Hướng dẫn điền biểu mẫu hồ sơ hoàn công tổng đài SDE

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Hồ sơ hoàn công" này được sử dụng để ghi nhận toàn bộ quá trình tháo dỡ, di chuyển và lắp đặt lại Tổng đài SDE tại một địa điểm mới. Đây là tài liệu pháp lý quan trọng, xác nhận công trình viễn thông đã được thi công hoàn chỉnh, đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật về hạ tầng, thiết bị và vận hành. Hồ sơ này là căn cứ để các bên (chủ đầu tư và nhà thầu) tiến hành nghiệm thu, bàn giao và đưa công trình vào khai thác sử dụng.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do đại diện bên thi công (Bên B - Công ty CT-ABC) chịu trách nhiệm điền đầy đủ thông tin trong suốt quá trình thực hiện dự án. Cụ thể, các thông số kỹ thuật về phòng đặt tổng đài, phòng nguồn, phòng MDF sẽ được đo đạc và ghi nhận ngay tại hiện trường. Các thông tin về quá trình thực hiện, kiểm tra hệ thống và danh mục thiết bị sẽ được cập nhật sau khi hoàn tất lắp đặt và chạy thử. Cuối cùng, biểu mẫu sẽ được hoàn thiện và ký kết bởi cả hai bên (Giám sát thi công và Đại diện thi công) tại buổi nghiệm thu chính thức.

Hướng dẫn điền từng mục

  1. Phần tiêu đề và thông tin chung: Ghi rõ số công văn theo định dạng ".../năm/HSHC/CT-ABC", địa điểm và ngày tháng lập hồ sơ. Điền tên công trình là "Mạng Viễn thông nội tỉnh...", hạng mục là "Tháo dỡ di chuyển lắp đặt Tổng đài SDE có dung lượng ... số". Ghi rõ trạm nguồn và trạm đích, cùng tên đơn vị thi công.
  2. Mục I - Yêu cầu của trạm tổng đài: Điền kích thước thực tế (dài, rộng, cao) của Phòng đặt Tổng đài, Phòng nguồn ắc quy và Phòng đặt giá MDF. Vẽ hoặc mô tả sơ đồ đấu nối điện, máy nắn, ắc quy. Ghi rõ loại thiết bị điều hòa, số lượng và giá trị điện trở đất đo được.
  3. Mục II - Quá trình thực hiện: Xác nhận loại công trình là "Di chuyển lắp đặt Tổng đài". Ghi rõ hãng cung cấp (SIEMENS), tên và số hiệu tổng đài (SDE –DLUA). Điền dung lượng tổng và dung lượng đã sử dụng (đơn vị Lines). Với Trung kế, ghi số lượng tối đa và đã sử dụng cho luồng PCM (2Mb/s) và Trung kế E&M.
  4. Mục III - Kiểm tra hệ thống: Ghi kết quả kiểm tra bộ nguồn (Tốt/Không tốt). Ghi kết quả kiểm tra Card Test thuê bao. Thử thông thoại cho cả chiều gọi ra và gọi vào, ghi kết quả "Tốt". Thử luồng tại tổng đài và ghi nhận kết quả.
  5. Mục IV - Thiết bị và vật tư lắp đặt: Xác nhận sử dụng toàn bộ vật tư thiết bị cũ từ trạm cũ. Liệt kê chi tiết vật tư phụ trợ do Công ty CT-ABC cung cấp vào bảng, bao gồm: Số thứ tự, Danh mục, Đơn vị tính, Số lượng và Ghi chú.
  6. Mục V - Nhận xét chung và ký tên: Ghi nhận xét chung về tình trạng hoạt động của tổng đài sau lắp đặt (ví dụ: hoạt động ổn định, đủ điều kiện khai thác). Cuối cùng, đại diện bên A (Giám sát thi công) và bên B (Đại diện thi công) ký tên, đóng dấu xác nhận.

Lưu ý quan trọng

  • Toàn bộ thông tin điền trong biểu mẫu phải chính xác, trung thực với thực tế thi công và đo đạc tại hiện trường.
  • Các mục để trống (dấu "...") bắt buộc phải được điền đầy đủ, không bỏ sót bất kỳ thông số kỹ thuật nào.
  • Phần sơ đồ đấu nối điện và hệ thống điều hòa cần được mô tả rõ ràng, dễ hiểu, có thể đính kèm bản vẽ nếu cần.
  • Kết quả kiểm tra ở Mục III phải được ghi nhận ngay sau khi chạy thử và có chữ ký xác nhận của kỹ thuật viên phụ trách.
  • Danh mục vật tư ở Mục IV phải được kiểm đếm và đối chiếu với thực tế trước khi lập hồ sơ.
  • Biểu mẫu phải được lập thành ít nhất 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.

Lỗi thường gặp

  • Nhầm lẫn giữa dung lượng tổng và dung lượng đã sử dụng của tổng đài, dẫn đến sai số liệu thống kê.
  • Bỏ sót hoặc điền thiếu thông tin về kích thước phòng (dài, rộng, cao) hoặc các thông số kỹ thuật quan trọng khác.
  • Không ghi rõ kết quả kiểm tra hệ thống (ví dụ: chỉ ghi "tốt" mà không có số liệu cụ thể nếu được yêu cầu).
  • Khai báo danh mục vật tư phụ trợ không khớp với số lượng thực tế đã sử dụng, gây khó khăn cho việc quyết toán.
  • Quên không cho đại diện hai bên ký tên và đóng dấu xác nhận vào cuối biểu mẫu, làm mất hiệu lực pháp lý của hồ sơ.

Nội dung biểu mẫu

CÔNG TY CỔ PHẦN

 ABC

----------------------

Số: ......../năm/HSHC/CT-ABC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

----------------------

 

Hà nội, ngày……tháng…….năm .........

HỒ SƠ HOÀN CÔNG

Công trình : Mạng Viễn thông nội tỉnh ........................................

 Hạng mục : Tháo dỡ di chuyển lắp đặt Tổng đài SDE có dung lượng ........... số

Từ trạm ......................................  đến trạm VT ..................................................

Đơn vị : ...............................................................................................................

I-YÊU CẦU CỦA TRẠM TỔNG ĐÀI :

1-Phòng đặt Tổng đài :

 + Chiều dài :.................................. m ......................................................................

 + Chiều rộng :.................................. m ......................................................................

+ Chiều cao :.................................. m ......................................................................

2-Phòng nguồn ắcquy :

 + Chiều dài :.................................. m ......................................................................

+ Chiều rộng :.................................. m ......................................................................

+ Chiều cao :.................................. m ......................................................................

3-Phòng đặt giá MDF :

+ Chiều dài : ................................. m ...................................................................... + Chiều rộng :..................................... m ......................................................................

+ Chiều cao :.................................. m........................................................................

4-Sơ đồ đấu nối điện , máy nắn , ắc quy ;

5-Hệ thống điều hoà :

+ Dùng thiết bị ......................................................................................................

+ Số lượng ............................... ............ cái...........................................................

6- Điện trở đất : .................................................................................................................

II- QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN :

1-Loại công trình :

Di chuyển lắp đặt Tổng đài :

2-Loại Tổng đài;

a/Hãng cung cấp: SIEMENS

b/Tên và số hiệu : SDE –DLUA

3-Dung lượng :

a/Số thuê bao :.......................... Lines

b/Số thuê bao đã sử dụng :.......................... Lines

4-Trung kế :

a/Số trung kế PCM:

+ Sốlượng tối đa:.............................. luồng 2Mb/s

+ Sốlượng đã sử dụng: .................... luồng 2Mb/s

b/Số Trung kế E&M:

+ Sốlượng tối đa:................................................................................................

+ Sốlượng đã sử dụng:.......................................................................................

III - KIỂM TRA HỆ THỐNG:

1-Kiểm tra bộ nguồn :............................................. ..tốt...........................................................

2- Kiểm tra Card Test thuê bao: ..............................................................................................

2-Thử thông thoại:

a/Gọi ra:........................................................... Tốt.....................................................................

b/Gọi vào:........................................................ Tốt ....................................................................

3-Thử luồng tại tổng đài: ............................................... Tốt .................................................

......................................................................................................................................................

IV – THIẾT BỊ VÀ VẬT TƯ LẮP ĐẶT TẠI TRẠM :

1- Thiết bị lắp đặt tại trạm :

 Sử dụng toàn bộ Vật tư thiết bị theo cấu hình cũ tháo dỡ của Tổng đài SDE có dung lượng số tại trạm Viễn thông ................................................................................... đến lắp đặt tại trạm Viễn thông ........................................................................... Bưu điện tỉnh...................................................

2- Vật tư phụ trợ vật tư lắp đặt do Công ty CT-ABC cung cấp :

SỐ T.T

DANH MỤC

ĐƠN VỊ

TÍNH

SỐ LƯỢNG

GHI CHÚ

1

2

3

4

5

V-NHẬN XÉT CHUNG:

  Sau khi lắp đặt xong và chạy thử Tổng đài hoạt động ổn định, đủ điều kiện khai thác sử dụng , công trình không còn gì tồn tại

GIÁM SÁT THI CÔNG

(BÊN A)

ĐẠI DIỆNTHI CÔNG

(BÊN B )