Mục đích sử dụng
Biểu mẫu BM09-QT05 Danh sách lớp học được thiết kế nhằm quản lý và theo dõi quá trình tham gia đào tạo, tập huấn của nhân viên trong công ty. Biểu mẫu này giúp ghi nhận đầy đủ thông tin về buổi học bao gồm nội dung, thời gian, địa điểm, giảng viên và danh sách học viên tham dự. Đồng thời, biểu mẫu còn là căn cứ để xác nhận việc nhận tài liệu và sự tham gia của từng nhân viên, phục vụ cho công tác lưu trữ, báo cáo và đánh giá hiệu quả đào tạo sau này.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do người phụ trách đào tạo hoặc người được phân công theo dõi lớp học (ghi ở mục "Người theo dõi") chịu trách nhiệm lập và hoàn thiện. Thời điểm điền biểu mẫu là trước, trong và ngay sau khi buổi học kết thúc. Cụ thể, phần thông tin chung về lớp học (nội dung, ngày, địa điểm, người giảng dạy, đơn vị) cần được điền trước khi buổi học diễn ra. Phần danh sách học viên và các cột ký nhận sẽ được hoàn thành trong suốt quá trình diễn ra buổi học, khi học viên đến nhận tài liệu và tham dự.
Hướng dẫn điền từng mục
- Số: Điền số thứ tự của biên bản hoặc số hiệu văn bản theo quy định của phòng hành chính nhân sự. Nếu chưa có quy định cụ thể, có thể để trống hoặc đánh số theo thứ tự tăng dần của các lớp học.
- Nội dung: Ghi rõ tên khóa học, chủ đề buổi đào tạo hoặc nội dung chính sẽ được triển khai. Ví dụ: "Đào tạo kỹ năng giao tiếp nội bộ" hoặc "Hướng dẫn quy trình báo cáo công việc".
- Ngày: Ghi ngày tháng năm tổ chức buổi học theo định dạng DD/MM/YYYY. Đây là ngày diễn ra lớp học, không phải ngày lập biểu mẫu.
- Địa điểm: Ghi rõ phòng học, hội trường hoặc địa chỉ cụ thể nơi tổ chức lớp học. Ví dụ: "Phòng họp tầng 3, trụ sở chính" hoặc "Phòng đào tạo A101".
- Người giảng dạy: Ghi họ và tên đầy đủ của giảng viên hoặc người phụ trách đứng lớp. Nếu có nhiều giảng viên, có thể ghi tên người chính hoặc liệt kê tất cả.
- Thuộc đơn vị: Ghi tên phòng ban, bộ phận hoặc chi nhánh chịu trách nhiệm tổ chức lớp học. Ví dụ: "Phòng Nhân sự" hoặc "Ban Đào tạo".
- STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng học viên trong danh sách.
- HỌ VÀ TÊN: Ghi họ và tên đầy đủ của từng học viên tham gia lớp học. Viết chữ in hoa có dấu để dễ đọc và tránh nhầm lẫn.
- PHÒNG/BỘ PHẬN: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận công tác của từng học viên. Ví dụ: "Phòng Kế toán", "Bộ phận Kinh doanh".
- KÝ NHẬN TÀI LIỆU: Học viên ký tên vào ô này sau khi đã nhận đủ tài liệu học tập được phát. Mỗi người tự ký, không ký thay.
- KÝ NHẬN THAM GIA: Học viên ký tên xác nhận đã tham dự buổi học. Thông thường ký vào cuối buổi học hoặc theo yêu cầu của người theo dõi.
- GHI CHÚ: Dùng để ghi lại các thông tin bổ sung như: học viên đến muộn, về sớm, lý do vắng mặt, hoặc các ghi nhận đặc biệt khác trong buổi học.
- Người theo dõi: Người phụ trách lớp học ký và ghi rõ họ tên ở cuối biểu mẫu, xác nhận toàn bộ thông tin trên danh sách là chính xác.
Lưu ý quan trọng
- Biểu mẫu cần được điền bằng bút mực xanh hoặc đen, không sử dụng bút chì để đảm bảo tính pháp lý và lưu trữ lâu dài.
- Không được tẩy xóa khi điền sai. Nếu có sai sót, hãy gạch ngang một đường lên nội dung sai và viết lại nội dung đúng bên cạnh, đồng thời ký xác nhận bên cạnh chỗ sửa.
- Mỗi học viên chỉ được ký một lần vào cột "Ký nhận tài liệu" và "Ký nhận tham gia". Tuyệt đối không ký thay hoặc nhờ người khác ký hộ.
- Biểu mẫu sau khi hoàn thiện phải được lưu trữ tại phòng nhân sự ít nhất 2 năm theo quy định về quản lý hồ sơ đào tạo.
- Trường hợp lớp học có số lượng học viên lớn, có thể sử dụng thêm phụ lục danh sách kèm theo và đánh dấu "Có phụ lục" tại phần ghi chú.
Lỗi thường gặp
- Nhầm lẫn giữa ngày tổ chức lớp học và ngày lập biểu mẫu: Nhiều người thường ghi ngày lập biểu mẫu thay vì ngày diễn ra buổi học, dẫn đến sai lệch thông tin lưu trữ.
- Bỏ sót cột "Ký nhận tài liệu" hoặc "Ký nhận tham gia": Một số học viên chỉ ký một cột và quên ký cột còn lại, làm thiếu căn cứ xác nhận.
- Ghi thiếu thông tin người giảng dạy hoặc đơn vị tổ chức: Đây là thông tin quan trọng để truy xuất trách nhiệm, nhưng thường bị bỏ qua.
- Viết tắt tên phòng ban không thống nhất: Ví dụ viết "P.KT" thay vì "Phòng Kế toán", gây khó khăn khi tra cứu sau này.
- Không ghi chú cho học viên vắng mặt: Nếu học viên có tên trong danh sách nhưng không tham dự, cần ghi rõ lý do vào cột ghi chú để tránh hiểu lầm về sau.
