Mục đích sử dụng
Biểu mẫu BM05-QT05 Kế hoạch đào tạo (phiên bản REV01) được thiết kế để giúp các phòng, ban, bộ phận trong công ty lập kế hoạch đào tạo và phát triển năng lực cho nhân viên một cách có hệ thống. Tài liệu này là công cụ quản lý nhân sự quan trọng, thuộc danh mục QT05 – Quản lý nhân sự, giúp xác định nhu cầu đào tạo cụ thể cho từng cá nhân, từ đó đề xuất hình thức đào tạo phù hợp (do công ty tổ chức hoặc tự đào tạo). Kế hoạch này là cơ sở để phòng Hành chính – Nhân sự tổng hợp, trình Ban Giám đốc phê duyệt và bố trí ngân sách đào tạo hàng năm.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do Trưởng phòng hoặc Trưởng bộ phận trực tiếp điền và chịu trách nhiệm. Thời điểm lập kế hoạch thường diễn ra vào đầu năm tài chính hoặc đầu quý, khi các phòng ban rà soát nhu cầu phát triển nhân sự. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng khi có nhân viên mới cần đào tạo hội nhập, hoặc khi có thay đổi về quy trình công nghệ đòi hỏi nâng cao kỹ năng. Sau khi điền, kế hoạch cần được chuyển đến Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự để thẩm định, sau đó trình Ban Giám đốc phê duyệt trước khi triển khai.
Hướng dẫn điền từng mục
- Số: Điền số thứ tự văn bản theo quy tắc đánh số của phòng ban (ví dụ: 01/KHĐT-PKD). Để trống nếu chưa có quy định cụ thể, phòng HC-NS sẽ cấp sau.
- Phòng/Bộ phận: Ghi rõ tên phòng, ban hoặc bộ phận lập kế hoạch (ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật).
- Cột (1) STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng nhân viên trong danh sách đào tạo.
- Cột (2) HỌ VÀ TÊN: Ghi đầy đủ họ và tên nhân viên cần đào tạo, viết chữ in hoa có dấu để tránh nhầm lẫn.
- Cột (3) MÃ SỐ: Điền mã số nhân viên theo hệ thống quản lý nhân sự của công ty (thường có trên hợp đồng lao động hoặc bảng lương).
- Cột (4) CHỨC DANH CÔNG TÁC HIỆN NAY: Ghi chức danh hiện tại của nhân viên theo sơ đồ tổ chức (ví dụ: Nhân viên kinh doanh, Kỹ sư sản xuất).
- Cột (5) NGHIỆP VỤ YÊU CẦU ĐÀO TẠO: Mô tả ngắn gọn nội dung đào tạo cần thiết (ví dụ: Kỹ năng đàm phán hợp đồng, Vận hành máy CNC, An toàn lao động).
- Cột (6.1) HÌNH THỨC ĐÀO TẠO – CÔNG TY ĐÀO TẠO: Đánh dấu "X" nếu khóa đào tạo do công ty tổ chức, mời giảng viên hoặc cử đi học bên ngoài.
- Cột (6.2) HÌNH THỨC ĐÀO TẠO – TỰ ĐÀO TẠO: Đánh dấu "X" nếu nhân viên tự học qua tài liệu, khóa học online hoặc kèm cặp nội bộ.
- Cột (7) GHI CHÚ: Ghi thêm thông tin cần lưu ý như thời gian dự kiến, kinh phí ước tính, hoặc tên giảng viên phụ trách.
- Phần chữ ký cuối trang: Sau khi điền đầy đủ, Trưởng phòng/Bộ phận ký và ghi rõ ngày tháng. Sau đó chuyển cho Trưởng phòng HC-NS ký nhận, cuối cùng trình Ban Giám đốc phê duyệt.
Lưu ý quan trọng
- Chỉ điền một nhân viên trên một dòng, không gộp nhiều người vào cùng một ô để tránh sai sót khi tổng hợp.
- Nội dung ở cột (5) Nghiệp vụ yêu cầu đào tạo phải cụ thể, đo lường được, tránh ghi chung chung như "đào tạo kỹ năng mềm".
- Mỗi nhân viên chỉ được chọn một hình thức đào tạo chính (công ty đào tạo hoặc tự đào tạo), không đánh dấu cả hai ô trừ khi có sự đồng ý của cấp trên.
- Biểu mẫu phải được ký đủ ba chữ ký: Trưởng phòng, Trưởng phòng HC-NS và Ban Giám đốc. Thiếu bất kỳ chữ ký nào, kế hoạch sẽ không có hiệu lực.
- Lưu giữ bản gốc tại phòng HC-NS, bản sao gửi lại phòng ban để theo dõi tiến độ thực hiện.
Lỗi thường gặp
- Nhầm lẫn giữa cột "Công ty đào tạo" và "Tự đào tạo": Nhiều người đánh dấu cả hai ô, gây khó khăn khi xét duyệt ngân sách. Chỉ chọn một hình thức duy nhất.
- Bỏ trống cột "Mã số nhân viên": Đây là lỗi phổ biến khiến phòng HC-NS mất thời gian tra cứu lại. Luôn kiểm tra mã số trước khi nộp.
- Ghi thiếu ngày tháng ở phần ký: Các mốc thời gian (ngày lập, ngày ký của HC-NS, ngày phê duyệt) phải được điền đầy đủ để xác định hiệu lực của kế hoạch.
- Nội dung đào tạo quá chung chung: Ví dụ ghi "đào tạo nghiệp vụ" mà không nói rõ là nghiệp vụ gì. Cần mô tả chi tiết để phòng HC-NS có cơ sở tìm giảng viên hoặc tài liệu phù hợp.
- Không cập nhật chức danh hiện tại: Nếu nhân viên vừa được thăng chức, phải ghi chức danh mới, nếu không kế hoạch đào tạo sẽ không đúng với nhu cầu thực tế.
