Hướng dẫn điền biểu mẫu danh sách học viên BMDT-10

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMDT-10 Danh sách học viên được sử dụng để thống kê và quản lý toàn bộ học viên tham gia một khóa đào tạo cụ thể trong doanh nghiệp. Biểu mẫu này giúp Trung tâm Đào tạo nắm rõ thông tin nhân sự được cử đi học, bao gồm họ tên, chức danh, phòng ban và đơn vị công tác. Đồng thời, biểu mẫu còn dùng để xác định học viên giữ vai trò Lớp trưởng của khóa đào tạo thông qua ký hiệu đặc biệt ở cột Ghi chú. Đây là tài liệu quan trọng trong quy trình đào tạo, làm căn cứ để theo dõi sĩ số, điểm danh và cấp chứng chỉ sau khóa học.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ phụ trách đào tạo hoặc nhân viên hành chính nhân sự của Trung tâm Đào tạo lập. Người lập có trách nhiệm thu thập thông tin từ các phòng ban cử học viên tham gia khóa học. Biểu mẫu được lập trước khi khóa đào tạo bắt đầu, sau khi có quyết định cử học viên đi học từ các đơn vị. Sau khi lập xong, biểu mẫu cần được trình Giám đốc Trung tâm Đào tạo ký duyệt để xác nhận danh sách chính thức. Thời điểm lập biểu mẫu thường là ít nhất 3-5 ngày làm việc trước ngày khai giảng khóa đào tạo.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Stt: Điền số thứ tự tự động tăng dần từ 1, 2, 3... cho đến hết danh sách học viên. Số thứ tự giúp dễ dàng kiểm tra tổng số lượng học viên tham gia.
2. Họ và tên: Ghi đầy đủ họ, tên đệm và tên của học viên theo đúng giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD). Không viết tắt, không viết hoa toàn bộ, viết hoa đúng chính tả tên riêng.
3. Ngày sinh: Ghi ngày, tháng, năm sinh của học viên theo định dạng ngày/tháng/năm (ví dụ: 15/03/1990). Đây là thông tin quan trọng để phân biệt các học viên trùng tên.
4. Chức danh: Ghi chức danh hiện tại của học viên trong công ty, ví dụ: Nhân viên, Chuyên viên, Trưởng phòng, Phó phòng, v.v. Nếu học viên giữ nhiều chức danh, chỉ ghi chức danh chính.
5. Phòng/Ban: Ghi tên phòng hoặc ban mà học viên đang công tác, ví dụ: Phòng Kinh doanh, Ban Nhân sự, Phòng Kỹ thuật, v.v. Điền đúng tên phòng ban theo cơ cấu tổ chức của công ty.
6. Đơn vị: Ghi tên đơn vị cấp dưới hoặc chi nhánh nếu có, ví dụ: Chi nhánh Hà Nội, Nhà máy Sản xuất, Văn phòng Đại diện, v.v. Nếu học viên thuộc trụ sở chính, có thể ghi "Trụ sở chính" hoặc để trống nếu không áp dụng.
7. Cấp: Ghi cấp bậc hoặc cấp độ của học viên trong thang bậc lương hoặc hệ thống quản lý, ví dụ: Cấp 1, Cấp 2, Nhân viên, Quản lý cấp trung, v.v. Thông tin này do phòng Nhân sự cung cấp.
8. Ghi chú: Sử dụng cột này để ghi chú đặc biệt cho từng học viên. Quan trọng nhất: nếu học viên được cử làm Lớp trưởng của khóa đào tạo, phải đánh dấu * (dấu sao) ở cột này. Các ghi chú khác có thể bao gồm: học viên đến muộn ngày đầu, học viên có nhu cầu đặc biệt, v.v.
9. Ngày ... tháng ... năm ... (Giám đốc TT Đào tạo): Ghi ngày, tháng, năm Giám đốc Trung tâm Đào tạo ký duyệt biểu mẫu. Đây là mục để Giám đốc ký tên và đóng dấu xác nhận.
10. Ngày ... tháng ... năm ... (Người lập): Ghi ngày, tháng, năm người lập biểu mẫu hoàn thành việc lập danh sách. Người lập ký tên bên dưới mục này để chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ được đánh dấu * ở cột Ghi chú cho đúng một học viên duy nhất giữ vai trò Lớp trưởng. Không đánh dấu * cho nhiều người hoặc nhầm lẫn với các ký hiệu khác.
• Thông tin họ tên và ngày sinh phải tuyệt đối chính xác, vì đây là căn cứ để in chứng chỉ và báo cáo đào tạo sau này.
• Biểu mẫu phải được Giám đốc Trung tâm Đào tạo ký duyệt trước khi khóa học bắt đầu. Không sử dụng danh sách chưa có chữ ký duyệt.
• Lưu biểu mẫu đã ký duyệt vào hồ sơ đào tạo của khóa học để phục vụ công tác kiểm tra, đánh giá sau này.
• Nếu có thay đổi danh sách học viên sau khi đã ký duyệt, phải lập biểu mẫu điều chỉnh hoặc bổ sung và trình ký lại.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa cột Phòng/Ban và cột Đơn vị: Nhiều người điền trùng thông tin hoặc điền ngược. Cần phân biệt rõ: Phòng/Ban là đơn vị chức năng, Đơn vị là địa điểm hoặc chi nhánh cụ thể.
• Quên đánh dấu * cho Lớp trưởng ở cột Ghi chú: Đây là lỗi phổ biến khiến không xác định được người chịu trách nhiệm chính trong lớp học.
• Ghi sai định dạng ngày sinh: Một số người ghi theo kiểu tháng/ngày/năm hoặc năm/tháng/ngày gây khó khăn khi nhập liệu. Luôn ghi theo định dạng ngày/tháng/năm.
• Bỏ sót thông tin ở cột Cấp: Nhiều người lập cho rằng cột này không quan trọng và bỏ trống, nhưng thực tế cột Cấp rất cần cho việc phân loại học viên theo trình độ.
• Không để Giám đốc ký duyệt trước khi sử dụng: Một số trường hợp vì gấp rút đã dùng danh sách chưa ký, dẫn đến không hợp lệ về mặt thủ tục hành chính.