Hướng dẫn điền Giấy đề nghị VPP đột xuất BM03VPP

Mục đích sử dụng

Mẫu BM03VPP – Giấy đề nghị văn phòng phẩm đột xuất được thiết kế để nhân viên trong công ty sử dụng khi có nhu cầu mua sắm văn phòng phẩm phát sinh ngoài kế hoạch định kỳ hàng tháng. Biểu mẫu này giúp chuẩn hóa quy trình xin duyệt, đảm bảo mọi đề nghị đều được ghi nhận, xét duyệt và kiểm soát bởi Phòng Hành chính – Nhân sự. Mục đích cuối cùng là đáp ứng kịp thời nhu cầu công việc đột xuất của nhân viên, đồng thời quản lý chặt chẽ chi phí văn phòng phẩm, tránh lãng phí và thất thoát tài sản công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do chính nhân viên có nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm đột xuất điền và ký tên. Nhân viên đó có thể thuộc bất kỳ phòng ban, bộ phận nào trong công ty. Thời điểm điền là khi phát sinh nhu cầu cần mua sắm văn phòng phẩm ngoài định mức được cấp hàng tháng, ví dụ: hết giấy in giữa tháng, cần mua thêm bút lông để vẽ sơ đồ dự án, hoặc cần bìa hồ sơ gấp cho cuộc họp quan trọng. Lưu ý, theo quy định ghi trên biểu mẫu, mỗi nhân viên chỉ được đề nghị tối đa 2 lần trong một tháng, vì vậy cần cân nhắc kỹ trước khi làm đơn.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tháng....../201...: Ghi rõ tháng và năm hiện tại mà bạn làm đề nghị, ví dụ "Tháng 10/2025".
2. Kính gửi: Phòng Hành Chính – Nhân Sự: Mục này đã được in sẵn, bạn không cần điền thêm.
3. Tôi tên là: Viết đầy đủ họ và tên của bạn, viết in hoa có dấu hoặc viết thường tùy quy định phòng ban, nhưng phải rõ ràng, dễ đọc.
4. Chức vụ: Ghi chức danh hiện tại của bạn trong công ty, ví dụ: Nhân viên Kinh doanh, Chuyên viên Kỹ thuật, Trưởng nhóm Dự án.
5. Phòng/ Bộ phận: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận bạn đang công tác, ví dụ: Phòng Kế toán, Bộ phận Marketing, Phòng Kỹ thuật.
6. Danh sách văn phòng phẩm (mục 1, 2, 3, 4, 5): Liệt kê cụ thể từng loại văn phòng phẩm bạn cần, kèm số lượng và đơn vị tính nếu cần. Ví dụ: "1. Giấy A4 Double A – 2 ream", "2. Bút bi Thiên Long 0.7 – 10 cây", "3. Bìa hồ sơ thường – 5 cái". Nếu cần nhiều hơn 5 loại, bạn có thể ghi tiếp vào dòng trống bên dưới hoặc viết thêm phụ lục đính kèm.
7. Mục đích sử dụng: Mô tả ngắn gọn lý do bạn cần các văn phòng phẩm này, ví dụ: "Phục vụ in ấn báo cáo quý đột xuất", "Hỗ trợ trang trí hội trường cho sự kiện cuối năm".
8. TP. Nha Trang, ngày……..tháng……..năm 201…: Ghi địa danh (thường là Nha Trang) và ngày tháng năm hiện tại. Phần năm có thể ghi đầy đủ là 2025 thay vì 201….
9. Phần ký tên: Bạn ký và ghi rõ họ tên vào ô "Người đề nghị". Sau đó, Trưởng bộ phận của bạn sẽ ký xác nhận, và cuối cùng là Trưởng phòng HC-NS ký duyệt.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ được phép đề nghị tối đa 2 lần trong một tháng, nếu vượt quá sẽ không được duyệt.
• Cam kết chỉ sử dụng văn phòng phẩm được duyệt đúng mục đích công việc, nếu làm mất hoặc hư hỏng phải bồi thường toàn bộ.
• Phòng Hành chính – Nhân sự sẽ lưu giấy đề nghị này để đối chiếu với định mức cho phép của từng phòng ban.
• Điền đầy đủ, rõ ràng tất cả các thông tin, đặc biệt là danh sách văn phòng phẩm và mục đích sử dụng, tránh viết tắt khó hiểu.
• Trước khi nộp, hãy kiểm tra lại chữ ký của Trưởng bộ phận đã đầy đủ chưa, vì thiếu chữ ký này đơn sẽ không được chuyển lên Phòng HC-NS.

Lỗi thường gặp

• Không ghi rõ số lượng hoặc đơn vị tính cho từng loại văn phòng phẩm, khiến Phòng HC-NS không thể xác định chính xác nhu cầu và dễ bị từ chối.
• Viết mục đích sử dụng chung chung như "phục vụ công việc" mà không nêu rõ lý do đột xuất, dẫn đến bị đánh giá là không cần thiết.
• Quên ký tên hoặc ký tên không đúng ô quy định (ví dụ: nhân viên ký vào ô của Trưởng bộ phận), làm mất hiệu lực của biểu mẫu.
• Đề nghị quá 2 lần trong một tháng mà không biết, dẫn đến đơn bị trả lại và mất thời gian chờ đợi.
• Ghi sai thông tin cá nhân như tên, chức vụ, phòng ban, gây khó khăn cho việc xác minh và duyệt đơn.