Hướng dẫn điền bảng tổng hợp cấp phát BHLD trong tháng

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM04-QT15 (Bảng tổng hợp cấp phát đồ bảo hộ lao động trong tháng) được sử dụng để thống kê toàn bộ số lượng và chủng loại bảo hộ lao động đã cấp phát cho từng phòng ban, bộ phận trong một tháng cụ thể. Mục đích chính là giúp bộ phận Hành chính - Nhân sự, Vật tư và Kế toán có cơ sở dữ liệu chung để đối chiếu, kiểm soát chi phí và lập kế hoạch mua sắm, cấp phát cho tháng tiếp theo. Đây là công cụ quản lý quan trọng nhằm đảm bảo mỗi nhân viên đều được trang bị đầy đủ bảo hộ lao động theo đúng tiêu chuẩn an toàn lao động của công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên Phòng Hành chính - Nhân sự (HC-NS) chịu trách nhiệm lập và điền thông tin chính. Thời điểm lập là vào cuối mỗi tháng, sau khi đã hoàn tất việc cấp phát đồ bảo hộ lao động cho tất cả các phòng ban. Sau khi điền xong, biểu mẫu sẽ được chuyển lần lượt cho Phòng Vật tư và Phòng Kế toán để xác nhận và ký duyệt. Nhân viên mới cần lưu ý rằng chỉ có người được phân công trong bộ phận HC-NS mới có quyền lập và điền biểu mẫu này, các bộ phận khác chỉ có trách nhiệm cung cấp số liệu thực tế khi được yêu cầu.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Điền số thứ tự của biểu mẫu theo quy tắc đánh số của phòng HC-NS, thường là số văn bản phát hành trong tháng.
2. Tháng: Ghi rõ tháng và năm cấp phát, ví dụ: "Tháng 10/2024". Đây là thông tin quan trọng để đối chiếu số liệu theo từng kỳ.
3. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng phòng/bộ phận được liệt kê trong bảng.
4. Phòng/Bộ phận: Ghi tên đầy đủ của từng phòng ban hoặc bộ phận được cấp phát, ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Phòng Sản xuất, Tổ Kho vận...
5. Số lượng đồ BHLD cấp phát: Điền số lượng thực tế đã cấp cho từng phòng/bộ phận theo từng loại: Mũ BHLD (trắng), Bộ kaki xám, Giày đế xám, Mũ BHLD (vàng), Bộ kaki xanh, Áo thun xanh, Giày nhựa, Áo mưa, Khác. Mỗi cột chỉ điền số, không điền chữ.
6. Tổng chi phí: Tính tổng giá trị tiền của tất cả các loại bảo hộ đã cấp cho phòng/bộ phận đó, đơn vị tính là đồng. Cần kiểm tra đơn giá từ Phòng Vật tư trước khi tính.
7. Ghi chú: Ghi lại những thông tin đặc biệt nếu có, như: cấp bổ sung, cấp thay thế do hỏng hóc, hoặc lý do không cấp đủ số lượng.
8. Tổng cộng: Dòng cuối cùng của bảng, tổng hợp tất cả số lượng và chi phí của các phòng/bộ phận phía trên.
9. Phòng HC-NS, Phòng Vật tư, Phòng Kế toán: Mỗi phòng ghi ngày tháng năm ký duyệt và đóng dấu (nếu có) sau khi kiểm tra và xác nhận số liệu.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền số liệu đã được xác nhận từ các phòng ban, không tự ý ước lượng hoặc thay đổi số lượng khi chưa có sự đồng ý của trưởng bộ phận liên quan.
• Mỗi loại bảo hộ lao động phải được điền đúng cột tương ứng, không được gộp chung các loại khác nhau vào một ô.
• Phần "Khác" chỉ dùng để ghi các loại bảo hộ không có trong danh sách chính, phải ghi rõ tên loại ở phần ghi chú.
• Biểu mẫu phải được lưu trữ ít nhất 2 năm để phục vụ công tác kiểm toán và đối chiếu sau này.
• Chữ ký và ngày tháng của ba phòng (HC-NS, Vật tư, Kế toán) là bắt buộc, thiếu một trong ba sẽ khiến biểu mẫu không có hiệu lực.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa các loại mũ BHLD: mũ trắng thường dùng cho nhân viên văn phòng, mũ vàng dùng cho công nhân sản xuất. Điền sai cột sẽ dẫn đến sai số liệu tồn kho.
• Quên không điền dòng "Tổng cộng" hoặc tính sai tổng số lượng, tổng chi phí, gây khó khăn cho việc đối chiếu với Phòng Kế toán.
• Bỏ sót phòng/bộ phận trong danh sách, đặc biệt là các bộ phận nhỏ hoặc mới thành lập, dẫn đến thiếu bảo hộ cho nhân viên.
• Ghi chú quá sơ sài hoặc không ghi chú khi có phát sinh đặc biệt, khiến người kiểm tra sau không hiểu lý do biến động số liệu.
• Ký duyệt không đúng thứ tự: phải có chữ ký của HC-NS trước, sau đó mới chuyển sang Vật tư và cuối cùng là Kế toán. Nếu ký ngược thứ tự, quy trình sẽ bị coi là không hợp lệ.