Mục đích sử dụng

Phiếu theo dõi sửa đổi tài liệu (BM 0094) là công cụ quản lý quan trọng trong hệ thống kiểm soát tài liệu của doanh nghiệp. Mục đích chính của biểu mẫu này là ghi nhận chi tiết toàn bộ lịch sử thay đổi của một tài liệu cụ thể trong suốt vòng đời sử dụng. Nhờ có phiếu này, tổ chức có thể dễ dàng truy vết ai đã thay đổi nội dung nào, vào thời điểm nào, và phiên bản hiện tại là bao nhiêu. Điều này đảm bảo tính minh bạch, kiểm soát chặt chẽ các phiên bản tài liệu, tránh nhầm lẫn khi sử dụng tài liệu lỗi thời. Biểu mẫu này thường được đính kèm ở đầu hoặc cuối mỗi tài liệu được kiểm soát, giúp người đọc nắm ngay được tình trạng cập nhật của tài liệu đó.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do người được phân công thực hiện việc sửa đổi tài liệu điền, thường là chuyên viên soạn thảo hoặc người phụ trách cập nhật nội dung. Thời điểm điền là ngay sau khi có sự thay đổi được phê duyệt đối với tài liệu, trước khi ban hành phiên bản mới. Người quản lý tài liệu (thư ký ISO hoặc người được ủy quyền) có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ của phiếu này trước khi lưu hành tài liệu. Mỗi lần tài liệu có sự điều chỉnh, dù nhỏ, đều phải ghi nhận vào phiếu để đảm bảo lịch sử thay đổi được liên tục và chính xác. Nhân viên mới cần lưu ý rằng không được tự ý sửa tài liệu nếu chưa có sự phê duyệt từ cấp có thẩm quyền.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày: Ghi ngày tháng năm thực hiện sửa đổi tài liệu, theo định dạng dd/mm/yyyy. Đây là ngày người sửa đổi hoàn tất việc chỉnh sửa nội dung, không phải ngày ban hành tài liệu.
2. Phần thay đổi: Mô tả ngắn gọn vị trí hoặc phần nội dung bị thay đổi trong tài liệu, ví dụ: "Mục 3.1 Quy trình nhập kho", "Phụ lục A", "Bảng 2 - Danh mục thiết bị". Cần ghi rõ để người khác dễ dàng tra cứu.
3. Nội dung thay đổi: Tóm tắt cụ thể nội dung đã được sửa đổi, ví dụ: "Thay đổi thời gian kiểm tra từ 2 giờ thành 4 giờ", "Bổ sung thêm bước 5 vào quy trình", "Xóa dòng số 3 trong bảng". Không cần chép lại toàn bộ nội dung mới, chỉ cần mô tả bản chất của sự thay đổi.
4. Số của trang bị ảnh hưởng: Ghi số trang hoặc số trang bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi. Nếu thay đổi ảnh hưởng đến nhiều trang, có thể ghi "Trang 5-8" hoặc "Toàn bộ tài liệu". Trường hợp tài liệu không đánh số trang, có thể ghi số thứ tự tờ hoặc để trống và ghi chú thích hợp.
5. Số ban hành / Số thay đổi: Ghi số phiên bản mới của tài liệu sau khi sửa đổi (ví dụ: "Số ban hành 03") hoặc số lần thay đổi (ví dụ: "Số thay đổi 02"). Thông tin này giúp xác định ngay tài liệu đang ở phiên bản nào, thường được quy định cụ thể trong quy trình kiểm soát tài liệu của công ty.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi lần sửa đổi tài liệu phải ghi một dòng riêng trên phiếu, không ghi gộp nhiều lần thay đổi vào một dòng.
• Không được tẩy xóa hoặc sửa chữa thông tin đã ghi trên phiếu; nếu ghi sai, hãy gạch ngang và ghi lại bên cạnh, kèm chữ ký xác nhận.
• Phiếu này phải được lưu giữ cùng với tài liệu gốc trong suốt vòng đời của tài liệu, kể cả khi tài liệu đã hết hiệu lực.
• Người điền cần kiểm tra kỹ số trang bị ảnh hưởng để đảm bảo tất cả các trang có thay đổi đều được cập nhật đúng phiên bản.
• Thông tin trên phiếu phải khớp hoàn toàn với nội dung thay đổi thực tế trên tài liệu, tránh sai lệch gây nhầm lẫn cho người sử dụng sau này.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu ngày tháng hoặc ghi ngày không chính xác so với ngày thực tế sửa đổi, gây khó khăn khi truy xuất lịch sử.
• Mô tả phần thay đổi quá chung chung như "Sửa nội dung" hoặc "Cập nhật", không chỉ rõ vị trí cụ thể trong tài liệu.
• Không ghi số trang bị ảnh hưởng hoặc ghi sai số trang, dẫn đến việc người đọc không biết cần kiểm tra trang nào.
• Nhầm lẫn giữa "Số ban hành" và "Số thay đổi", dẫn đến ghi sai phiên bản tài liệu, ảnh hưởng đến việc kiểm soát tài liệu.
• Bỏ sót một lần thay đổi nào đó, làm cho lịch sử tài liệu không liên tục và không đầy đủ.
• Dùng bút chì hoặc mực dễ phai để ghi phiếu, gây khó đọc hoặc mất thông tin theo thời gian lưu trữ.