Hướng dẫn điền Giấy đề nghị VPP tháng BM01VPP chi tiết

Mục đích sử dụng

Mẫu BM01VPP – Giấy đề nghị VPP tháng được thiết kế để các bộ phận trong công ty đăng ký nhu cầu văn phòng phẩm định kỳ hàng tháng. Biểu mẫu này giúp Phòng Hành chính – Nhân sự tổng hợp, lên kế hoạch mua sắm và cấp phát VPP một cách tập trung, tránh lãng phí và thiếu hụt. Việc sử dụng mẫu thống nhất cũng đảm bảo tính minh bạch, kiểm soát được ngân sách chi tiêu cho văn phòng phẩm của toàn công ty.

Ai điền và khi nào

Người đề nghị là nhân viên hoặc người được ủy quyền của từng bộ phận có nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm. Biểu mẫu này cần được điền và nộp cho Phòng Hành chính – Nhân sự trước ngày cuối cùng của tháng, để kịp tiến độ mua sắm và cấp phát cho tháng tiếp theo. Sau khi điền, người đề nghị phải ký tên, sau đó trình Trưởng bộ phận và Trưởng phòng HC-NS ký duyệt theo đúng quy trình phê duyệt của công ty.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tháng....../201...: Ghi rõ tháng và năm bạn đề nghị cấp VPP. Ví dụ: Tháng 12/2024. Đây là thông tin quan trọng để đối chiếu với kế hoạch ngân sách.
2. Bộ phận: Ghi tên bộ phận của bạn (ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Phòng Kinh doanh, Xưởng Sản xuất...). Mục này giúp xác định nơi sử dụng VPP.
3. STT (Số thứ tự): Đánh số thứ tự cho từng loại VPP bạn yêu cầu, bắt đầu từ 1. Mỗi dòng chỉ ghi một loại VPP.
4. TÊN VPP: Ghi chính xác tên văn phòng phẩm cần đề nghị. Bạn có thể chọn từ danh sách có sẵn (từ số 1 đến 70) hoặc ghi tên loại VPP khác ở phần cuối biểu mẫu. Ví dụ: Băng keo trong 18mm, Bút bi bấm TL027 xanh.
5. ĐVT (Đơn vị tính): Ghi đơn vị tính của VPP đó (Cuộn, Cái, Xấp, Gram, Hộp, Cây, Quyển, Cục, Ống, Tờ...). Tham khảo đơn vị tính đã được liệt kê sẵn trong danh sách mẫu.
6. SỐ LƯỢNG: Điền số lượng cụ thể bạn cần. Nếu không có nhu cầu với một ô nào đó, bạn phải gạch chéo ô đó để tránh nhầm lẫn. Tuyệt đối không để trống.
7. Những loại văn phòng phẩm khác (không có trong danh sách trên): Nếu VPP bạn cần không nằm trong 70 mục đã liệt kê, hãy ghi rõ tên, đơn vị tính và số lượng vào phần này. Mỗi dòng ghi một loại.
8. TP. Nha Trang, ngày ...... tháng …… năm 201….: Ghi địa danh (TP. Nha Trang) và ngày, tháng, năm thực tế khi bạn ký đề nghị.
9. Người đề nghị: Ký và ghi rõ họ tên của người lập phiếu đề nghị.
10. Trưởng bộ phận: Trưởng bộ phận của người đề nghị ký và ghi rõ họ tên sau khi xác nhận nhu cầu là hợp lý.
11. Trưởng phòng HC - NS: Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự ký và ghi rõ họ tên để phê duyệt cuối cùng trước khi tiến hành mua sắm.

Lưu ý quan trọng

• Không được tẩy, xóa hoặc cạo sửa bất kỳ thông tin nào trên giấy đề nghị. Nếu viết sai, hãy làm lại phiếu mới.
• Ô "Số lượng" bắt buộc phải điền số hoặc gạch chéo. Không được để ô trống vì sẽ gây khó khăn cho việc kiểm đếm và mua hàng.
• Phiếu đề nghị phải được nộp trước ngày cuối cùng của tháng. Nộp trễ có thể khiến VPP không được cấp kịp thời cho tháng sau.
• Chỉ ghi những VPP thực sự cần thiết cho công việc, tránh đề nghị dư thừa gây lãng phí ngân sách công ty.
• Đối với VPP có trong danh sách mẫu, ưu tiên ghi đúng tên và đơn vị tính như đã liệt kê để tránh nhầm lẫn khi đặt hàng.

Lỗi thường gặp

• Quên ghi tháng/năm hoặc bộ phận, khiến phiếu không xác định được thời gian và nơi đề nghị.
• Điền số lượng không rõ ràng hoặc để trống ô, gây khó khăn cho người tổng hợp.
• Viết tắt tên VPP không đúng quy ước, dễ dẫn đến mua nhầm chủng loại (ví dụ: ghi "băng keo" mà không ghi rõ kích thước).
• Không gạch chéo các ô không sử dụng, khiến người đọc tưởng nhầm là thiếu thông tin.
• Ký thiếu chữ ký của một trong ba bên (Người đề nghị, Trưởng bộ phận, Trưởng phòng HC-NS), làm phiếu không hợp lệ.
• Nộp phiếu sau ngày cuối cùng của tháng, dẫn đến việc mua sắm bị chậm trễ hoặc phải chờ sang tháng sau.