Hướng dẫn điền biên bản bàn giao hồ sơ tài liệu BM03-QT14

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM03-QT14 - Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu được sử dụng để ghi nhận việc chuyển giao hồ sơ, tài liệu giữa các cá nhân hoặc bộ phận trong công ty. Văn bản này đóng vai trò là bằng chứng pháp lý xác nhận người bàn giao đã chuyển đầy đủ và người nhận đã tiếp nhận đúng số lượng, tình trạng tài liệu. Biên bản giúp minh bạch trách nhiệm, tránh thất lạc hoặc tranh chấp về sau, đặc biệt quan trọng khi nhân sự nghỉ việc, chuyển công tác hoặc tái cơ cấu phòng ban.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do người bàn giao (người có trách nhiệm chuyển hồ sơ, tài liệu) chủ động lập và điền các thông tin chính. Người nhận bàn giao có nhiệm vụ kiểm tra thực tế và ký xác nhận sau khi đối chiếu. Trưởng bộ phận HC-NS hoặc trưởng bộ phận liên quan sẽ ký xác nhận cuối cùng. Thời điểm lập biên bản là khi có sự thay đổi nhân sự (nghỉ việc, luân chuyển), khi kết thúc dự án cần bàn giao tài liệu, hoặc khi có yêu cầu kiểm kê, chuyển giao định kỳ theo quy định công ty.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Điền số thứ tự văn bản theo quy tắc đánh số của công ty, ví dụ: 01/2024/BBBG. Nếu chưa có quy định, để trống để bộ phận hành chính bổ sung sau.
2. Ngày tháng: Ghi ngày, tháng, năm hiện tại khi lập biên bản, ví dụ: 15/10/2024. Đảm bảo thống nhất với ngày ký ở cuối văn bản.
3. Người bàn giao: Ghi rõ họ tên đầy đủ của người chịu trách nhiệm bàn giao, không viết tắt. Phòng/Bộ phận: ghi tên phòng ban nơi người đó đang công tác.
4. Người nhận bàn giao: Ghi họ tên và phòng ban của người sẽ tiếp nhận hồ sơ, tài liệu. Người này phải có thẩm quyền và trách nhiệm nhận.
5. Lý do bàn giao: Mô tả ngắn gọn lý do, ví dụ: "Nghỉ việc theo quyết định số...", "Chuyển công tác sang phòng Kinh doanh", "Kết thúc dự án ABC". Không viết chung chung.
6. Bảng danh mục hồ sơ, tài liệu: Điền lần lượt từng dòng: STT (số thứ tự), Mã hồ sơ (nếu có), Tên hồ sơ/tài liệu (ghi rõ ràng, đầy đủ tên gốc), Số lượng (bằng số, ví dụ: 01 bộ, 02 cuốn), Tình trạng (mới, cũ, còn nguyên, hư hỏng nhẹ...), Vị trí để (tủ số mấy, kệ nào, phòng nào). Mỗi loại tài liệu ghi một dòng riêng.
7. Ký tên: Người bàn giao, người nhận bàn giao và trưởng bộ phận xác nhận phải ký trực tiếp, ghi rõ họ tên bên dưới chữ ký. Không ký thay hoặc ký bằng bút chì.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản được lập thành 03 bản giống nhau: người bàn giao giữ 01 bản, người nhận giữ 01 bản, trưởng phòng HC-NS giữ 01 bản để lưu trữ.
• Trước khi ký, người nhận bàn giao phải kiểm tra kỹ từng tài liệu về số lượng và tình trạng thực tế. Nếu phát hiện thiếu hoặc hư hỏng, ghi chú ngay vào biên bản trước khi ký.
• Mã số biểu mẫu BM03/QT14 và lần ban hành 01, ngày 20/09/10 là thông tin cố định, không được sửa đổi.
• Không được tẩy xóa, viết đè lên biên bản. Nếu sai, lập biên bản mới và hủy bản cũ.
• Đối với tài liệu điện tử, cần ghi rõ đường dẫn lưu trữ hoặc tên file trong cột "Vị trí để hồ sơ, tài liệu".

Lỗi thường gặp

• Quên ghi lý do bàn giao hoặc ghi quá chung chung như "bàn giao công việc" mà không nêu cụ thể lý do, gây khó khăn khi tra cứu sau này.
• Không ghi đầy đủ thông tin ở cột "Tình trạng" và "Vị trí để hồ sơ", dẫn đến khi cần tìm lại tài liệu mất nhiều thời gian.
• Người nhận ký xác nhận mà chưa kiểm tra thực tế số lượng và chất lượng tài liệu, sau đó phát hiện thiếu nhưng không thể khiếu nại.
• Viết tắt tên hồ sơ, tài liệu hoặc tên người, gây nhầm lẫn và thiếu chuyên nghiệp.
• Không đánh số thứ tự liên tục trong bảng danh mục, hoặc để trống dòng giữa các mục, dễ bị thêm nội dung trái phép.
• Thiếu chữ ký của một trong ba bên (người bàn giao, người nhận, trưởng bộ phận) làm biên bản không có hiệu lực.