Hướng dẫn điền biên bản đào tạo nội bộ BMDT-13 chi tiết

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMDT-13 Biên bản đào tạo nội bộ được sử dụng để ghi nhận chi tiết toàn bộ quá trình tổ chức một khóa đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp. Biên bản này giúp lưu trữ thông tin về người đào tạo, thời gian, địa điểm, nội dung, kinh phí và đặc biệt là danh sách cán bộ nhân viên tham gia. Đây là căn cứ pháp lý để chứng minh hoạt động đào tạo đã diễn ra, đồng thời là tài liệu quan trọng phục vụ công tác kiểm tra, đánh giá hiệu quả đào tạo và quản lý nhân sự. Biểu mẫu này thuộc danh mục Quy trình đào tạo, giúp chuẩn hóa việc ghi nhận các khóa học nội bộ trong toàn công ty.

Ai điền và khi nào

Biên bản này thường do người phụ trách đào tạo hoặc lớp trưởng của khóa học trực tiếp điền và hoàn thiện. Người thực hiện đào tạo (giảng viên nội bộ) cũng có thể tham gia cung cấp thông tin cho các mục liên quan đến nội dung và thời gian giảng dạy. Biên bản được lập ngay sau khi khóa đào tạo kết thúc, hoặc trong buổi cuối cùng của khóa học, khi đã có đầy đủ thông tin về số buổi tham gia của từng học viên. Lớp trưởng sẽ ký tên xác nhận vào cuối biên bản, đảm bảo tính chính xác của danh sách và thông tin đào tạo.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Người thực hiện đào tạo: Ghi rõ họ và tên của giảng viên hoặc người trực tiếp đứng lớp giảng dạy. Ví dụ: Nguyễn Văn A.
2. Chức vụ: Ghi chức vụ hiện tại của người thực hiện đào tạo trong công ty. Ví dụ: Trưởng phòng Nhân sự hoặc Chuyên viên Đào tạo.
3. Thời gian đào tạo: Ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc khóa học theo định dạng ngày/tháng/năm. Ở dòng "Số giờ đào tạo", ghi tổng số giờ thực tế của toàn bộ khóa học.
4. Địa điểm: Ghi rõ phòng họp, hội trường hoặc địa điểm cụ thể nơi diễn ra khóa đào tạo. Ví dụ: Phòng họp tầng 3, trụ sở chính.
5. Kinh phí: Ghi tổng chi phí cho khóa đào tạo nếu có, bao gồm tài liệu, thiết bị, ăn uống,... Nếu không phát sinh kinh phí, ghi "Không" hoặc "0 đồng".
6. Nội dung đào tạo: Liệt kê các nội dung chính được giảng dạy trong khóa học. Mỗi nội dung ghi vào một dòng riêng (5.1, 5.2, 5.3). Ví dụ: 5.1. Kỹ năng giao tiếp nội bộ; 5.2. Quy trình báo cáo công việc.
7. Danh sách cán bộ nhân viên tham gia: Đây là bảng chi tiết gồm các cột: Stt (số thứ tự), Họ và tên, Chức vụ, Số buổi tham gia, Ghi chú, Ký tên. Điền đầy đủ thông tin cho từng học viên. Cột "Ký tên" để học viên ký xác nhận đã tham gia. Cuối biên bản, ghi ngày tháng năm lập biên bản và lớp trưởng ký tên.

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ tất cả các mục, không bỏ trống bất kỳ trường nào. Nếu không có thông tin, ghi "Không có" hoặc dùng dấu gạch ngang.
• Thông tin về người thực hiện đào tạo và chức vụ phải chính xác, khớp với dữ liệu nhân sự của công ty.
• Danh sách học viên phải được sắp xếp theo thứ tự và kiểm tra kỹ số buổi tham gia của từng người để tránh sai sót.
• Biên bản phải được lớp trưởng ký tên và ghi rõ ngày tháng năm hoàn thiện. Chữ ký phải rõ ràng, không viết tắt.
• Lưu trữ biên bản này trong hồ sơ đào tạo của công ty ít nhất 3 năm hoặc theo quy định riêng của từng phòng ban.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa mục "Người thực hiện đào tạo" và "Lớp trưởng": Người thực hiện đào tạo là giảng viên, còn lớp trưởng là người quản lý lớp học và ký xác nhận cuối biên bản.
• Bỏ sót cột "Số buổi tham gia" hoặc điền sai số buổi, dẫn đến thiếu căn cứ đánh giá kết quả đào tạo của từng nhân viên.
• Không ghi kinh phí hoặc ghi không đúng: Nhiều người bỏ trống mục kinh phí, gây khó khăn khi tổng hợp chi phí đào tạo cuối năm.
• Viết nội dung đào tạo quá chung chung: Cần ghi cụ thể từng chủ đề, tránh viết chung như "Đào tạo kỹ năng" mà không nêu rõ kỹ năng gì.
• Thiếu chữ ký của học viên ở cột "Ký tên": Một số học viên quên ký, làm mất giá trị pháp lý của biên bản khi cần đối chiếu.