Hướng dẫn điền biểu mẫu quyết định miễn nhiệm cán bộ

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMPT-06 Quyết định miễn nhiệm được sử dụng để chính thức hóa việc chấm dứt nhiệm vụ, chức vụ của một cán bộ, nhân viên trong công ty. Văn bản này là căn cứ pháp lý quan trọng để ghi nhận sự thay đổi nhân sự, đồng thời xác định rõ trách nhiệm bàn giao công việc giữa người bị miễn nhiệm và người tiếp nhận. Mục đích chính là đảm bảo quá trình chuyển giao công việc diễn ra minh bạch, đúng quy định nội bộ và tránh phát sinh tranh chấp sau này.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ nhân sự (HR) hoặc thư ký hành chính soạn thảo dựa trên tờ trình đã được Ban Giám đốc phê duyệt. Thời điểm điền là sau khi có quyết định phê duyệt miễn nhiệm từ cấp có thẩm quyền, trước khi văn bản được trình ký và ban hành chính thức. Người ký quyết định thường là Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người đứng đầu đơn vị có thẩm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy chế tổ chức của công ty.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Mục (1) - Mã số quyết định: Cán bộ nhân sự đánh số thứ tự theo năm, bắt đầu từ 01. Định dạng: Số thứ tự / Năm / QĐNS – Tên đơn vị. Ví dụ: 01/2025/QĐNS-HCNS.
2. Mục (2) - Ngày tháng ban hành: Ghi ngày, tháng, năm văn bản được ký chính thức. Dùng số Ả Rập, ví dụ: 15/03/2025.
3. Mục (3) và (4) - Chức vụ người ra quyết định: Ghi chức danh của người có thẩm quyền ký, ví dụ: TỔNG GIÁM ĐỐC hoặc GIÁM ĐỐC. Viết in hoa, đúng chức danh trên giấy tờ.
4. Mục (5) - Tên đơn vị ban hành: Ghi tên công ty hoặc ban hành chính nơi ra quyết định, ví dụ: CÔNG TY CỔ PHẦN ABC.
5. Mục (6) - Chức vụ người ra quyết định (lặp lại): Ghi lại chức danh như mục (3) để đảm bảo căn cứ pháp lý đầy đủ.
6. Mục (7) - Số tờ trình: Ghi số tờ trình đã được phê duyệt, ví dụ: 12/TT-TGĐ ngày 10/03/2025.
7. Mục (8) - Tên người bị miễn nhiệm: Ghi họ tên đầy đủ, viết hoa không dấu hoặc theo quy định của công ty, ví dụ: NGUYỄN VĂN A.
8. Mục (9) - Chức vụ bị miễn nhiệm: Ghi rõ chức danh hiện tại bị miễn, ví dụ: TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH.
9. Mục (10) - Phòng/ban: Ghi tên phòng ban nơi nhân sự đang công tác, ví dụ: PHÒNG KINH DOANH.
10. Mục (11) - Công ty: Ghi tên công ty nơi nhân sự bị miễn nhiệm, ví dụ: CÔNG TY CỔ PHẦN ABC.
11. Mục (12) - Ngày hiệu lực: Ghi ngày chính thức miễn nhiệm, thường là ngày ký hoặc ngày được ấn định trong tờ trình.
12. Mục (13) - Tên người nhận quyết định (lặp lại): Ghi lại tên người bị miễn nhiệm như mục (8).
13. Mục (14) - Tên người nhận bàn giao: Ghi họ tên người được chỉ định tiếp nhận công việc, ví dụ: TRẦN THỊ B.
14. Mục (15) và (16) - Tên người thi hành: Ghi tên người bị miễn nhiệm (15) và người nhận bàn giao (16) để giao trách nhiệm thi hành.
15. Mục (17) - Đơn vị liên quan: Ghi tên các phòng ban khác có liên quan, ví dụ: PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ.
16. Mục (18) - Tên công ty: Ghi tên công ty ban hành quyết định, giống mục (5).
17. Mục (19) - Chức vụ người ký: Ghi chức danh của người ký quyết định, ví dụ: TỔNG GIÁM ĐỐC.
18. Mục (20) - Tên người ký: Ghi họ tên người ký, viết in hoa, ví dụ: LÊ VĂN C.

Lưu ý quan trọng

• Phần căn cứ pháp lý (mục 5, 6, 7) phải được điền chính xác, vì đây là cơ sở để quyết định có hiệu lực. Sai sót ở phần này có thể khiến văn bản bị vô hiệu.
• Mã số quyết định (mục 1) phải thống nhất với sổ theo dõi văn bản đi của công ty, tránh trùng lặp hoặc nhảy số.
• Ngày tháng ở mục (2) và mục (12) phải logic: ngày ban hành không được sau ngày hiệu lực, thường là cùng ngày hoặc trước đó một ngày.
• Tên người bị miễn nhiệm và người nhận bàn giao phải viết đúng chính tả, đúng với hồ sơ nhân sự lưu trữ.
• Phần "Nơi nhận" ở cuối văn bản cần liệt kê đầy đủ các bên liên quan: người thi hành, Ban TGĐ, lưu VP để đảm bảo quy trình hành chính.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa mục (3) và (4): nhiều người ghi tên người ký thay vì chức vụ, dẫn đến thiếu căn cứ pháp lý.
• Bỏ sót số tờ trình (mục 7) hoặc ghi sai ngày phê duyệt, khiến quyết định không có cơ sở ban hành.
• Ghi thiếu tên phòng ban (mục 10) hoặc công ty (mục 11) làm cho đối tượng áp dụng không rõ ràng.
• Ngày hiệu lực (mục 12) ghi trước ngày ban hành (mục 2), vi phạm nguyên tắc thời gian của văn bản hành chính.
• Không cập nhật tên người nhận bàn giao (mục 14) khi có thay đổi nhân sự đột xuất, gây khó khăn cho quá trình chuyển giao.