Hướng dẫn điền Giấy đề nghị văn phòng phẩm đột xuất BM03/VPP

Mục đích sử dụng

Mẫu BM03/VPP - Giấy đề nghị văn phòng phẩm đột xuất được thiết kế để nhân viên Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24 có thể đề xuất mua sắm các loại văn phòng phẩm phát sinh ngoài kế hoạch định kỳ hàng tháng. Biểu mẫu này giúp chuẩn hóa quy trình xin duyệt, đảm bảo mọi nhu cầu VPP đột xuất đều được ghi nhận và xét duyệt minh bạch bởi Phòng Hành Chính – Nhân Sự. Đồng thời, nó là căn cứ để công ty kiểm soát chi phí, đối chiếu với định mức cho phép và quản lý việc sử dụng tài sản chung một cách hiệu quả.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên (người có nhu cầu) trực tiếp điền và ký tên. Người đề nghị có thể là bất kỳ nhân viên nào thuộc các phòng ban, bộ phận trong công ty. Thời điểm điền là khi phát sinh nhu cầu văn phòng phẩm đột xuất ngoài danh mục đã được cấp phát định kỳ, ví dụ: hết giấy in giữa tháng, cần mua thêm bút bi cho dự án gấp, hoặc hỏng hóc thiết bị văn phòng nhỏ cần thay thế ngay. Lưu ý quan trọng: mỗi nhân viên chỉ được đề nghị tối đa 2 lần trong một tháng, nếu vượt quá sẽ không được duyệt.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tháng....../201...: Ghi rõ tháng và năm hiện tại mà bạn làm đề nghị, ví dụ: "Tháng 03/2025".
2. Kính gửi: Phòng Hành Chính – Nhân Sự: Mục này đã được in sẵn, không cần điền thêm.
3. Tôi tên là: Ghi đầy đủ họ và tên của người đề nghị (ví dụ: Nguyễn Văn A).
4. Chức vụ: Ghi chức danh hiện tại của bạn (ví dụ: Nhân viên Kinh doanh, Chuyên viên Kế toán).
5. Phòng/ Bộ phận: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận bạn đang công tác (ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật).
6. Danh sách văn phòng phẩm (mục 1 đến 5): Liệt kê cụ thể từng loại văn phòng phẩm cần đề nghị, bao gồm tên hàng, số lượng, đơn vị tính. Ví dụ: "1. Giấy A4 Double A – 2 ram", "2. Bút bi Thiên Long – 5 cây". Nếu cần nhiều hơn 5 mục, bạn có thể ghi tiếp vào dòng trống hoặc phụ lục kèm theo.
7. Mục đích sử dụng: Mô tả ngắn gọn lý do cần văn phòng phẩm đột xuất này. Ví dụ: "Phục vụ in ấn báo cáo dự án cuối tháng" hoặc "Bổ sung bút cho hội thảo khách hàng".
8. TP. Nha Trang, ngày……..tháng……..năm 201…: Ghi địa danh "TP. Nha Trang" (đã in sẵn), sau đó điền ngày, tháng, năm hiện tại (ví dụ: ngày 15 tháng 03 năm 2025).
9. Ký tên: Phần này có 3 vị trí ký: Người đề nghị (bạn ký và ghi rõ họ tên), Trưởng bộ phận (trưởng phòng của bạn ký xác nhận), và TP. HC - NS (Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự ký duyệt). Bạn chỉ cần ký ở ô "Người đề nghị", các ô còn lại do cấp trên và phòng HC-NS xử lý.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi nhân viên chỉ được đề nghị văn phòng phẩm đột xuất tối đa 2 lần trong một tháng. Nếu vượt quá, giấy đề nghị sẽ không được duyệt.
• Phòng Hành Chính – Nhân Sự có trách nhiệm lưu giữ giấy đề nghị này để theo dõi và đối chiếu với định mức cho phép của từng phòng ban.
• Người đề nghị phải cam kết chỉ sử dụng văn phòng phẩm đúng mục đích công việc. Nếu làm mất hoặc hư hỏng, người đề nghị phải bồi thường hoàn toàn cho công ty.
• Trước khi điền, hãy kiểm tra lại tồn kho văn phòng phẩm của bộ phận để tránh đề nghị trùng lặp hoặc dư thừa.
• Chỉ điền vào các trường có dấu chấm hoặc gạch chân, không tự ý sửa đổi cấu trúc biểu mẫu.

Lỗi thường gặp

• Không ghi rõ số lượng hoặc đơn vị tính cho từng loại văn phòng phẩm, khiến phòng HC-NS không thể xác định chính xác nhu cầu và dễ bị từ chối.
• Điền thiếu thông tin cá nhân như chức vụ hoặc phòng ban, gây khó khăn cho việc xác minh và duyệt đề nghị.
• Ghi mục đích sử dụng quá chung chung (ví dụ: "để dùng"), không thuyết phục được trưởng bộ phận và phòng HC-NS.
• Quên ký tên ở ô "Người đề nghị" hoặc ký không ghi rõ họ tên, làm cho biểu mẫu không hợp lệ.
• Đề nghị văn phòng phẩm đột xuất lần thứ 3 trong tháng mà không biết quy định giới hạn 2 lần, dẫn đến bị từ chối ngay từ đầu.
• Nhầm lẫn giữa mẫu đột xuất này với mẫu đề nghị VPP định kỳ, dẫn đến điền sai biểu mẫu và mất thời gian xử lý lại.