Hướng dẫn điền biểu mẫu hồ sơ hoàn công lắp đặt cáp quang

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu hồ sơ hoàn công này được sử dụng để ghi nhận và xác nhận việc hoàn thành công trình lắp đặt thiết bị đầu cuối cáp quang SDH, cụ thể là thiết bị FLX150/600 của hãng FUJITSU Nhật Bản. Hồ sơ này là căn cứ pháp lý quan trọng để các bên (Bên A - Bưu điện tỉnh và Bên B - Công ty Cổ phần ABC) tiến hành nghiệm thu, thanh quyết toán khối lượng công việc đã thực hiện. Đồng thời, biểu mẫu giúp lưu trữ toàn bộ thông tin về kết quả đo kiểm, thiết bị, vật tư và sơ đồ lắp đặt, phục vụ cho công tác bảo hành, bảo trì sau này.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do đại diện Bên B (Công ty Cổ phần ABC) là Phụ trách lắp đặt chịu trách nhiệm soạn thảo và điền thông tin chính. Hồ sơ được lập ngay sau khi hoàn thành việc lắp đặt thiết bị tại tất cả các trạm trên tuyến, trước khi tiến hành họp nghiệm thu với Bên A. Sau đó, biểu mẫu sẽ được trình lên Đại diện Bên A (Bưu điện tỉnh) và Đại diện Giám sát thi công (GSTC) để kiểm tra, ký xác nhận. Thời điểm lập hồ sơ là khi công trình đã được kiểm tra, đo đạc và đảm bảo mọi chỉ tiêu kỹ thuật đề ra.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số hiệu hồ sơ: Điền mã số hồ sơ theo quy định của công ty, ví dụ: 01/2025/HSHC/CT-ABC. Số này dùng để quản lý và tra cứu hồ sơ sau này.
2. Địa danh và ngày tháng: Ghi rõ địa danh (ví dụ: Hà Nội) và ngày, tháng, năm lập hồ sơ. Ngày tháng phải trùng với thời điểm hoàn thành công trình.
3. Tên công trình và tuyến: Ghi đầy đủ tên công trình: "Mạng Truyền dẫn cáp Quang tỉnh ..." và tên tuyến cáp quang cụ thể (ví dụ: Tuyến Hà Nội - Hải Phòng).
4. Hạng mục và trạm: Ghi rõ hạng mục là "Lắp đặt thiết bị Đầu cuối cáp Quang FLX150/600". Ở mục Trạm, ghi tên từng trạm đầu cuối (ví dụ: Trạm Bưu điện tỉnh Hải Dương).
5. Thuộc bưu điện tỉnh: Ghi tên tỉnh, thành phố nơi đặt trạm đầu cuối, ví dụ: "Bưu điện tỉnh Hải Dương".
6. Căn cứ hợp đồng: Điền số hợp đồng đã ký giữa Bưu điện tỉnh và Công ty ABC, cùng ngày tháng năm ký hợp đồng. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng.
7. Phụ lục kèm theo: Đánh dấu hoặc ghi chú các phụ lục đã có: Phụ lục 1 (Kết quả đo kiểm), Phụ lục 2A, 2B (Thiết bị từng trạm), Phụ lục 3 (Vật tư lắp đặt) và sơ đồ vị trí thiết bị.
8. Nhận xét chung: Ghi nhận xét về tình trạng công trình, ví dụ: "Các trạm đã lắp đặt xong theo đúng thiết kế, gọn đẹp, chắc chắn, đảm bảo mọi chỉ tiêu, thiết bị hoạt động tốt."
9. Ký tên các bên: Để trống dòng cho Đại diện Bên A, Đại diện Bên B, Đại diện GSTC và Phụ trách lắp đặt Bên B ký, ghi rõ họ tên.

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ thông tin vào tất cả các trường, không bỏ trống mục nào, đặc biệt là số hợp đồng và tên tuyến.
• Kiểm tra kỹ số hiệu hồ sơ và ngày tháng để đảm bảo tính thống nhất với các tài liệu liên quan khác.
• Các phụ lục kèm theo (kết quả đo, thiết bị, vật tư) phải được chuẩn bị đầy đủ, chính xác trước khi lập hồ sơ chính.
• Chữ ký của các bên phải là chữ ký trực tiếp, có đầy đủ họ tên và chức danh. Không được ký thay hoặc ký nháy.
• Hồ sơ được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, cần bảo quản cẩn thận.

Lỗi thường gặp

• Quên điền số hợp đồng hoặc điền sai số hợp đồng dẫn đến hồ sơ không có giá trị pháp lý.
• Ghi thiếu tên tuyến hoặc tên trạm, gây khó khăn cho việc xác định vị trí công trình.
• Ngày tháng lập hồ sơ không trùng khớp với thời gian thực tế hoàn thành công việc.
• Không đính kèm đầy đủ các phụ lục, đặc biệt là phụ lục đo kiểm và sơ đồ vị trí thiết bị.
• Nhận xét chung quá sơ sài hoặc không phản ánh đúng tình trạng thực tế của công trình.
• Thiếu chữ ký của một trong các bên hoặc chữ ký không đúng thẩm quyền.