Mục đích sử dụng

Giấy điều động nhân sự (BM7) là biểu mẫu chính thức được Khối HSX sử dụng để đề xuất việc luân chuyển, điều chuyển nhân viên giữa các vị trí công việc hoặc giữa các bộ phận trong phân xưởng. Mục đích của biểu mẫu này là nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất thực tế, đồng thời tận dụng và phát triển năng lực của cán bộ công nhân viên. Việc điều động cần dựa trên hai căn cứ chính: nhu cầu sản xuất và năng lực đào tạo của nhân viên. Biểu mẫu này là cơ sở để Ban Tổng Giám đốc và Phòng HCTC xem xét, phê duyệt trước khi thực hiện điều chuyển.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Khối HSX (Khối sản xuất) lập và ký đề xuất. Cụ thể, người có thẩm quyền đề xuất là lãnh đạo Khối HSX hoặc người được ủy quyền. Thời điểm điền biểu mẫu là khi có nhu cầu điều động nhân sự trong nội bộ phân xưởng, ví dụ như khi cần bổ sung nhân lực cho một dây chuyền sản xuất mới, thay thế nhân viên nghỉ việc, hoặc luân chuyển nhân viên để phát huy thế mạnh. Sau khi điền đầy đủ thông tin, biểu mẫu sẽ được trình lên Ban Tổng Giám đốc và Phòng HCTC để xin phê duyệt.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số hiệu biểu mẫu (S :…..……/ HSX/ BM7): Điền mã số văn bản theo quy định của Khối HSX. Ví dụ: 001/HSX/BM7. Mục này giúp quản lý và tra cứu biểu mẫu sau này.
2. Kính gửi: Đánh dấu hoặc ghi rõ hai đối tượng nhận là "Ban Giám đốc" và "Phòng HCTC". Đây là các cấp có thẩm quyền phê duyệt đề xuất.
3. Căn cứ đề xuất: Ghi rõ lý do điều động dựa trên nhu cầu sản xuất (ví dụ: tăng ca, mở rộng sản xuất) và năng lực đào tạo của CNV (ví dụ: nhân viên có kỹ năng phù hợp với vị trí mới).
4. STT (Số thứ tự): Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng nhân viên được đề xuất điều động trong cùng một đợt.
5. Họ và Tên: Ghi đầy đủ họ tên của nhân viên cần điều động, đảm bảo chính xác theo hồ sơ nhân sự.
6. Công việc hiện tại: Mô tả ngắn gọn vị trí, chức danh hoặc công việc mà nhân viên đang đảm nhận trước khi điều động.
7. Bộ phận (hiện tại): Ghi tên bộ phận, phân xưởng hoặc tổ đội nơi nhân viên đang làm việc.
8. Sang Công việc mới: Mô tả vị trí, chức danh hoặc công việc mới mà nhân viên sẽ đảm nhận sau khi được điều động.
9. Bộ phận (mới): Ghi tên bộ phận, phân xưởng hoặc tổ đội mới nơi nhân viên sẽ chuyển đến.
10. Ghi Chú: Ghi thêm các thông tin cần lưu ý khác như thời gian bắt đầu điều động, chế độ đào tạo kèm cặp, hoặc các vấn đề đặc thù khác.
11. Ngày tháng năm: Ghi ngày, tháng, năm lập biểu mẫu đề xuất.
12. Duyệt của BG / Thông qua Phòng HCTC / Khối HSX: Đây là phần dành cho các cấp có thẩm quyền ký duyệt. Khối HSX ký đề xuất, Phòng HCTC thông qua về mặt hành chính, và Ban Giám đốc ký duyệt cuối cùng.
13. Nơi nhận: Liệt kê các đơn vị sẽ nhận được văn bản sau khi phê duyệt, bao gồm Ban Giám đốc, Phòng HCTC, các bộ phận và CNV liên quan, và lưu tại HSX.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải được điền đầy đủ, rõ ràng, không tẩy xóa. Thông tin về họ tên, bộ phận, công việc phải khớp với hồ sơ nhân sự hiện tại.
• Phần căn cứ đề xuất cần nêu rõ lý do cụ thể, tránh chung chung. Điều này giúp cấp phê duyệt hiểu rõ sự cần thiết của việc điều động.
• Mỗi nhân viên chỉ được ghi trên một dòng. Nếu điều động nhiều người, cần kẻ thêm dòng hoặc sử dụng biểu mẫu phụ lục kèm theo.
• Biểu mẫu phải được ký bởi người có thẩm quyền của Khối HSX trước khi trình lên Ban Giám đốc và Phòng HCTC.
• Sau khi được phê duyệt, biểu mẫu cần được gửi đến tất cả các bộ phận và cá nhân liên quan để thông báo và thực hiện.

Lỗi thường gặp

• Không ghi rõ căn cứ đề xuất hoặc căn cứ không thuyết phục, dẫn đến đề xuất bị từ chối hoặc phải bổ sung.
• Nhầm lẫn giữa "Công việc hiện tại" và "Công việc mới", hoặc ghi thông tin không chính xác, gây khó khăn cho việc xử lý.
• Bỏ sót thông tin ở mục "Ghi Chú", đặc biệt là các yêu cầu đặc thù về thời gian, đào tạo, hoặc chế độ lương thưởng.
• Không cập nhật số hiệu biểu mẫu hoặc ngày tháng, làm mất tính hệ thống và khó khăn trong việc lưu trữ, tra cứu.
• Thiếu chữ ký của người có thẩm quyền hoặc ký sai vị trí, khiến biểu mẫu không có hiệu lực pháp lý.