Hướng dẫn điền phiếu yêu cầu cấp phát đồ BHLD chi tiết

Mục đích sử dụng

Phiếu yêu cầu cấp phát đồ bảo hộ lao động (BHLD) là biểu mẫu nội bộ thuộc quy trình QT15 – Quản lý cấp phát đồng phục công ty. Mục đích của phiếu là để nhân viên hoặc đội trưởng các phòng ban, bộ phận đề xuất nhu cầu cấp phát các trang phục bảo hộ như mũ, quần áo, giày dép, áo mưa... cho người lao động. Phiếu này là căn cứ để Phòng Hành chính – Nhân sự (HC-NS) xét duyệt và thực hiện cấp phát, đồng thời giúp kiểm soát chi phí và số lượng đồ bảo hộ trong toàn công ty.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do nhân viên có nhu cầu cấp phát đồ BHLD hoặc đội trưởng/trưởng bộ phận đại diện cho nhóm nhân viên điền. Thời điểm điền phiếu là khi nhân viên mới vào làm việc cần được trang bị đồ bảo hộ lần đầu, khi đồ bảo hộ cũ bị hư hỏng, hết hạn sử dụng hoặc khi có yêu cầu thay đổi loại đồng phục bảo hộ theo quy định của công ty. Sau khi điền, phiếu phải được chuyển lên cấp quản lý trực tiếp xác nhận, sau đó trình Trưởng phòng HC-NS phê duyệt trước khi tiến hành cấp phát.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Mục này do Phòng HC-NS hoặc người quản lý biểu mẫu điền sau khi tiếp nhận phiếu. Nhân viên không cần điền, để trống.
2. Phòng/Bộ phận yêu cầu: Ghi rõ tên phòng ban hoặc bộ phận nơi người yêu cầu đang công tác, ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Phân xưởng Sản xuất số 1, v.v.
3. Họ tên người yêu cầu: Viết đầy đủ họ và tên của người đề nghị cấp phát (có thể là nhân viên hoặc đội trưởng).
4. Chức vụ: Ghi chức vụ hiện tại của người yêu cầu, ví dụ: Nhân viên, Đội trưởng, Quản đốc.
5. Lý do yêu cầu: Mô tả ngắn gọn lý do cần cấp phát, ví dụ: "Nhân viên mới tuyển dụng", "Đồ cũ đã rách/hỏng", "Cấp định kỳ theo quy định".
6. Danh sách đồ BHLD (từ STT 1 đến 9): Đánh dấu chọn các loại đồ bảo hộ cần cấp bằng cách ghi số lượng vào cột "Số lượng" tương ứng. Các loại bao gồm: Mũ BHLD (trắng), Bộ kaki xám, Giày đế xám, Mũ BHLD (vàng), Bộ kaki xanh, Áo thun xanh, Giày nhựa, Áo mưa. Nếu có loại khác, ghi vào dòng "Khác" và điền tên cụ thể.
7. Đơn giá và Chi phí: Hai cột này do Phòng HC-NS hoặc kế toán điền sau khi xác định giá trị. Nhân viên không cần điền.
8. Ghi chú: Ghi thêm thông tin nếu cần, ví dụ: kích cỡ (S, M, L, XL) hoặc yêu cầu đặc biệt khác.
9. Tổng cộng: Dòng này do người cấp phát hoặc kế toán tính tổng chi phí, nhân viên không cần điền.
10. Người đề nghị/Đội trưởng: Ký và ghi rõ họ tên sau khi hoàn thành phiếu.
11. Xác nhận của cấp quản lý trực tiếp: Cấp quản lý trực tiếp (ví dụ: Trưởng phòng, Quản đốc) ký và ghi ngày xác nhận.
12. Trưởng phòng HC-NS: Sau khi xét duyệt, Trưởng phòng HC-NS ký và ghi ngày phê duyệt.
13. Người cấp phát: Nhân viên kho hoặc người được phân công cấp phát ký và ghi ngày thực hiện cấp phát.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền các mục có dấu hiệu cho phép nhân viên nhập liệu (các dòng trống, ô trống). Các mục như "Số", "Đơn giá", "Chi phí", "Tổng cộng" để trống cho bộ phận liên quan xử lý.
• Phải có đầy đủ chữ ký của người đề nghị, cấp quản lý trực tiếp, Trưởng phòng HC-NS và người cấp phát thì phiếu mới có hiệu lực.
• Ghi rõ ràng, không viết tắt, không tẩy xóa. Nếu sai phải làm phiếu mới.
• Đối với nhân viên mới, cần đính kèm quyết định tuyển dụng hoặc giấy giới thiệu để xác minh.
• Thời gian xét duyệt và cấp phát thường trong vòng 2-3 ngày làm việc kể từ khi phiếu được nộp lên Phòng HC-NS.

Lỗi thường gặp

• Nhân viên điền thiếu thông tin ở mục "Lý do yêu cầu" hoặc "Phòng/Bộ phận yêu cầu", dẫn đến phiếu bị trả lại.
• Ghi sai số lượng hoặc chọn nhầm loại đồ bảo hộ (ví dụ: ghi số lượng ở dòng "Mũ BHLD trắng" nhưng thực tế cần mũ vàng).
• Không để trống các cột "Đơn giá", "Chi phí" và "Tổng cộng" mà tự ý điền số, gây nhầm lẫn cho kế toán.
• Thiếu chữ ký của cấp quản lý trực tiếp hoặc Trưởng phòng HC-NS, khiến phiếu không được xử lý.
• Viết tắt tên phòng ban hoặc chức vụ không đúng quy định, ví dụ: "P.KT" thay vì "Phòng Kỹ thuật".