Mục đích sử dụng
Phiếu yêu cầu tuyển dụng (BM01/QT05) là biểu mẫu chính thức được sử dụng trong quy trình quản lý nhân sự của công ty. Mục đích của phiếu này là để các phòng, bộ phận trong công ty gửi đề xuất nhu cầu tuyển dụng nhân sự lên Ban Giám đốc và Phòng Nhân sự. Khi một phòng ban phát sinh nhu cầu bổ sung nhân lực do mở rộng quy mô, thay thế nhân viên nghỉ việc, hoặc cần chuyên môn mới, bộ phận đó sẽ sử dụng phiếu này để mô tả chi tiết vị trí cần tuyển, số lượng, yêu cầu cụ thể và lý do tuyển dụng. Phiếu này là cơ sở để Phòng Nhân sự xem xét, lên kế hoạch tìm kiếm ứng viên và trình Ban Giám đốc phê duyệt.
Ai điền và khi nào
Phiếu này do Trưởng bộ phận hoặc người được ủy quyền của phòng/ban có nhu cầu tuyển dụng trực tiếp điền. Thời điểm điền phiếu là khi phòng ban xác định có nhu cầu tuyển dụng thực tế, đã được cấp quản lý trực tiếp thống nhất sơ bộ. Sau khi điền đầy đủ thông tin, người đề nghị ký tên và chuyển phiếu lên Phòng Nhân sự để xin ý kiến. Phòng Nhân sự sẽ xem xét tính hợp lý, khả năng đáp ứng nguồn lực, sau đó trình lên Ban Giám đốc phê duyệt lần cuối. Quy trình này đảm bảo mọi nhu cầu tuyển dụng đều được kiểm soát chặt chẽ, tránh lãng phí và tuyển đúng người đúng việc.
Hướng dẫn điền từng mục
- Số phiếu: Mục này do Phòng Nhân sự hoặc văn thư đánh số theo quy định quản lý văn bản. Người đề nghị không tự điền, để trống.
- Phòng/Bộ phận yêu cầu: Ghi rõ tên phòng, ban hoặc bộ phận đang có nhu cầu tuyển dụng. Ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, Bộ phận Kế toán.
- 1. Lý do tuyển dụng: Mô tả ngắn gọn, cụ thể lý do tại sao cần tuyển thêm người. Ví dụ: "Bổ sung nhân sự cho dự án mới", "Thay thế nhân viên A nghỉ việc", "Mở rộng thị trường miền Nam".
- 2. Bảng chi tiết nhu cầu tuyển dụng: Đây là phần quan trọng nhất, cần điền đầy đủ cho từng vị trí. Mỗi dòng là một vị trí khác nhau. Các cột cần điền: Chức danh cần tuyển (ví dụ: Nhân viên kinh doanh), Số hiệu MTCV (mã số mô tả công việc, nếu có), Số lượng (số người cần tuyển), Yêu cầu (gồm: Trình độ văn hoá, Trình độ chuyên môn, Ngoại ngữ, Tin học, Trình độ nghề, Tuổi, Giới tính, Sức khỏe – điền chi tiết từng tiêu chí), Ghi chú (các yêu cầu đặc biệt khác nếu có).
- Ngày tháng và Người đề nghị: Ghi ngày lập phiếu và ký tên người đề nghị (thường là Trưởng bộ phận).
- Ý kiến của Phòng Nhân sự: Mục này do Phòng Nhân sự điền sau khi xem xét. Họ sẽ đánh dấu vào ô "Không tuyển dụng" hoặc "Tuyển dụng" / "Điều chuyển nội bộ". Nếu điều chuyển nội bộ, cần ghi rõ tên nhân viên và mã số.
- Ban Giám đốc duyệt: Đây là mục cuối cùng, do Ban Giám đốc ký duyệt hoặc ghi ý kiến chỉ đạo. Người đề nghị không can thiệp vào mục này.
Lưu ý quan trọng
- Phiếu phải được điền bằng bút mực, chữ viết rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu sai, nên làm phiếu mới.
- Mọi thông tin về yêu cầu tuyển dụng (trình độ, ngoại ngữ, tuổi tác...) phải trung thực, phản ánh đúng nhu cầu thực tế của công việc.
- Không tự ý bỏ trống các cột yêu cầu; nếu không có yêu cầu đặc biệt thì ghi "Không yêu cầu" hoặc "Linh hoạt".
- Phiếu phải được chuyển đến Phòng Nhân sự ít nhất 2 tuần trước thời điểm cần nhân sự mới để có thời gian tìm kiếm và phỏng vấn.
- Lưu giữ bản gốc tại phòng ban và bản sao gửi Phòng Nhân sự theo quy định lưu trữ hồ sơ.
Lỗi thường gặp
- Không ghi rõ lý do tuyển dụng hoặc ghi chung chung như "thiếu người" mà không giải thích cụ thể, dẫn đến bị Phòng Nhân sự từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.
- Bỏ sót các cột yêu cầu chi tiết như trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, khiến Phòng Nhân sự không biết chính xác ứng viên cần đáp ứng tiêu chí gì.
- Ghi sai số lượng hoặc chức danh không khớp với sơ đồ tổ chức của công ty, gây khó khăn cho việc phê duyệt.
- Người đề nghị quên ký tên hoặc ghi ngày tháng, làm phiếu không hợp lệ về mặt thủ tục hành chính.
- Điền thông tin vào mục "Ý kiến của Phòng Nhân sự" hoặc "Ban Giám đốc duyệt" – đây là lỗi nghiêm trọng vì các mục này chỉ dành cho cấp có thẩm quyền.
