Hướng dẫn điền phiếu thông tin đào tạo cá nhân BMDT-18

Mục đích sử dụng

Phiếu thông tin đào tạo cá nhân BMDT-18 là công cụ quản lý nhân sự quan trọng, giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ quá trình học tập và phát triển của từng nhân viên. Mẫu phiếu này ghi nhận chi tiết các khóa đào tạo mà nhân viên đã tham gia trước khi gia nhập công ty cũng như trong suốt thời gian làm việc. Dữ liệu từ phiếu này hỗ trợ phòng Nhân sự và quản lý trực tiếp đánh giá năng lực, lên kế hoạch bồi dưỡng chuyên môn và xây dựng lộ trình thăng tiến cho từng cá nhân. Đồng thời, phiếu còn là căn cứ để kiểm tra tính hợp lệ của các chứng chỉ, văn bằng liên quan đến công việc.

Ai điền và khi nào

Phiếu BMDT-18 do chính nhân viên (người được đào tạo) tự điền và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin. Thời điểm điền phiếu thường là ngay khi nhân viên mới gia nhập công ty, trong quá trình làm thủ tục nhập học hoặc định kỳ hàng năm khi công ty yêu càu cập nhật hồ sơ đào tạo. Ngoài ra, phiếu cũng được điền bổ sung ngay sau khi nhân viên hoàn thành một khóa đào tạo nội bộ hoặc bên ngoài do công ty cử đi. Sau khi điền, phiếu cần được chuyển cho quản lý trực tiếp hoặc bộ phận Nhân sự để xác nhận và lưu trữ.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày cập nhật: Ghi ngày tháng năm hiện tại khi bạn bắt đầu điền hoặc cập nhật phiếu. Định dạng ngày/tháng/năm, ví dụ: 15/03/2025.
2. Họ và tên: Viết đầy đủ họ, tên đệm và tên chính xác như trên giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD). Không viết tắt, không dùng biệt danh.
3. Chức vụ: Ghi rõ chức danh hiện tại của bạn trong công ty, ví dụ: Nhân viên Kỹ thuật, Trưởng phòng Kinh doanh, Thực tập sinh.
4. Đơn vị: Ghi tên phòng ban, bộ phận hoặc chi nhánh nơi bạn đang công tác, ví dụ: Phòng Nhân sự, Xưởng Sản xuất số 1.
5. Mục 1 - Quá trình đào tạo trước khi gia nhập Công ty: Liệt kê các khóa đào tạo bạn đã tham gia trước ngày ký hợp đồng lao động. Mỗi khóa một dòng, gồm: Stt (số thứ tự), Nội dung khóa đào tạo (tên khóa học), Hình thức đào tạo (chính quy, tại chức, online...), Đơn vị đào tạo (trường, trung tâm), Văn bằng/Chứng chỉ (loại bằng cấp nhận được).
6. Mục 2 - Quá trình đào tạo từ khi gia nhập Công ty: Liệt kê các khóa đào tạo do công ty tổ chức hoặc cử bạn tham gia. Mỗi khóa một dòng, gồm: Stt, Nội dung khóa đào tạo, Mã số khóa ĐT (nếu có, theo quy định của công ty), Hình thức (trực tiếp, trực tuyến, kèm cặp...), Kết quả (Đạt/Không đạt hoặc điểm số cụ thể).
7. Ngày ... tháng ... năm ...: Ghi ngày tháng năm bạn hoàn thành việc điền phiếu này.
8. Người lập: Ký và ghi rõ họ tên của bạn ở cuối phiếu để xác nhận thông tin.

Lưu ý quan trọng

• Thông tin phải trung thực, có căn cứ từ văn bằng, chứng chỉ hoặc bảng điểm thực tế. Không tự ý thêm khóa học chưa hoàn thành.
• Đối với các khóa đào tạo nội bộ, cần kiểm tra mã số khóa đào tạo với bộ phận Nhân sự hoặc phòng Đào tạo để điền chính xác.
• Nếu có nhiều khóa đào tạo, hãy liệt kê theo thứ tự thời gian từ cũ đến mới hoặc theo mức độ quan trọng.
• Phiếu sau khi điền xong nên được kiểm tra lại bởi quản lý trực tiếp trước khi nộp về phòng Nhân sự.
• Giữ bản sao các chứng chỉ, văn bằng kèm theo phiếu để đối chiếu khi cần thiết.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa mục 1 và mục 2: Nhiều nhân viên điền nhầm khóa học cũ vào mục đào tạo sau khi gia nhập công ty hoặc ngược lại. Cần phân biệt rõ mốc thời gian trước và sau ngày ký hợp đồng.
• Bỏ sót thông tin cột "Mã số khóa ĐT": Đối với đào tạo nội bộ, mã số là thông tin bắt buộc để tra cứu. Nếu không có, hãy hỏi lại phòng Đào tạo thay vì để trống.
• Viết tắt tên khóa học hoặc đơn vị đào tạo: Gây khó khăn cho việc kiểm tra và đánh giá. Luôn viết đầy đủ, rõ ràng.
• Không ghi ngày cập nhật hoặc ngày lập phiếu: Làm mất tính thời gian của dữ liệu, ảnh hưởng đến việc theo dõi lộ trình đào tạo.
• Kết quả đào tạo mơ hồ: Chỉ ghi "Đạt" hoặc "Không đạt" thay vì điểm số cụ thể nếu có. Cần tuân thủ đúng yêu cầu của từng khóa học.