Mục đích sử dụng

Biểu mẫu hồ sơ hoàn công BTS được sử dụng để ghi nhận và xác nhận toàn bộ quá trình lắp đặt thiết bị thông tin tại trạm BTS đã hoàn thành. Đây là tài liệu pháp lý quan trọng, làm căn cứ để đơn vị đầu tư và đơn vị thi công nghiệm thu, bàn giao công trình. Hồ sơ này giúp đảm bảo mọi hạng mục lắp đặt từ trong phòng máy đến ngoài trời đều được kiểm tra, đối chiếu và xác nhận đạt yêu cầu kỹ thuật trước khi đưa vào vận hành chính thức.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do đội trưởng lắp đặt của đơn vị thi công (Công ty CT-ABC) chịu trách nhiệm điền chính. Sau đó, đại diện đơn vị đầu tư (Trung tâm Dịch vụ EFG) và giám sát thi công sẽ kiểm tra, ký xác nhận. Thời điểm điền biểu mẫu là ngay sau khi hoàn thành toàn bộ công việc lắp đặt trạm BTS, trước khi tiến hành nghiệm thu bàn giao. Hồ sơ được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị như nhau.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Phần tiêu đề và thông tin chung: Ghi rõ tên đơn vị đầu tư là "Trung tâm Dịch vụ EFG", đơn vị thi công là "Công ty Cổ phần ABC". Điền số hồ sơ theo định dạng: Số: ......./năm/HSHC/CT-ABC/. Ghi địa điểm và ngày tháng năm lập hồ sơ. Tên công trình và trạm BTS cần được ghi đầy đủ, chính xác theo quyết định đầu tư.
2. Mục I - Chỉ tiêu trạm: Ghi rõ loại tháp Anten trạm BTS (tháp tự đứng, tháp cột, hay tháp giàn). Khoảng cách từ tháp Anten vào phòng máy tính bằng mét. Độ dài Feeder ghi theo mét thực tế đã kéo. Độ cao Anten so với mặt đất cần đo và ghi chính xác đến đơn vị mét.
3. Mục II - Thời gian thi công: Ghi ngày khởi công và ngày hoàn thành thực tế. Các mốc thời gian này phải khớp với nhật ký thi công và biên bản bàn giao mặt bằng. Định dạng ngày tháng năm cần thống nhất trong toàn bộ hồ sơ.
4. Mục III - Mô tả lắp đặt trạm BTS (Phần A - Trong phòng máy): Điền chi tiết các thông số kỹ thuật: độ cao phòng máy, kích thước phòng, cầu cáp. Mô tả rõ cấu hình swap tủ BTS (ví dụ: từ Mcell 6 và Horizon I 900/2/2/2 sang Horizon II 900/4/4/4). Ghi số lượng tủ RECT, loại nguồn AC/DC. Số tổ ắc quy, số bình mỗi tổ, dung lượng Ah. Chiều dài cầu cáp ngang và đứng. Số bảng đất indoor và outdoor. Các hạng mục chiếu sáng, cảnh báo, điều hòa cần ghi rõ tình trạng lắp đặt.
5. Mục III - Mô tả lắp đặt trạm BTS (Phần B - Ngoài trời): Ghi số bộ gá Antena và độ cao lắp đặt. Số lượng Antena và chủng loại. Số sợi đầu nối Jumper cáp. Số sợi cáp Feeder và độ dài mỗi sợi. Số điểm tiếp đất cho cáp Feeder (tổng số điểm và số điểm mỗi sợi). Số tấm bịt lỗ Feeder đã lắp để chống nước mưa.
6. Mục IV - Danh mục vật tư thiết bị: Liệt kê chi tiết từng loại vật tư theo số thứ tự, bao gồm: tên danh mục, đơn vị tính, số lượng thực tế sử dụng, quy cách phẩm chất. Các vật tư điển hình gồm: bộ gá Antena, tiếp đất feeder, kẹp cáp feeder 7/8", cao su non, băng dính cao tấn, đầu cốt M35, đầu cốt M95, lạt nhựa L300. Phần này do Công ty CT-ABC cung cấp và xác nhận.
7. Mục IV - Kết luận và ký xác nhận: Ghi tên công trình hoàn chỉnh, xác nhận công trình đảm bảo yêu cầu kỹ thuật, chất lượng và không tồn tại. Cuối cùng, đại diện đơn vị đầu tư, giám sát thi công và đại diện đơn vị thi công (Công ty CT-ABC) ký tên, đóng dấu (nếu có).

Lưu ý quan trọng

• Toàn bộ thông tin điền trong hồ sơ phải chính xác, trung thực, phản ánh đúng thực tế thi công. Không được điền sai lệch hoặc làm giả số liệu.
• Các số liệu kỹ thuật như độ cao, kích thước, số lượng phải được đo đạc và kiểm đếm cẩn thận trước khi ghi vào biểu mẫu.
• Hồ sơ hoàn công được lập thành 04 bản, mỗi bản đều có giá trị pháp lý như nhau. Cần đảm bảo tất cả các bản đều thống nhất nội dung.
• Chữ ký của các bên (đơn vị đầu tư, giám sát thi công, đơn vị thi công) phải là chữ ký của người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền hợp lệ.
• Ngày tháng năm lập hồ sơ phải trùng hoặc sau ngày hoàn thành thi công thực tế, không được ghi ngày trong tương lai.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu hoặc sai số hồ sơ: Nhiều nhân viên mới thường bỏ qua phần số hồ sơ hoặc ghi không đúng định dạng, gây khó khăn cho việc quản lý và tra cứu sau này.
• Nhầm lẫn giữa các loại tháp Anten: Không phân biệt được tháp tự đứng, tháp cột hay tháp giàn, dẫn đến ghi sai loại tháp trong chỉ tiêu trạm.
• Không ghi đơn vị tính cho các thông số: Ví dụ ghi "5" mà không ghi "mét" hoặc "sợi", gây hiểu nhầm về giá trị thực tế.
• Bỏ sót các hạng mục phụ: Nhiều người chỉ tập trung vào thiết bị chính mà quên ghi các hạng mục như tấm bịt lỗ Feeder, hệ thống chiếu sáng, cảnh báo.
• Sai lệch số liệu giữa danh mục vật tư và thực tế: Không kiểm tra kỹ số lượng vật tư đã sử dụng, dẫn đến ghi sai số trong bảng danh mục.
• Thiếu chữ ký hoặc chữ ký không đúng thẩm quyền: Ký nhầm vị trí hoặc người ký không được ủy quyền, làm mất hiệu lực của hồ sơ.