Mục đích sử dụng

Biểu mẫu Hoạch định Nguồn nhân lực (Headcount Planning) là công cụ quản trị nhân sự chiến lược, giúp doanh nghiệp dự báo và lập kế hoạch về số lượng nhân sự cho từng vị trí công việc trong một khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu chính của biểu mẫu là xác định rõ số lượng nhân viên hiện tại, số lượng dự kiến cần có, số lượng có thể nghỉ việc hoặc thay đổi công việc, từ đó tính toán được tình trạng thừa hay thiếu nhân sự. Dựa trên kết quả này, bộ phận nhân sự và các trưởng bộ phận sẽ đưa ra các kế hoạch hành động cụ thể như tuyển dụng mới, thăng chức, cắt giảm hoặc điều chuyển nhân sự. Biểu mẫu này đảm bảo nguồn lực con người luôn được tối ưu, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh và tránh lãng phí hoặc thiếu hụt nhân lực.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này thường do Trưởng bộ phận/Phòng ban (ví dụ: Trưởng phòng Kinh doanh, Trưởng phòng Marketing) chịu trách nhiệm điền cho bộ phận mình quản lý. Sau đó, biểu mẫu sẽ được chuyển đến Phòng Nhân sự (HR) để tổng hợp, kiểm tra và tham mưu cho Ban Giám đốc. Thời điểm điền biểu mẫu thường là vào cuối năm tài chính hoặc đầu năm mới, phục vụ cho việc lập kế hoạch nhân sự năm tiếp theo. Ngoài ra, biểu mẫu cũng có thể được sử dụng khi doanh nghiệp có những thay đổi lớn về chiến lược, mở rộng thị trường, ra mắt sản phẩm mới hoặc tái cấu trúc tổ chức. Việc cập nhật định kỳ hàng quý cũng được khuyến khích để đảm bảo kế hoạch luôn sát với thực tế.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ord. (Số thứ tự): Điền số thứ tự cho từng vị trí công việc trong bảng. Các số thứ tự nên được đánh liên tục, không trùng lặp để dễ dàng theo dõi và tra cứu.
2. Job title (Tiêu đề Công việc): Ghi chính xác tên vị trí công việc bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt theo đúng chức danh trong công ty. Ví dụ: Commercial Manager, Marketing Coordinator, Driver.
3. Section (Bộ phận nhỏ): Nhập mã hoặc tên viết tắt của bộ phận nhỏ mà vị trí đó trực thuộc. Ví dụ: COM (Commercial), ADM (Administration), PUR (Purchasing), MHM (Marketing & Merchandising).
4. Department (Phòng ban): Ghi tên phòng ban lớn hơn mà bộ phận nhỏ trực thuộc. Trong biểu mẫu này, hầu hết các vị trí đều thuộc phòng COM (Commercial).
5. Location (Địa điểm làm việc): Điền địa điểm làm việc của vị trí đó, có thể là thành phố hoặc khu vực. Ví dụ: HCM (TP. Hồ Chí Minh), Dnang (Đà Nẵng), Hphong (Hải Phòng), Hnoi (Hà Nội), North (Khu vực phía Bắc).
6. No. staff (current) - Số nhân sự hiện tại: Nhập số lượng nhân viên đang làm việc thực tế cho vị trí đó tại thời điểm lập kế hoạch. Đây là số liệu nền tảng để tính toán các chỉ số khác.
7. No. staff (plan) - Số nhân sự kế hoạch: Ghi số lượng nhân viên mong muốn có cho vị trí đó trong kỳ kế hoạch. Con số này dựa trên dự báo khối lượng công việc và mục tiêu kinh doanh.
8. No. staff (maybe resign) - Số nhân sự có thể nghỉ việc: Dự đoán số lượng nhân viên có khả năng sẽ nghỉ việc trong kỳ tới, dựa trên đánh giá của quản lý hoặc lịch sử nghỉ việc.
9. No. staff (change their works) - Số nhân sự thay đổi công việc: Dự kiến số lượng nhân viên sẽ được luân chuyển, thuyên chuyển sang vị trí khác trong cùng công ty.
10. No. staff (remain) - Số nhân sự còn lại: Cột này thường được tính tự động hoặc nhập thủ công, bằng cách lấy "Số nhân sự hiện tại" trừ đi "Số nhân sự có thể nghỉ việc" và "Số nhân sự thay đổi công việc".
11. Redundant / Lack (Thừa / Thiếu): Tính toán sự chênh lệch giữa "Số nhân sự kế hoạch" và "Số nhân sự còn lại". Số dương (+) thể hiện thiếu nhân sự, số âm (-) thể hiện thừa nhân sự.
12. Plan (Kế hoạch): Chi tiết hóa các hành động cần thực hiện để giải quyết tình trạng thừa/thiếu. Các cột con bao gồm: Total (Tổng số), New recruit (Tuyển mới), Promote (Thăng chức), Cut down (Cắt giảm), Transfer (Điều chuyển).
13. Sources (Nguồn tuyển): Ghi rõ nguồn dự kiến để tuyển dụng nhân sự mới, ví dụ: Head Hunter (Săn đầu người), Labor Agency (Công ty cho thuê lao động), Internal (Nội bộ), Job Posting (Đăng tin tuyển dụng).

Lưu ý quan trọng

• Số liệu ở cột "No. staff (current)" phải là số liệu thực tế, đã được xác nhận bởi phòng Nhân sự, tránh sai lệch dẫn đến dự báo không chính xác.
• Cột "Redundant / Lack" là kết quả của phép tính, cần được kiểm tra kỹ để đảm bảo logic: nếu thiếu thì kế hoạch phải có tuyển dụng hoặc thăng chức; nếu thừa thì phải có cắt giảm hoặc điều chuyển.
• Khi điền cột "Plan", tổng số (Total) phải bằng tổng của các cột con (New recruit + Promote + Cut down + Transfer). Đây là bước kiểm tra chéo quan trọng.
• Đối với các vị trí có số lượng nhân sự lớn (ví dụ: Marketing Executive tại HCM có kế hoạch tăng từ 3 lên 11), cần có giải trình chi tiết về lý do tăng đột biến để Ban lãnh đạo phê duyệt.
• Biểu mẫu này cần được lưu trữ cẩn thận và chỉ những người có thẩm quyền mới được chỉnh sửa. Mọi thay đổi sau khi phê duyệt đều phải có biên bản điều chỉnh.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa cột "No. staff (plan)" và "No. staff (current)": Nhiều người mới thường nhập số liệu hiện tại vào cột kế hoạch, dẫn đến không phát hiện được sự thiếu hụt hoặc dư thừa.
• Không cập nhật cột "No. staff (maybe resign)" dẫn đến kế hoạch tuyển dụng bị động: Nếu không dự đoán được nhân sự nghỉ việc, doanh nghiệp sẽ bị thiếu hụt đột ngột khi có người nghỉ.
• Sai sót trong tính toán cột "Redundant / Lack": Công thức tính là (Plan - Remain), nhưng nhiều người tính nhầm thành (Plan - Current) hoặc bỏ qua cột "maybe resign" và "change their works".
• Điền không đầy đủ thông tin ở cột "Sources": Việc bỏ trống cột nguồn tuyển khiến phòng Nhân sự không biết nên bắt đầu tìm ứng viên từ đâu, gây chậm trễ quy trình tuyển dụng.
• Không đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận: Ví dụ, một nhân viên được lên kế hoạch điều chuyển từ bộ phận A sang bộ phận B, nhưng bộ phận A không ghi giảm và bộ phận B không ghi tăng, dẫn đến sai lệch tổng thể.