Mục đích sử dụng

Phiếu đề xuất áp dụng TLBN (mã biểu mẫu 0095) được sử dụng để chính thức hóa việc đề xuất đưa một tài liệu mới hoặc tài liệu sửa đổi vào hệ thống tài liệu nội bộ của công ty. Biểu mẫu này giúp người yêu cầu ghi nhận rõ ràng thông tin về tài liệu, nội dung thay đổi, ngày ban hành dự kiến và mục đích sử dụng cụ thể. Đây là bước đầu tiên trong quy trình kiểm soát tài liệu, đảm bảo mọi tài liệu được phê duyệt và áp dụng đúng quy định.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do nhân viên hoặc trưởng bộ phận có nhu cầu áp dụng một tài liệu nội bộ mới hoặc cập nhật tài liệu hiện có điền. Thời điểm điền là khi phát sinh yêu cầu về tài liệu hướng dẫn công việc, quy trình, biểu mẫu hoặc bất kỳ văn bản nào thuộc hệ thống tài liệu nội bộ. Người yêu cầu cần hoàn thành phiếu trước khi trình lên Đại diện lãnh đạo để xem xét và phê duyệt. Việc điền phiếu đúng thời điểm giúp quy trình kiểm soát tài liệu diễn ra liên tục và không bị gián đoạn.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Họ tên: Ghi đầy đủ họ và tên của người đề xuất yêu cầu áp dụng tài liệu. Ví dụ: Nguyễn Văn A. Không viết tắt, không dùng biệt danh.
2. Bộ phận: Ghi tên bộ phận mà người yêu cầu đang công tác, ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Phòng Hành chính Nhân sự. Thông tin này giúp xác định đơn vị chịu trách nhiệm chính cho tài liệu.
3. Ngày: Ghi ngày tháng năm hiện tại khi lập phiếu, theo định dạng dd/mm/yyyy. Đây là mốc thời gian để theo dõi tiến độ xử lý yêu cầu.
4. Stt: Đánh số thứ tự cho từng tài liệu được đề xuất trong cùng một phiếu, bắt đầu từ 1. Nếu chỉ có một tài liệu thì ghi số 1.
5. Tên tài liệu: Ghi chính xác tên đầy đủ của tài liệu cần đề xuất áp dụng, ví dụ: Quy trình đào tạo nhân viên mới. Không viết tắt trừ khi tên tài liệu đã được quy định viết tắt trong hệ thống.
6. Nội dung: Mô tả ngắn gọn nội dung chính của tài liệu hoặc những điểm thay đổi so với phiên bản cũ (nếu là cập nhật). Ví dụ: Hướng dẫn quy trình nhập kho nguyên vật liệu.
7. Ngày ban hành: Ghi ngày dự kiến tài liệu sẽ được ban hành chính thức, thường là ngày sau khi được phê duyệt. Định dạng dd/mm/yyyy.
8. Mục đích sử dụng: Nêu rõ lý do tại sao cần tài liệu này, nó sẽ được dùng để làm gì, phục vụ cho quy trình nào. Ví dụ: Dùng để hướng dẫn nhân viên thực hiện kiểm tra chất lượng đầu vào.

Lưu ý quan trọng

• Phiếu phải được điền đầy đủ tất cả các mục, không bỏ trống bất kỳ trường nào, đặc biệt là phần "Mục đích sử dụng" vì đây là cơ sở để lãnh đạo đánh giá sự cần thiết của tài liệu.
• Chữ ký của người yêu cầu và đại diện lãnh đạo là bắt buộc để phiếu có hiệu lực. Nhớ ký tay và ghi rõ họ tên bên dưới chữ ký.
• Nếu đề xuất nhiều tài liệu trong cùng một phiếu, phải kẻ bảng rõ ràng, mỗi tài liệu một dòng riêng biệt, không gộp chung thông tin.
• Thông tin trên phiếu phải thống nhất với nội dung tài liệu đính kèm (nếu có). Kiểm tra kỹ tên tài liệu và ngày ban hành trước khi trình ký.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu hoặc sai định dạng ngày tháng, dẫn đến khó khăn khi tra cứu và theo dõi tiến độ phê duyệt.
• Không ghi rõ mục đích sử dụng hoặc ghi chung chung như "để làm việc", khiến lãnh đạo không đánh giá được tính cấp thiết của tài liệu.
• Nhầm lẫn giữa "Ngày ban hành" và "Ngày lập phiếu". Ngày lập phiếu là ngày hiện tại, ngày ban hành là ngày dự kiến tài liệu có hiệu lực.
• Bỏ sót chữ ký của người yêu cầu hoặc đại diện lãnh đạo, làm phiếu không hợp lệ và phải làm lại từ đầu.
• Viết tắt tên tài liệu hoặc bộ phận không theo quy định, gây khó hiểu cho người xử lý.