Mục đích sử dụng

Biểu mẫu nhật ký công trình (NKCT) được thiết kế để ghi chép chi tiết toàn bộ hoạt động thi công hằng ngày tại công trường. Đây là tài liệu quan trọng giúp chủ đầu tư, giám sát và đội ngũ quản lý theo dõi tiến độ thực tế so với kế hoạch. Nhật ký công trình còn là căn cứ pháp lý để nghiệm thu, thanh toán và giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quá trình thi công. Việc ghi chép đầy đủ, trung thực mỗi ngày sẽ đảm bảo tính minh bạch và chuyên nghiệp cho toàn bộ dự án.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do trưởng nhóm thi công hoặc trưởng dự án trực tiếp ghi chép vào cuối mỗi ngày làm việc. Nhân viên kỹ thuật hiện trường có thể hỗ trợ thu thập thông tin về số lượng nhân sự, khối lượng công việc đã hoàn thành. Nhật ký phải được điền ngay trong ngày, không để sang hôm sau, nhằm đảm bảo số liệu chính xác và tránh sai sót do nhớ nhầm. Trưởng dự án có trách nhiệm kiểm tra và ký xác nhận vào cuối tuần hoặc theo yêu cầu của ban quản lý dự án.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tên dự án: Ghi đầy đủ tên dự án theo hợp đồng hoặc quyết định phê duyệt, ví dụ: "Dự án lắp đặt hệ thống điện tòa nhà ABC". Không viết tắt trừ khi tên dự án quá dài và đã được thống nhất trước đó.
2. Mã dự án: Nhập mã số dự án do phòng kế hoạch hoặc ban quản lý cấp, thường là dãy số hoặc mã ký tự như "DA-2024-015". Mã này giúp tra cứu hồ sơ nhanh chóng khi cần đối chiếu.
3. Lệnh SX: Ghi số lệnh sản xuất hoặc số phiếu giao việc tương ứng với công việc đang thực hiện trong ngày. Nếu chưa có, để trống và báo cáo lại cho trưởng dự án.
4. Trưởng dự án: Ghi họ tên đầy đủ của người chịu trách nhiệm chính về dự án, thường là cấp quản lý cao nhất tại công trường. Ví dụ: "Nguyễn Văn A".
5. Trưởng nhóm thi công: Ghi họ tên người trực tiếp chỉ huy nhóm thi công tại hiện trường. Người này sẽ là người chịu trách nhiệm chính về nội dung nhật ký hằng ngày.
6. Danh sách thành viên trong nhóm: Liệt kê tên từng thành viên có mặt trong ngày theo đúng số thứ tự từ 1 đến 6. Cột ghi chú dùng để ghi lại lý do vắng mặt, thời gian làm thêm hoặc công việc đặc biệt của từng người.
7. Tên trạm thi công: Ghi tên khu vực, hạng mục hoặc vị trí cụ thể đang thi công trong ngày, ví dụ: "Trạm biến áp số 2" hoặc "Tầng 3 khu A".
8. Ngày thi công: Ghi ngày tháng năm thực tế thi công, định dạng DD/MM/YYYY. Ví dụ: 15/10/2024.
9. Nội dung công việc trong ngày: Mô tả ngắn gọn, cụ thể các công việc đã thực hiện, khối lượng hoàn thành, vật tư sử dụng và các sự cố phát sinh. Ví dụ: "Lắp đặt 50m ống thép DN100, hoàn thành 80% khối lượng ngày."

Lưu ý quan trọng

• Luôn ghi chép ngay trong ngày, không để dồn nhiều ngày mới viết một lần vì dễ sai sót thông tin.
• Mỗi trang nhật ký phải được đánh số thứ tự liên tục, không tẩy xóa, nếu viết sai thì gạch ngang và ký xác nhận bên cạnh.
• Thông tin về tên dự án và mã dự án phải khớp với hợp đồng hoặc quyết định phê duyệt để tránh nhầm lẫn khi đối chiếu sau này.
• Trưởng nhóm thi công và trưởng dự án phải ký xác nhận vào cuối mỗi ngày hoặc cuối tuần tùy theo quy định của công ty.
• Giữ bản gốc nhật ký tại công trường, sao lưu bản mềm vào hệ thống quản lý hồ sơ của công ty sau mỗi tuần.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu thông tin về tên dự án hoặc mã dự án, dẫn đến khó khăn khi tra cứu và đối chiếu hồ sơ về sau.
• Không ghi đầy đủ tên thành viên trong nhóm, đặc biệt là khi có nhân sự thay đổi hoặc tăng ca, gây khó khăn cho việc tính lương và quản lý nhân sự.
• Mô tả nội dung công việc quá chung chung như "thi công tiếp" hoặc "làm việc bình thường", không nêu rõ khối lượng và tiến độ cụ thể.
• Nhầm lẫn giữa ngày thi công thực tế và ngày ghi nhật ký, đặc biệt khi làm việc xuyên đêm hoặc qua ngày mới.
• Không cập nhật kịp thời khi có sự cố hoặc thay đổi thiết kế, dẫn đến hồ sơ không phản ánh đúng thực tế thi công.