Mục đích sử dụng
Biểu mẫu BMDT-10 "Danh sách cán bộ nhân viên được đào tạo" được sử dụng để ghi nhận và quản lý quá trình đào tạo, hướng dẫn nội bộ tại công ty. Mẫu này giúp xác định rõ nội dung đào tạo, thời gian, địa điểm và danh sách cụ thể những nhân viên tham gia. Đồng thời, biểu mẫu là căn cứ pháp lý để xác nhận việc đào tạo đã được thực hiện và người lao động đã tiếp nhận kiến thức, kỹ năng cần thiết. Việc sử dụng đúng biểu mẫu này giúp bộ phận nhân sự và quản lý theo dõi tiến độ đào tạo một cách bài bản, minh bạch.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do người phụ trách đào tạo hoặc trưởng bộ phận có thẩm quyền điền. Thông thường, đây là người được giao nhiệm vụ trực tiếp đào tạo, hướng dẫn nhân viên mới hoặc nhân viên cần nâng cao kỹ năng. Biểu mẫu được lập trước khi tiến hành buổi đào tạo, trong đó ghi rõ các thông tin về nội dung, thời gian, địa điểm. Sau khi kết thúc buổi đào tạo, người đào tạo sẽ cho nhân viên ký tên xác nhận vào cột tương ứng. Thời điểm điền biểu mẫu là khi có nhu cầu đào tạo phát sinh theo yêu cầu của thủ tục đào tạo hoặc theo kế hoạch định kỳ của công ty.
Hướng dẫn điền từng mục
- Căn cứ: Ghi rõ căn cứ pháp lý hoặc quyết định nào dẫn đến việc tổ chức đào tạo. Ví dụ: Căn cứ Quyết định số 123/QĐ ngày 01/01/2025 của Tổng Giám đốc về việc phê duyệt kế hoạch đào tạo năm 2025. Nếu không có căn cụ thể, có thể ghi "Theo yêu cầu của Thủ tục đào tạo".
- Bộ phận: Điền tên bộ phận chịu trách nhiệm tổ chức buổi đào tạo. Ví dụ: Bộ phận Kỹ thuật, Bộ phận Nhân sự, hoặc Bộ phận Kinh doanh. Đây là bộ phận tiến hành đào tạo/hướng dẫn.
- Nội dung đào tạo/hướng dẫn: Mô tả ngắn gọn, cụ thể nội dung sẽ được truyền đạt. Ví dụ: Hướng dẫn quy trình nhập liệu trên phần mềm ERP, hoặc Đào tạo kỹ năng giao tiếp khách hàng. Tránh ghi chung chung như "đào tạo nghiệp vụ".
- Thời gian đào tạo/hướng dẫn: Ghi rõ ngày, giờ bắt đầu và kết thúc buổi đào tạo. Ví dụ: Từ 08h00 đến 11h30 ngày 15/01/2025. Nếu đào tạo nhiều buổi, có thể ghi khoảng thời gian như "Từ ngày 15/01/2025 đến ngày 17/01/2025".
- Địa điểm đào tạo/hướng dẫn: Ghi rõ phòng họp, hội trường hoặc địa điểm cụ thể nơi diễn ra buổi đào tạo. Ví dụ: Phòng họp tầng 3, Hội trường A, hoặc Phòng đào tạo số 1.
- Danh sách người được đào tạo (bảng bên dưới): Điền lần lượt các cột: Stt (số thứ tự), Họ tên (ghi đầy đủ họ và tên nhân viên), Bộ phận (ghi tên bộ phận nhân viên đó đang công tác), Ký tên (để trống, chờ sau khi đào tạo xong nhân viên ký). Mỗi nhân viên một dòng, không gộp chung.
- TP HCM, Ngày…….tháng…..năm 200..: Ghi địa điểm là TP HCM (hoặc địa điểm công ty), sau đó điền ngày, tháng, năm thực tế ký biểu mẫu. Lưu ý sửa năm 200.. thành năm hiện tại, ví dụ 2025.
- Người đào tạo: Dòng này dành cho người trực tiếp thực hiện đào tạo ký tên và ghi rõ họ tên, xác nhận đã hoàn thành trách nhiệm đào tạo.
Lưu ý quan trọng
- Biểu mẫu phải được điền đầy đủ các mục trước khi tiến hành đào tạo, ngoại trừ cột "Ký tên" của nhân viên và chữ ký của người đào tạo.
- Chỉ cho nhân viên ký tên vào cột "Ký tên" sau khi đã hoàn thành buổi đào tạo và giải đáp hết thắc mắc. Nhân viên ký tên xác nhận đã hiểu nội dung được đào tạo.
- Người đào tạo phải ký tên sau cùng, sau khi tất cả nhân viên trong danh sách đã ký. Chữ ký này xác nhận việc đào tạo đã được thực hiện đầy đủ.
- Biểu mẫu sau khi hoàn thành cần được lưu trữ tại bộ phận nhân sự hoặc bộ phận đào tạo để phục vụ công tác kiểm tra, đánh giá sau này.
- Nếu có nhiều hơn 5 nhân viên được đào tạo, có thể kẻ thêm dòng hoặc sử dụng phụ lục đính kèm, nhưng phải ghi rõ số lượng người thực tế.
Lỗi thường gặp
- Điền thiếu mục "Căn cứ" hoặc ghi căn cứ không rõ ràng, dẫn đến khó xác định lý do tổ chức đào tạo khi kiểm tra.
- Ghi nội dung đào tạo quá chung chung, ví dụ "đào tạo nghiệp vụ" mà không nêu cụ thể kỹ năng hay quy trình nào, gây khó khăn cho việc đánh giá kết quả.
- Không cập nhật năm hiện tại ở dòng "TP HCM, Ngày…….tháng…..năm 200..", vẫn để nguyên năm 200.. dẫn đến sai sót thông tin thời gian.
- Cho nhân viên ký tên trước khi kết thúc buổi đào tạo, vi phạm quy trình vì nhân viên chưa được giải đáp thắc mắc đầy đủ.
- Ghi tên nhân viên không đầy đủ họ tên, hoặc ghi tên bộ phận sai lệch so với thực tế, gây nhầm lẫn khi đối chiếu dữ liệu nhân sự.
- Người đào tạo quên ký tên hoặc ký tên không đúng dòng quy định, làm mất giá trị pháp lý của biểu mẫu.
