Hướng dẫn điền biên bản bàn giao đồng phục công ty

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM02-QT15 (Biên bản bàn giao) được sử dụng để ghi nhận việc bàn giao đồng phục công ty từ bộ phận quản lý hoặc người phụ trách cấp phát đến nhân viên. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để xác nhận nhân viên đã nhận đủ số lượng và chủng loại đồng phục theo quy định. Biên bản này giúp công ty kiểm soát chặt chẽ tài sản là đồng phục, tránh thất thoát và làm cơ sở giải quyết các tranh chấp nếu có. Đồng thời, đây cũng là tài liệu để bộ phận kế toán hạch toán chi phí cấp phát đồng phục cho nhân viên.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do hai bên cùng thực hiện: Bên bàn giao (người đại diện bộ phận cấp phát đồng phục, thường là nhân viên hành chính nhân sự hoặc quản lý kho) và Bên nhận bàn giao (nhân viên được cấp đồng phục). Thời điểm lập biên bản là ngay khi tiến hành bàn giao đồng phục thực tế, tại văn phòng công ty hoặc địa điểm được chỉ định. Biên bản được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản để đối chiếu. Nhân viên mới sẽ ký biên bản này trong ngày đầu tiên nhận đồng phục, còn nhân viên cũ ký khi được cấp bổ sung hoặc thay thế đồng phục.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản: Ghi số thứ tự theo quy định của công ty, ví dụ: 01/2025/BBBG. Nếu chưa có quy tắc đánh số, có thể để trống và bộ phận hành chính sẽ bổ sung sau.
2. Ngày tháng năm: Ghi ngày thực tế tiến hành bàn giao. Ví dụ: ngày 15 tháng 03 năm 2025. Lưu ý viết đầy đủ, không viết tắt.
3. Bên bàn giao - Ông/Bà: Ghi họ tên đầy đủ của người đại diện bên giao đồng phục. Ví dụ: Nguyễn Văn A.
4. Chức vụ (bên giao): Ghi chức danh hiện tại của người giao, ví dụ: Nhân viên Hành chính Nhân sự.
5. Phòng/Bộ phận (bên giao): Ghi tên phòng ban nơi người giao đang làm việc, ví dụ: Phòng Hành chính Nhân sự.
6. Bên nhận bàn giao - Ông/Bà: Ghi họ tên đầy đủ của nhân viên nhận đồng phục. Ví dụ: Trần Thị B.
7. Chức vụ (bên nhận): Ghi chức danh của nhân viên nhận, ví dụ: Nhân viên Kế toán.
8. Phòng/Bộ phận (bên nhận): Ghi phòng ban nơi nhân viên làm việc, ví dụ: Phòng Tài chính Kế toán.
9. Bảng liệt kê đồng phục: Điền chi tiết từng loại đồng phục theo các cột: STT (số thứ tự), Loại đồng phục (tên cụ thể như áo sơ mi nữ, vest nam...), Số lượng (số cái/chiếc), Ghi chú (nếu có), Vải (ghi tổng số mét vải nếu bàn giao vải), Thành phẩm (ghi số lượng thành phẩm bàn giao). Đối với các loại đồng phục có sẵn trong danh sách, chỉ cần ghi số lượng; đối với mục "Khác", ghi rõ tên loại đồng phục khác nếu có.
10. Tổng cộng: Cộng tổng số lượng tất cả các loại đồng phục đã bàn giao ở cột Thành phẩm.
11. Chữ ký: Bên bàn giao và bên nhận bàn giao ký và ghi rõ họ tên phía dưới. Chữ ký phải trùng khớp với chữ ký trong hồ sơ nhân sự.

Lưu ý quan trọng

• Phải gạch chéo (/) vào những hạng mục đồng phục không bàn giao trong bảng liệt kê để tránh nhầm lẫn.
• Ô "Vải" chỉ dành cho trường hợp bàn giao nguyên liệu vải, không phải thành phẩm. Nếu chỉ bàn giao thành phẩm thì bỏ trống hoặc ghi "0".
• Ô "Thành phẩm" là cột bắt buộc phải ghi số lượng thực tế bàn giao cho từng loại đồng phục.
• Biên bản phải được lập thành ít nhất 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.
• Không được tẩy xóa, sửa chữa trên biên bản. Nếu có sai sót, phải lập lại biên bản mới.

Lỗi thường gặp

• Quên ghi ngày tháng năm bàn giao hoặc ghi ngày không chính xác so với thực tế, dẫn đến khó khăn khi đối chiếu sau này.
• Không gạch chéo các mục không bàn giao, gây hiểu lầm rằng tất cả các loại đồng phục đều được bàn giao.
• Nhầm lẫn giữa cột "Vải" và cột "Thành phẩm", dẫn đến sai số liệu tổng cộng.
• Ghi thiếu thông tin chức vụ hoặc phòng ban của một trong hai bên, làm giảm giá trị pháp lý của biên bản.
• Người nhận ký tên nhưng không ghi rõ họ tên hoặc chữ ký không rõ ràng, khó xác minh.