Hướng dẫn điền Phiếu đề xuất làm tài liệu mới 0089

Mục đích sử dụng

Phiếu đề xuất làm tài liệu mới (mẫu 0089) được sử dụng để chính thức hóa nhu cầu tạo lập một tài liệu mới trong hệ thống quản lý của công ty. Biểu mẫu này giúp người yêu cầu trình bày rõ ràng tên tài liệu, nội dung dự kiến, đồng thời tạo cơ sở để các bộ phận liên quan như người soạn thảo, người kiểm soát tài liệu và người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt. Việc sử dụng phiếu này đảm bảo mọi tài liệu mới đều được kiểm soát chặt chẽ ngay từ khâu đề xuất, tránh tình trạng tài liệu trùng lặp hoặc không đúng quy định.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do nhân viên hoặc quản lý bộ phận có nhu cầu tạo tài liệu mới điền. Thời điểm điền là khi phát sinh yêu cầu cần có một quy trình, hướng dẫn công việc, biểu mẫu hoặc bất kỳ văn bản nội bộ nào chưa tồn tại trong hệ thống tài liệu của công ty. Sau khi điền, người yêu cầu cần ký tên và chuyển phiếu cho người soạn thảo để tiến hành xây dựng nội dung, sau đó trình lên các cấp kiểm soát và phê duyệt theo đúng quy trình kiểm soát tài liệu.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Người yêu cầu: Ghi rõ họ và tên của người đề xuất làm tài liệu mới. Đây là người chịu trách nhiệm về nhu cầu tạo tài liệu.
2. Ký tên: Người yêu cầu ký trực tiếp vào ô bên cạnh sau khi đã điền đầy đủ thông tin, xác nhận tính chính xác của đề xuất.
3. Bộ phận: Ghi tên bộ phận, phòng ban nơi người yêu cầu đang công tác, ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Phòng Nhân sự, Phòng Sản xuất.
4. Tên tài liệu mới: Ghi chính xác tên dự kiến của tài liệu sẽ được tạo, ví dụ: "Quy trình bảo trì máy móc", "Hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP".
5. Nội dung của tài liệu: Mô tả ngắn gọn nhưng đầy đủ nội dung chính mà tài liệu sẽ đề cập. Có thể ghi phạm vi áp dụng, mục đích sử dụng hoặc các quy trình chính sẽ được mô tả trong tài liệu.
6. Chức danh, Bộ phận, Họ tên, Ý kiến, Ký: Đây là bảng dành cho các cấp xét duyệt. Người yêu cầu không cần điền phần này, để trống cho người soạn thảo, người kiểm soát tài liệu và người có thẩm quyền (ĐDLĐ) ghi nhận ý kiến và ký xác nhận sau khi xem xét.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền vào các ô dành cho người yêu cầu, không tự ý điền vào phần bảng xét duyệt dành cho lãnh đạo và người kiểm soát.
• Tên tài liệu mới phải cụ thể, dễ hiểu và phù hợp với quy tắc đặt tên tài liệu của công ty, tránh đặt tên chung chung như "Tài liệu mới" hoặc "Văn bản 1".
• Phần nội dung tài liệu cần viết đủ ý để người đọc hiểu được phạm vi và mục đích của tài liệu, nhưng không cần quá chi tiết vì nội dung chi tiết sẽ do người soạn thảo phát triển sau.
• Người yêu cầu phải ký tên trước khi chuyển phiếu, nếu thiếu chữ ký phiếu sẽ không được xử lý.
• Phiếu này phải được lưu trữ cùng với tài liệu mới sau khi hoàn thiện để làm bằng chứng cho quá trình kiểm soát.

Lỗi thường gặp

• Bỏ trống mục "Nội dung của tài liệu" hoặc chỉ ghi sơ sài, khiến người kiểm soát không đánh giá được tính cần thiết của tài liệu.
• Ghi sai tên bộ phận hoặc không ghi bộ phận, gây khó khăn cho việc xác định đơn vị chủ trì soạn thảo.
• Người yêu cầu quên ký tên vào ô quy định, làm phiếu không hợp lệ ngay từ đầu.
• Đặt tên tài liệu trùng với tài liệu đã có trong hệ thống, dẫn đến việc phải làm lại phiếu đề xuất mới.
• Nhầm lẫn giữa "Người soạn thảo" và "Người yêu cầu", dẫn đến việc điền sai thông tin vào bảng xét duyệt.