Hướng dẫn điền Phiếu đề xuất thay đổi tài liệu 0090

Mục đích sử dụng

Phiếu đề xuất thay đổi tài liệu (mẫu 0090) được sử dụng để ghi nhận và trình duyệt các đề xuất sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ một tài liệu đang có hiệu lực trong hệ thống quản lý của công ty. Biểu mẫu này giúp đảm bảo mọi thay đổi về tài liệu đều được xem xét, phê duyệt một cách có kiểm soát, tránh tình trạng sử dụng tài liệu lỗi thời hoặc sai lệch. Đây là công cụ quan trọng trong thủ tục kiểm soát tài liệu, giúp duy trì tính nhất quán và cập nhật cho toàn bộ hệ thống văn bản nội bộ.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do người có nhu cầu thay đổi tài liệu điền, có thể là nhân viên, trưởng bộ phận hoặc bất kỳ cá nhân nào phát hiện tài liệu cần được chỉnh sửa. Thời điểm điền là khi phát hiện tài liệu hiện hành có sai sót, lỗi thời, hoặc cần cập nhật theo quy trình mới, yêu cầu từ khách hàng, thay đổi pháp lý, hoặc cải tiến nội dung. Sau khi điền, phiếu được chuyển đến người xem xét và đại diện lãnh đạo để phê duyệt trước khi tiến hành soạn thảo lại tài liệu.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Người yêu cầu: Ghi rõ họ và tên của người đề xuất thay đổi tài liệu. Đây là người chịu trách nhiệm về nội dung đề xuất.
2. Bộ phận: Nhập tên phòng ban, bộ phận nơi người yêu cầu đang công tác, ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Phòng Hành chính Nhân sự.
3. Ngày: Ghi ngày tháng năm lập phiếu đề xuất, theo định dạng ngày/tháng/năm hoặc theo quy định của công ty.
4. Tên tài liệu: Ghi chính xác tên đầy đủ của tài liệu cần thay đổi, ví dụ: "Quy trình sản xuất A-01" hoặc "Sổ tay chất lượng".
5. Mã số tài liệu: Nhập mã số định danh duy nhất của tài liệu đó, thường được in trên trang bìa hoặc góc phải của tài liệu.
6. Stt, Trang/Chương/Mục đề nghị thay đổi: Điền số thứ tự, sau đó ghi rõ vị trí cần thay đổi (ví dụ: trang 3, chương 2, mục 2.1). Mỗi đề xuất thay đổi là một dòng riêng.
7. Nội dung đề nghị thay đổi: Mô tả ngắn gọn, cụ thể nội dung cần sửa, thêm hoặc xóa. Ví dụ: "Sửa từ '5 ngày' thành '7 ngày' tại dòng thứ 3."
8. Ý kiến (Chấp thuận / Không chấp thuận): Đây là cột dành cho người xem xét, đánh dấu (x) vào ô tương ứng. Người yêu cầu không điền cột này.
9. Chỉ định người soạn thảo: Ghi tên người được giao nhiệm vụ soạn thảo lại tài liệu sau khi đề xuất được phê duyệt.
10. Người xem xét: Ghi tên người có trách nhiệm xem xét tính hợp lý của đề xuất, thường là trưởng bộ phận hoặc chuyên gia liên quan.
11. Thời hạn soạn thảo: Ghi rõ thời gian hoàn thành việc soạn thảo tài liệu mới, ví dụ: "05 ngày kể từ ngày phê duyệt" hoặc một ngày cụ thể.
12. Phê Duyệt / Đại Diện Lãnh Đạo: Dành cho lãnh đạo ký xác nhận phê duyệt cuối cùng. Người yêu cầu không điền.
13. Người yêu cầu: Dòng cuối cùng để người yêu cầu ký tên và ghi rõ họ tên, xác nhận đề xuất của mình.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền vào các trường dành cho người yêu cầu; không tự ý điền vào các cột ý kiến, phê duyệt, người xem xét hoặc chỉ định người soạn thảo nếu chưa có sự phân công.
• Mỗi phiếu chỉ nên đề xuất thay đổi cho một tài liệu duy nhất để dễ dàng theo dõi và phê duyệt.
• Nội dung đề nghị thay đổi phải cụ thể, rõ ràng, có thể kèm theo lý do nếu cần, tránh viết chung chung như "sửa lại cho đúng".
• Đánh dấu (x) vào cột "Chấp thuận" hoặc "Không chấp thuận" chỉ được thực hiện bởi người có thẩm quyền xem xét, không phải người yêu cầu.
• Phiếu sau khi hoàn thành phải được chuyển đúng quy trình: người yêu cầu → người xem xét → đại diện lãnh đạo phê duyệt.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu hoặc sai mã số tài liệu, dẫn đến không xác định được tài liệu nào cần thay đổi.
• Không ghi rõ vị trí thay đổi (trang, chương, mục) khiến người soạn thảo mất thời gian tìm kiếm.
• Nội dung đề nghị thay đổi quá chung chung, không mô tả cụ thể sửa từ gì thành gì.
• Người yêu cầu tự ý điền vào cột "Chấp thuận" hoặc "Không chấp thuận" gây nhầm lẫn.
• Không ghi thời hạn soạn thảo hoặc ghi thời hạn không khả thi, ảnh hưởng đến tiến độ cập nhật tài liệu.
• Bỏ sót chữ ký của người yêu cầu ở cuối phiếu, làm mất giá trị pháp lý của đề xuất.