Mục đích sử dụng

Biên bản vi phạm BMVP-01 là văn bản hành chính nội bộ được sử dụng để ghi nhận một cách khách quan, trung thực các hành vi vi phạm nội quy lao động, quy định của công ty hoặc các sự cố gây thiệt hại về vật chất. Biên bản này là căn cứ pháp lý quan trọng để lãnh đạo và bộ phận nhân sự đưa ra các hình thức kỷ luật hoặc yêu cầu bồi thường phù hợp. Việc lập biên bản kịp thời, chính xác giúp đảm bảo tính minh bạch, công bằng trong quản trị nhân sự, đồng thời bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả người lao động và doanh nghiệp.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do người quản lý trực tiếp, trưởng bộ phận hoặc cán bộ nhân sự được phân công lập. Người lập biên bản phải là người chứng kiến hoặc có thẩm quyền xử lý vụ việc. Biên bản được lập ngay sau khi phát hiện hành vi vi phạm hoặc ngay khi sự việc vừa xảy ra, trong thời gian sớm nhất để đảm bảo thông tin còn nguyên vẹn. Ngoài người lập biên bản, cần có sự tham gia của người làm chứng (nếu có) và người có liên quan đến vụ việc (người vi phạm) để cùng xác nhận nội dung.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Họ tên người lập biên bản: Ghi đầy đủ họ và tên của người trực tiếp viết biên bản. Đây thường là quản lý trực tiếp hoặc nhân sự phụ trách.
2. Họ tên người làm chứng: Ghi họ tên của ít nhất một người chứng kiến sự việc (nếu có). Nếu không có người làm chứng, có thể để trống hoặc ghi "không có".
3. Họ tên người có liên quan đến vụ việc: Ghi đầy đủ họ tên của nhân viên vi phạm hoặc người liên quan trực tiếp đến sự cố. Đây là người sẽ ký xác nhận vào biên bản.
4. Thời gian, địa điểm xảy ra vụ việc: Ghi rõ ngày, giờ, phút và địa điểm cụ thể (ví dụ: "tại xưởng sản xuất A, lúc 14h30 ngày 15/03/2025").
5. Diễn biến của vụ việc xảy ra: Mô tả chi tiết, khách quan, theo trình tự thời gian những gì đã xảy ra. Tránh nhận xét chủ quan, chỉ nêu sự kiện và hành vi cụ thể.
6. Thiệt hại về vật chất hoặc vi phạm những quy định của Công ty: Liệt kê cụ thể thiệt hại (nếu có) như số tiền, tài sản hư hỏng, hoặc điều khoản nội quy bị vi phạm. Ghi rõ mức độ và giá trị thiệt hại.
7. Người có liên quan đến vi phạm: Ghi rõ vai trò, trách nhiệm của từng người liên quan (nếu có nhiều người). Nếu chỉ có một người vi phạm, mục này có thể ghi giống mục "Họ tên người có liên quan".
8. Phần ký xác nhận: Sau khi đọc lại biên bản, các bên gồm Phụ trách bộ phận, Người vi phạm, Người làm chứng và Người lập biên bản ký và ghi rõ họ tên. Người vi phạm có quyền ghi ý kiến nếu không đồng ý với nội dung.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập ngay sau khi sự việc xảy ra, không để quá 24 giờ để đảm bảo tính chính xác của thông tin.
• Nội dung biên bản phải khách quan, trung thực, không thêm bớt hoặc suy diễn chủ quan. Chỉ ghi lại sự việc đã xảy ra.
• Người vi phạm có quyền đọc lại biên bản trước khi ký. Nếu họ không đồng ý ký, cần ghi rõ lý do vào biên bản và có chữ ký của người làm chứng.
• Biên bản phải được lập thành ít nhất hai bản: một bản lưu tại bộ phận nhân sự, một bản giao cho người vi phạm.
• Không được để trống các mục quan trọng như thời gian, địa điểm, diễn biến sự việc. Nếu không có thông tin, ghi "không có" thay vì bỏ trống.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu thông tin thời gian và địa điểm xảy ra vụ việc, dẫn đến khó xác minh sau này.
• Mô tả diễn biến sự việc quá chung chung, thiếu chi tiết cụ thể, không đủ căn cứ để xử lý kỷ luật.
• Không có chữ ký của người vi phạm hoặc người làm chứng, làm mất giá trị pháp lý của biên bản.
• Nhầm lẫn giữa mục "người có liên quan đến vụ việc" và "người có liên quan đến vi phạm", dẫn đến sai đối tượng ký xác nhận.
• Viết tắt tên người hoặc địa điểm không rõ ràng, gây khó khăn khi tra cứu và lưu trữ hồ sơ.
• Không ghi rõ điều khoản nội quy công ty bị vi phạm, khiến biên bản thiếu cơ sở để áp dụng hình thức kỷ luật.