Hướng dẫn điền danh sách công nhân mới BM03-QT15

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM03-QT15 "Danh sách công nhân mới" được sử dụng để tổng hợp và báo cáo danh sách những công nhân vừa được tuyển dụng hoặc mới chuyển đến làm việc tại công ty. Đây là cơ sở để phòng Hành chính – Nhân sự (HC-NS) thực hiện các thủ tục hành chính liên quan, đặc biệt là việc cấp phát đồng phục công ty theo quy trình QT15. Biểu mẫu này giúp đảm bảo mọi nhân sự mới đều được quản lý đầy đủ, tránh thất lạc thông tin và hỗ trợ công tác nhân sự diễn ra nhanh chóng, chính xác.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Đội trưởng hoặc người được phân công làm công tác nhân sự tại đội, bộ phận trực tiếp quản lý công nhân mới thực hiện điền. Thời điểm điền là ngay sau khi công nhân mới chính thức nhận việc hoặc sau đợt tuyển dụng tập trung, trước khi yêu cầu cấp phát đồng phục. Sau khi lập xong, biểu mẫu cần được chuyển lên Giám sát công trình xác nhận, sau đó nộp về phòng HC-NS để lưu hồ sơ và tiến hành các bước tiếp theo.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Điền số thứ tự của biểu mẫu theo quy định của phòng ban hoặc để trống nếu chưa có hướng dẫn cụ thể. Số này thường do phòng HC-NS cấp khi nhận biểu mẫu.
2. Phòng/ Bộ phận: Ghi rõ tên phòng ban, đội sản xuất hoặc bộ phận mà các công nhân mới này sẽ làm việc. Ví dụ: Đội thi công số 1, Phòng Kỹ thuật, Xưởng sản xuất A.
3. STT (cột 1 đến 20): Điền số thứ tự từ 1 đến 20 tương ứng với mỗi công nhân. Biểu mẫu có sẵn hai cột STT và HỌ VÀ TÊN, mỗi cột có 10 dòng (tổng 20 người). Nếu danh sách ít hơn 20 người, các ô còn lại phải gạch chéo theo đúng ghi chú.
4. HỌ VÀ TÊN: Viết đầy đủ họ và tên của từng công nhân mới, viết chữ in hoa có dấu hoặc viết thường rõ ràng, dễ đọc. Không viết tắt, không ghi biệt danh. Mỗi người chỉ ghi một dòng duy nhất.
5. Người lập biểu/ Đội trưởng: Người trực tiếp lập danh sách ký tên và ghi rõ họ tên bên dưới. Đồng thời ghi ngày tháng năm lập biểu vào ô "Ngày: ……/……./…………." bên cạnh.
6. Giám sát công trình xác nhận: Giám sát hoặc quản lý trực tiếp của đội ký xác nhận tính chính xác của danh sách, sau đó ghi ngày tháng năm xác nhận vào ô tương ứng.
7. Trưởng phòng HC - NS: Mục này dành cho lãnh đạo phòng Hành chính – Nhân sự ký duyệt sau khi nhận và kiểm tra danh sách cùng bản photo CMND. Ngày tháng năm do phòng HC-NS ghi khi hoàn tất thủ tục.

Lưu ý quan trọng

• Bắt buộc phải gạch chéo (/) vào tất cả các ô để trống trong danh sách, bao gồm cả ô STT và HỌ VÀ TÊN nếu không có người. Điều này giúp tránh việc thêm tên sau khi đã ký duyệt.
• Khi nộp biểu mẫu, phải kèm theo bản photo Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Căn cước công dân của tất cả những người có tên trong danh sách. Thiếu giấy tờ này, hồ sơ sẽ không được phòng HC-NS tiếp nhận.
• Chữ ký của Người lập biểu, Giám sát công trình và Trưởng phòng HC-NS phải đầy đủ, rõ ràng. Ngày tháng năm phải thống nhất giữa các bên để đảm bảo tính liên tục của quy trình.
• Thông tin họ tên trên danh sách phải khớp chính xác với tên trên bản photo CMND. Sai sót về chính tả hoặc sai lệch thông tin sẽ gây chậm trễ trong việc cấp phát đồng phục và các chế độ khác.

Lỗi thường gặp

• Không gạch chéo các ô trống: Nhiều người lập biểu bỏ qua bước này, dẫn đến nguy cơ người khác lợi dụng điền thêm tên vào sau. Đây là lỗi vi phạm quy định và có thể bị trả lại hồ sơ.
• Thiếu bản photo CMND kèm theo: Một số đội chỉ nộp danh sách mà không đính kèm giấy tờ tùy thân, khiến phòng HC-NS không thể đối chiếu và xác thực nhân thân của công nhân mới.
• Viết tắt hoặc viết sai chính tả họ tên: Ví dụ ghi "Ng Văn A" thay vì "Nguyễn Văn A", hoặc nhầm lẫn giữa tên đệm và tên chính. Lỗi này gây khó khăn khi nhập liệu và quản lý hồ sơ sau này.
• Không ghi rõ phòng/bộ phận: Một số biểu mẫu bỏ trống mục "Phòng/ Bộ phận", khiến phòng HC-NS không biết công nhân thuộc đơn vị nào để phân bổ đồng phục và quản lý nhân sự.
• Ký và ghi ngày không thống nhất: Người lập biểu ký ngày 1/1, giám sát ký ngày 3/1 nhưng trưởng phòng lại ký ngày 2/1, gây ra sự bất hợp lý về thời gian xử lý hồ sơ.