Hướng dẫn điền sổ theo dõi cấp phát VPP BM04VPP

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM04VPP - Sổ theo dõi cấp phát VPP (phiên bản REV01) được thiết kế nhằm quản lý chặt chẽ việc cấp phát văn phòng phẩm trong từng phòng ban của công ty. Mẫu sổ này giúp ghi nhận chi tiết từng lần nhận VPP của nhân viên, bao gồm loại hàng, số lượng, đơn vị tính và thời gian nhận. Nhờ đó, bộ phận hành chính có thể kiểm soát định mức tiêu thụ VPP hàng tháng, tránh thất thoát và lãng phí. Đồng thời, biểu mẫu cũng là căn cứ để đối chiếu, tổng hợp số liệu khi lập báo cáo cuối kỳ.

Ai điền và khi nào

Sổ theo dõi cấp phát VPP do nhân viên văn thư hoặc thủ kho VPP của từng phòng ban trực tiếp ghi chép. Mỗi khi có nhân viên đến nhận văn phòng phẩm, người phụ trách phải điền ngay vào sổ, không để quá cuối ngày làm việc. Nhân viên nhận VPP có trách nhiệm ký tên xác nhận vào cột "Ký tên" sau khi đã kiểm tra đúng số lượng và chủng loại. Sổ này được lưu tại phòng ban và xuất trình khi có kiểm tra định kỳ từ bộ phận hành chính tổng hợp.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Phòng: Ghi rõ tên phòng ban sử dụng sổ, ví dụ: Phòng Hành chính, Phòng Kế toán, Phòng Kỹ thuật. Mỗi phòng có một quyển sổ riêng.
2. STT/No.: Đánh số thứ tự tăng dần từ 1 cho mỗi lần cấp phát trong tháng. Hết tháng sang tháng mới bắt đầu lại từ số 1.
3. Tháng/Month: Ghi tháng và năm của lần cấp phát, ví dụ: 10/2024. Mỗi dòng chỉ ghi một tháng duy nhất.
4. Loại VPP/Type of stationery: Ghi tên cụ thể của văn phòng phẩm được cấp, ví dụ: bút bi, giấy A4, kẹp file, bìa hồ sơ. Không viết chung chung như "văn phòng phẩm".
5. Đơn vị/Unit: Ghi đơn vị tính của loại VPP tương ứng, như: cây, tập, hộp, thùng, cái.
6. Số lượng/Quantity: Ghi số lượng VPP thực tế đã cấp cho nhân viên, bằng chữ số Ả Rập. Ví dụ: 5, 10, 2.
7. Ngày nhận/Date of receipt: Ghi ngày tháng năm nhân viên nhận VPP, theo định dạng DD/MM/YYYY. Ví dụ: 15/10/2024.
8. Ký tên/Signature: Nhân viên nhận VPP ký tên trực tiếp vào cột này sau khi đã kiểm tra và nhận đủ hàng. Chữ ký phải rõ ràng, không viết tắt.
9. Ghi chú/Note: Dùng để ghi lại các thông tin bổ sung nếu có, như: lý do cấp bổ sung, VPP bị lỗi đổi trả, hoặc số phiếu yêu cầu cấp VPP kèm theo.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi dòng trong sổ chỉ ghi một loại VPP duy nhất. Nếu nhân viên nhận nhiều loại khác nhau, phải ghi thành nhiều dòng riêng biệt.
• Không được tẩy xóa hoặc sửa chữa số liệu. Nếu ghi sai, hãy gạch ngang một đường lên ô sai và ghi lại số đúng bên cạnh, có chữ ký xác nhận của người phụ trách.
• Sổ phải được đánh số trang và đóng dấu giáp lai của phòng hành chính để tránh thay thế trang trái phép.
• Cuối mỗi tháng, người phụ trách phải tổng kết số lượng từng loại VPP đã cấp và ký xác nhận vào dòng cuối cùng của tháng.

Lỗi thường gặp

• Ghi tên loại VPP quá chung chung như "đồ dùng văn phòng" thay vì ghi cụ thể tên hàng, gây khó khăn khi kiểm kê.
• Bỏ sót cột "Đơn vị" hoặc ghi sai đơn vị, ví dụ ghi "hộp" cho bút bi trong khi thực tế đơn vị là "cây".
• Không ghi ngày nhận hoặc ghi ngày không đúng định dạng, dẫn đến không xác định được thời điểm cấp phát.
• Nhân viên quên ký tên vào cột "Ký tên" sau khi nhận VPP, làm mất giá trị pháp lý của sổ theo dõi.
• Đánh số thứ tự trùng lặp hoặc nhảy số, gây rối khi tra cứu và tổng hợp số liệu cuối tháng.