Hướng dẫn điền Quyết định chấm dứt HĐLĐ BM07B-QT14

Mục đích sử dụng

Mẫu BM07B-QT14 là văn bản pháp lý chính thức do Ban Giám đốc Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24 ban hành nhằm ghi nhận quyết định chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động. Biểu mẫu này được sử dụng khi người lao động có đơn xin nghỉ việc hợp lệ và công ty đồng ý chấm dứt quan hệ lao động theo đúng quy định của Bộ Luật Lao động. Quyết định này là cơ sở để thực hiện các thủ tục thanh lý hợp đồng, bàn giao công việc, tài sản và giải quyết các quyền lợi cuối cùng cho nhân viên. Đây là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ nhân sự khi kết thúc hợp đồng lao động.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do bộ phận Hành chính – Nhân sự (HCNS) soạn thảo và trình lên Ban Giám đốc ký duyệt. Thời điểm điền là sau khi công ty nhận được đơn xin nghỉ việc của người lao động, đã có sự đồng ý của trưởng bộ phận và phê duyệt của Giám đốc. Quyết định được lập trước ngày chấm dứt hợp đồng lao động chính thức, thường là trong vòng 7-10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn. Nhân viên HCNS cần kiểm tra tính hợp lệ của đơn xin nghỉ việc, thời gian báo trước theo quy định và các điều khoản trong hợp đồng lao động trước khi soạn thảo quyết định này.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số quyết định (Số: ……/…/ QĐ-CMC): Ghi số thứ tự quyết định theo quy tắc đánh số của công ty, ví dụ: 12/2024/QĐ-CMC. Số này phải liên tục và không trùng với các quyết định khác trong năm.
2. Địa danh và ngày tháng (TP. Nha Trang, ngày …… tháng ……. năm 201 …..): Ghi đúng địa danh là Nha Trang (nơi công ty đặt trụ sở). Điền ngày, tháng, năm ban hành quyết định. Lưu ý sửa năm cho phù hợp với thời điểm hiện tại (ví dụ: năm 2024).
3. Căn cứ Hợp đồng lao động số ………HDLD-CMC ngày ………………………….: Ghi chính xác số hợp đồng lao động và ngày ký kết giữa công ty và người lao động. Thông tin này lấy từ hợp đồng gốc lưu tại phòng HCNS.
4. Xét đơn xin nghỉ việc ngày ……………… của Ông (Bà) …………………………………: Điền ngày tháng năm người lao động nộp đơn xin nghỉ việc và họ tên đầy đủ của người đó. Tên phải viết hoa có dấu, đúng với giấy tờ tùy thân.
5. Điều 1 – Họ tên và ngày chấm dứt HĐLĐ: Ghi lại họ tên người lao động và ngày hợp đồng lao động chính thức chấm dứt. Ngày này phải phù hợp với thời gian báo trước theo luật định (tối thiểu 30 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn).
6. Điều 2 – Trách nhiệm bàn giao: Mục này đã được soạn sẵn, nhân viên HCNS chỉ cần kiểm tra lại thông tin. Người lao động có trách nhiệm bàn giao công việc, hồ sơ, sổ sách, tài sản theo phân công của Trưởng phòng HCNS.
7. Điều 4 – Ngày có hiệu lực: Ghi ngày ký quyết định. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký, không phải ngày chấm dứt HĐLĐ ghi ở Điều 1.
8. Giám đốc ký: Để trống dòng này để Giám đốc ký và ghi rõ họ tên. Mẫu đã có sẵn chức danh và tên Ks. Nguyễn Ngọc Thành, cần kiểm tra xem có thay đổi nhân sự hay không.

Lưu ý quan trọng

• Quyết định phải được lập thành ít nhất 03 bản: một bản giao cho người lao động, một bản lưu hồ sơ nhân sự, một bản gửi phòng kế toán để làm cơ sở thanh toán lương và bảo hiểm.
• Tất cả các thông tin về số hợp đồng, ngày tháng, họ tên phải khớp tuyệt đối với hồ sơ gốc. Sai sót dù nhỏ cũng có thể dẫn đến tranh chấp lao động.
• Ngày chấm dứt HĐLĐ tại Điều 1 phải trùng với ngày cuối cùng người lao động làm việc thực tế và phải đảm bảo thời gian báo trước theo quy định tại Điều 35 Bộ Luật Lao động.
• Trước khi trình ký, cần đính kèm đơn xin nghỉ việc, hợp đồng lao động và biên bản bàn giao công việc để Giám đốc xem xét.
• Quyết định này không thay thế cho các thủ tục khác như xác nhận bảo hiểm xã hội, sổ BHXH, hay quyết toán thuế TNCN. Cần thực hiện đồng bộ các thủ tục sau khi quyết định có hiệu lực.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai số hợp đồng lao động hoặc ngày ký hợp đồng, dẫn đến căn cứ pháp lý không chính xác. Cần đối chiếu với bản gốc trước khi điền.
• Nhầm lẫn giữa ngày nộp đơn xin nghỉ việc và ngày chấm dứt HĐLĐ. Hai ngày này khác nhau và phải ghi đúng vào từng vị trí tương ứng.
• Bỏ sót hoặc điền sai địa danh, ngày tháng ban hành quyết định. Địa danh phải là "TP. Nha Trang", không được viết tắt hay ghi sai.
• Không cập nhật năm hiện tại, vẫn để mẫu cũ "năm 201…". Đây là lỗi phổ biến khi sử dụng mẫu cũ mà không chỉnh sửa.
• Quên ký hoặc không ghi rõ họ tên người lao động ở Điều 1 và Điều 2, làm cho quyết định thiếu tính pháp lý và khó xác định đối tượng thi hành.