ tên vào phần cuối biên bản. Chữ ký phải đúng với người đã được ủy quyền hoặc người đại diện theo pháp luật.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 02 bản gốc, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau. Không được photo thay thế bản gốc.
• Tất cả các thông tin về số lượng, quy cách phải được kiểm đếm trực tiếp và ghi nhận ngay tại thời điểm giao nhận, không ghi theo cảm tính hoặc ước lượng.
• Không được để trống bất kỳ mục nào trong biên bản. Nếu mục nào không có thông tin thì gạch chéo hoặc ghi "không có".
• Chữ ký của hai bên phải được thực hiện trực tiếp trên biên bản, không ký trước hoặc ký thay khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản.
• Biên bản sau khi ký phải được lưu trữ cẩn thận trong hồ sơ công trình, tránh thất lạc hoặc hư hỏng do môi trường ẩm ướt.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai số biên bản hoặc không thống nhất giữa các bản lưu, dẫn đến khó khăn khi tra cứu sau này.
• Bỏ sót thông tin về đơn vị tính hoặc quy cách phẩm chất, khiến biên bản không đủ căn cứ để xác định giá trị tài sản.
• Người ký không đúng thẩm quyền, ví dụ nhân viên kho ký thay cho trưởng phòng mà không có giấy ủy quyền hợp lệ.
• Không kiểm tra kỹ số lượng thực tế trước khi ký, dẫn đến thiếu hụt hoặc thừa vật tư so với biên bản.
• Viết tắt tên vật tư hoặc đơn vị tính không theo quy chuẩn, gây khó hiểu cho người đọc sau này.
• Không ghi rõ ngày tháng năm hoặc ghi ngày tháng không khớp với thực tế giao nhận, làm mất giá trị pháp lý của biên bản.