Hướng dẫn điền phiếu theo dõi đào tạo nhân sự BM04/QT05

Mục đích sử dụng

Phiếu theo dõi đào tạo BM04/QT05 được thiết kế nhằm ghi nhận và quản lý toàn bộ quá trình đào tạo của từng nhân viên trong công ty. Biểu mẫu này giúp lưu trữ thông tin về hai giai đoạn đào tạo quan trọng: giai đoạn đào tạo trong thời gian học việc và thử việc (Phần I), và toàn bộ các khóa đào tạo cá nhân mà nhân viên đã tham gia trong suốt quá trình làm việc (Phần II). Nhờ có phiếu này, bộ phận nhân sự và quản lý trực tiếp có thể theo dõi tiến độ học tập, đánh giá năng lực phát triển của nhân viên, đồng thời làm căn cứ để xét duyệt kết quả thử việc hay lên kế hoạch đào tạo bổ sung.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do người quản lý trực tiếp hoặc nhân viên phụ trách đào tạo của bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm điền. Đối với Phần I (Công ty đào tạo trong quá trình học việc và thử việc), phiếu được ghi nhận ngay sau khi kết thúc quá trình thử việc của nhân viên mới, dựa trên sự đánh giá của người hướng dẫn trực tiếp. Đối với Phần II (Hồ sơ đào tạo cá nhân), phiếu được cập nhật mỗi khi nhân viên hoàn thành một khóa đào tạo, dù là đào tạo nội bộ hay bên ngoài. Nhân viên cũng có thể tự cập nhật thông tin khóa học của mình, sau đó trình người quản lý ký xác nhận.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Thông tin cá nhân (đầu phiếu): Ghi đầy đủ họ và tên nhân viên, chức vụ hiện tại, phòng/bộ phận làm việc và ngày vào công ty. Các thông tin này phải khớp với hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng.
2. Phần I – Bảng theo dõi đào tạo thử việc: Điền số thứ tự (STT) từ 1 đến 31 tương ứng với các ngày trong tháng. Ở cột "Nội dung đào tạo", ghi rõ công việc hoặc kỹ năng được hướng dẫn trong ngày. Cột "Người đào tạo" ghi tên người trực tiếp kèm cặp. Đánh dấu "x" vào ô ngày tương ứng nếu nhân viên có tham gia đào tạo ngày đó. Cột "Ghi chú" dùng để ghi nhận xét hoặc kết quả đạt được.
3. Phần II – Hồ sơ đào tạo cá nhân: Mỗi khóa đào tạo được ghi trên một dòng riêng. Cột "Nội dung đào tạo" mô tả tên khóa học hoặc chủ đề. Cột "Nơi đào tạo" ghi tên trung tâm, trường lớp hoặc bộ phận tổ chức. Cột "Thời gian đào tạo" chia làm hai cột nhỏ: "Từ" và "Đến" để ghi ngày bắt đầu và kết thúc khóa học.
4. Hình thức đào tạo: Đánh dấu vào ô "Lý thuyết" hoặc "Thực hành" tùy theo tính chất khóa học. Nếu khóa học có cả hai, có thể đánh dấu cả hai ô.
5. Văn bằng, chứng chỉ và số hiệu: Nếu khóa học cấp chứng chỉ hoặc văn bằng, ghi tên loại văn bằng vào cột (6) và số hiệu vào cột (7). Nếu không có, để trống hoặc ghi "Không".
6. Chữ ký xác nhận: Cuối phiếu, nhân viên ký tên và ghi ngày. Người quản lý trực tiếp ký xác nhận sau khi kiểm tra tính chính xác của toàn bộ thông tin.

Lưu ý quan trọng

• Phiếu phải được điền bằng bút mực, chữ viết rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu sai, gạch ngang và viết lại bên cạnh, có chữ ký xác nhận của người quản lý.
• Phần I chỉ áp dụng cho nhân viên mới trong thời gian thử việc, không dùng cho nhân viên chính thức.
• Mỗi khóa đào tạo ở Phần II phải có đầy đủ thông tin về thời gian, nơi đào tạo và hình thức. Thiếu thông tin sẽ không được công nhận vào hồ sơ đào tạo cá nhân.
• Chứng chỉ, văn bằng phải được đính kèm bản sao hoặc scan vào hồ sơ nhân viên để đối chiếu khi cần.
• Người quản lý trực tiếp có trách nhiệm kiểm tra và ký xác nhận trong vòng 7 ngày làm việc kể từ khi nhân viên hoàn thành khóa đào tạo.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu thông tin ngày tháng ở cột "Thời gian đào tạo" (cột Từ/Đến), dẫn đến không xác định được thời gian thực tế của khóa học.
• Nhầm lẫn giữa Phần I và Phần II: ghi nội dung đào tạo thử việc vào Phần II hoặc ngược lại, gây sai lệch hồ sơ.
• Không đánh dấu hình thức đào tạo (lý thuyết/thực hành) hoặc đánh dấu sai, ảnh hưởng đến thống kê loại hình đào tạo của công ty.
• Bỏ trống cột "Người đào tạo" ở Phần I, không xác định được ai là người kèm cặp nhân viên trong quá trình thử việc.
• Viết tắt tên khóa học hoặc tên người không rõ ràng, gây khó khăn khi tra cứu sau này.
• Không ký xác nhận hoặc ký thiếu chữ ký của người quản lý, làm phiếu không có giá trị pháp lý trong hồ sơ nhân sự.