Hướng dẫn điền Phiếu yêu cầu tuyển dụng BMNS-01 chi tiết

Mục đích sử dụng

Phiếu yêu cầu tuyển dụng BMNS-01 là công cụ chính thức để các phòng ban, bộ phận trong công ty đề xuất nhu cầu tuyển dụng nhân sự lên bộ phận Nhân sự. Biểu mẫu này giúp chuẩn hóa thông tin về vị trí cần tuyển, từ yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng cho đến các tiêu chí về sức khỏe và giao tiếp. Nhờ đó, phòng Nhân sự có căn cứ rõ ràng để triển khai các bước tìm kiếm, sàng lọc và phỏng vấn ứng viên một cách hiệu quả, đảm bảo tuyển đúng người cho đúng việc.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do Trưởng bộ phận hoặc Trưởng phòng ban có nhu cầu tuyển dụng trực tiếp điền và ký xác nhận. Thời điểm điền là khi bộ phận phát sinh nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới do mở rộng quy mô, thay thế nhân viên nghỉ việc, hoặc cần bổ sung nhân lực cho các dự án, nhiệm vụ đặc thù. Phiếu cần được hoàn thành trước khi gửi lên Ban Giám đốc và phòng Nhân sự để phê duyệt và thực hiện các bước tuyển dụng tiếp theo.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Phòng ban/ Bộ phận: Ghi rõ tên phòng ban hoặc bộ phận đang có nhu cầu tuyển dụng, ví dụ: Phòng Kinh doanh, Bộ phận Sản xuất, Phòng Kế toán.
2. Vị trí tuyển dụng: Ghi chính xác tên vị trí công việc cần tuyển, ví dụ: Nhân viên Kế toán tổng hợp, Kỹ sư sản xuất, Chuyên viên Marketing.
3. Trình độ học vấn: Đánh dấu (x) vào ô tương ứng với yêu cầu tối thiểu về bằng cấp: 12/12, Trung cấp, Cao đẳng, Đại học hoặc Trên đại học.
4. Giới tính: Đánh dấu (x) vào ô Nam hoặc Nữ nếu vị trí yêu cầu giới tính cụ thể. Nếu không yêu cầu, có thể bỏ trống hoặc không đánh dấu.
5. Tuổi: Ghi rõ khoảng tuổi phù hợp cho vị trí, ví dụ: 22-30 tuổi, hoặc 25-35 tuổi.
6. Ngoại hình: Đánh dấu (x) vào một trong ba mức: Cần (yêu cầu ngoại hình ưa nhìn), Tương đối (không quá khắt khe), hoặc Không cần.
7. Kinh nghiệm làm việc: Đánh dấu (x) vào một mức duy nhất phù hợp với yêu cầu thực tế: Dưới 1 năm, Từ 1 đến dưới 2 năm, Từ 2 đến dưới 3 năm, Từ 3 đến 5 năm, Trên 5 năm, hoặc Không cần.
8. Chuyên môn & Mô tả công việc cơ bản: Mô tả ngắn gọn các nhiệm vụ chính mà vị trí này sẽ đảm nhận, ví dụ: "Lập báo cáo doanh thu hàng tháng", "Giám sát quy trình sản xuất".
9. Trình độ ngoại ngữ: Với mỗi ngôn ngữ (Tiếng Anh, Pháp, Hoa, Khác), đánh dấu (x) vào Level A, B, C hoặc Unnecessary (Không cần) tùy theo yêu cầu công việc.
10. Trình độ vi tính: Đánh dấu (x) vào các phần mềm yêu cầu như Word, Excel, PowerPoint, Internet, Access, Solomon. Nếu có yêu cầu khác, ghi rõ vào dòng "Khác".
11. Lập kế hoạch: Đánh dấu (x) vào khung thời gian lập kế hoạch yêu cầu: Tuần, Tháng, Quý, Năm hoặc Trên 01 năm.
12. Tính sáng tạo: Chọn một hoặc nhiều mức độ sáng tạo phù hợp, từ cải tiến nhỏ trong công việc đến tạo ra sản phẩm mới cho công ty.
13. Hiểu biết: Đánh dấu (x) vào các mức độ hiểu biết cần thiết, từ hiểu mệnh lệnh công việc đến nắm bắt thông tin liên quan.
14. Khả năng giải quyết công việc: Chọn một hoặc nhiều yêu cầu: giải quyết nhanh chóng, chính xác, cẩn thận tỉ mỉ, hoặc trong thời hạn quy định.
15. Khả năng phán quyết: Đánh dấu (x) vào mức độ phù hợp: không cần phán quyết, hoặc cần đưa ra quyết định tác động đến bộ phận/công ty.
16. Khả năng thuyết phục: Chọn mức độ từ không cần thuyết phục đến thuyết phục khách hàng khó tính hoặc số lượng lớn công nhân.
17. Năng lực lãnh đạo: Đánh dấu (x) vào mức độ lãnh đạo yêu cầu: không cần, lãnh đạo nhóm, phòng ban, trên 300 người hoặc lãnh đạo công ty.
18. Sức khỏe: Đánh dấu (x) vào các yêu cầu về thể hình (ghi rõ chiều cao, cân nặng nếu cần), sức lực đặc biệt, sức khỏe đảm bảo, hoặc không cận thị.
19. Giao tiếp: Đánh dấu (x) vào các hình thức giao tiếp cần thiết: nội bộ, với khách hàng, với báo đài, hoặc với chính quyền.
20. Ngày tháng năm & Chữ ký: Ghi ngày lập phiếu và Trưởng bộ phận ký xác nhận vào ô cuối cùng.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ được đánh dấu (x) vào các ô tương ứng, không ghi chồng chéo hoặc tẩy xóa làm mất tính rõ ràng của phiếu.
• Đối với các mục có nhiều lựa chọn như "Kinh nghiệm" hay "Trình độ ngoại ngữ", chỉ chọn một mức duy nhất để tránh gây hiểu lầm cho bộ phận tuyển dụng.
• Phần "Mô tả công việc cơ bản" cần viết cụ thể, tránh chung chung như "làm việc theo yêu cầu" – hãy liệt kê ít nhất 3 nhiệm vụ chính.
• Kiểm tra kỹ các mục bắt buộc như Phòng ban, Vị trí tuyển dụng, Trình độ học vấn trước khi ký và gửi phiếu.
• Phiếu phải được Trưởng bộ phận ký duyệt, nếu thiếu chữ ký phiếu sẽ không có hiệu lực và bị trả về.

Lỗi thường gặp

• Bỏ sót mục "Vị trí tuyển dụng" hoặc ghi tên vị trí không chính xác, khiến phòng Nhân sự không biết cần tìm ứng viên cho vị trí nào.
• Đánh dấu nhiều mức kinh nghiệm cùng lúc (ví dụ: vừa chọn "Dưới 1 năm" vừa chọn "Từ 3 đến 5 năm") gây khó khăn khi sàng lọc hồ sơ.
• Không điền phần "Mô tả công việc cơ bản" hoặc điền quá sơ sài, dẫn đến việc đăng tin tuyển dụng thiếu thông tin hấp dẫn.
• Quên đánh dấu các yêu cầu về ngoại ngữ hoặc vi tính, làm mất cơ sở để kiểm tra kỹ năng ứng viên trong vòng phỏng vấn.
• Ghi ngày tháng không đúng định dạng hoặc để trống ô ngày ký, khiến phiếu không hợp lệ về mặt thủ tục hành chính.
• Không kiểm tra lại phiếu trước khi ký, dẫn đến sai sót như tên phòng ban sai chính tả hoặc chọn nhầm mục "Giới tính".