Mục đích sử dụng

Biên bản này được sử dụng để ghi nhận kết quả kiểm tra, đánh giá chất lượng công tác lắp đặt thiết bị truyền dẫn quang tại các trạm viễn thông. Mục tiêu chính là đảm bảo toàn bộ quy trình lắp đặt từ khâu chuẩn bị, an toàn, dựng khung giá, đấu nối cáp cho đến kiến nghị và đánh giá chung đều tuân thủ đúng thiết kế, quy chuẩn kỹ thuật và an toàn lao động. Biên bản là cơ sở pháp lý để nghiệm thu công trình, đồng thời là tài liệu lưu trữ quan trọng phục vụ công tác bảo trì, bảo dưỡng sau này.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do người kiểm tra (thường là kỹ sư giám sát, cán bộ kỹ thuật hoặc đại diện phòng Quản lý chất lượng) trực tiếp điền và ký xác nhận. Thời điểm điền biên bản là ngay sau khi hoàn thành công tác lắp đặt thiết bị tại trạm, trước khi đưa thiết bị vào vận hành chính thức. Việc điền phải được thực hiện tại hiện trường, dựa trên kết quả kiểm tra thực tế, không được điền sau hay điền dựa trên suy luận chủ quan.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tên thiết bị: Ghi chính xác tên đầy đủ của thiết bị truyền dẫn quang được lắp đặt, ví dụ: "Bộ ghép kênh quang OLT ZTE C300" hoặc "Thiết bị truyền dẫn Huawei OSN 1800".
2. Tên trạm: Ghi tên trạm viễn thông nơi thiết bị được lắp đặt, ví dụ: "Trạm viễn thông Bưu điện tỉnh Hà Nam" hoặc "Trạm BTS 3G/4G Khu công nghiệp Đồng Văn".
3. Của Bưu điện Tỉnh: Ghi tên tỉnh/thành phố trực thuộc Bưu điện quản lý trạm, ví dụ: "Bưu điện tỉnh Thái Bình" hoặc "Bưu điện thành phố Hồ Chí Minh".
4. Ngày kiểm tra: Ghi ngày, tháng, năm thực hiện kiểm tra theo định dạng dd/mm/yyyy, ví dụ: "15/10/2025".
5. Bảng đánh giá các mục từ 1 đến 10: Với mỗi hạng mục, người kiểm tra đánh dấu "X" vào cột "ĐẠT" hoặc "KHÔNG ĐẠT" tương ứng. Nếu tất cả các tiêu chí nhỏ trong một hạng mục đều đạt thì đánh dấu vào cột ĐẠT, nếu có bất kỳ tiêu chí nào không đạt thì đánh dấu vào cột KHÔNG ĐẠT. Cột "GHI CHÚ" dùng để ghi rõ lý do không đạt hoặc các thông tin bổ sung.
6. Mục 11 - Các kiến nghị: Ghi rõ các vấn đề tồn tại, yêu cầu khắc phục hoặc đề xuất cải tiến kỹ thuật phát hiện trong quá trình kiểm tra. Ví dụ: "Yêu cầu nhà thầu bổ sung tiếp đất cho khung giá máy tại vị trí chưa đạt."
7. Mục 12 - Đánh giá chung: Khoanh tròn hoặc đánh dấu vào một trong bốn mức: Tốt, Khá, Trung bình, Kém. Mức đánh giá dựa trên tổng thể số lượng mục ĐẠT và mức độ nghiêm trọng của các mục KHÔNG ĐẠT.
8. Người kiểm tra: Người trực tiếp kiểm tra ký và ghi rõ họ tên, chức vụ ở cuối biên bản.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được điền bằng bút mực, chữ viết rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu có sai sót, phải gạch ngang và ký xác nhận bên cạnh.
• Tất cả các hạng mục từ 1 đến 10 đều bắt buộc phải được đánh giá, không được bỏ trống bất kỳ mục nào.
• Đối với các mục đánh giá "KHÔNG ĐẠT", bắt buộc phải có ghi chú cụ thể lý do và yêu cầu khắc phục ở cột "GHI CHÚ" hoặc mục 11 "Các kiến nghị".
• Biên bản phải được lập thành ít nhất 02 bản: 01 bản lưu tại trạm, 01 bản gửi về phòng Quản lý chất lượng của công ty.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa tên thiết bị và tên trạm, dẫn đến sai sót trong quá trình tra cứu và lưu trữ hồ sơ sau này.
• Đánh giá tất cả các mục đều "ĐẠT" một cách chủ quan mà không kiểm tra kỹ từng tiêu chí nhỏ, đặc biệt là các mục về tiếp đất và độ chắc chắn.
• Bỏ trống cột "GHI CHÚ" khi phát hiện mục "KHÔNG ĐẠT", gây khó khăn cho việc yêu cầu nhà thầu khắc phục và nghiệm thu lại.
• Không ghi ngày kiểm tra hoặc ghi ngày không chính xác, làm mất giá trị pháp lý của biên bản khi đối chiếu với tiến độ thi công.