Hướng dẫn điền biểu mẫu thông báo khóa đào tạo BMDT-09

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMDT-09 được sử dụng để Trung tâm Đào tạo & Chất lượng của CPO CLUB chính thức thông báo đến các đơn vị về việc tổ chức một khóa đào tạo cụ thể. Mục đích chính của biểu mẫu này là cung cấp đầy đủ thông tin về nội dung, thời gian, địa điểm và giảng viên của khóa học, đồng thời yêu cầu Giám đốc đơn vị cử nhân viên tham gia. Biểu mẫu giúp quy trình đào tạo được thực hiện bài bản, minh bạch và có sự phối hợp chặt chẽ giữa trung tâm và các đơn vị trong công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ phụ trách đào tạo thuộc Trung tâm Đào tạo & Chất lượng soạn thảo và trình ký. Thời điểm điền biểu mẫu là sau khi khóa đào tạo đã được phê duyệt về nội dung, kinh phí và kế hoạch tổ chức. Biểu mẫu cần được hoàn thành và gửi đến các đơn vị ít nhất 5-7 ngày làm việc trước ngày khai giảng để đảm bảo các đơn vị có đủ thời gian sắp xếp nhân sự và cử người tham gia. Sau khi Giám đốc Trung tâm ký duyệt, biểu mẫu sẽ được lưu hành chính thức.

Hướng dẫn điền từng mục

1. V/v: tổ chức khóa đào tạo …………. – Ghi rõ tên khóa đào tạo, ví dụ: "Kỹ năng giao tiếp nội bộ" hoặc "Quản lý dự án nâng cao". Đây là nội dung chính của thông báo.
2. Kính gửi: Giám đốc đơn vị …………………………. – Ghi tên đơn vị nhận thông báo, ví dụ: "Phòng Kinh doanh", "Ban Nhân sự" hoặc "Chi nhánh Hà Nội".
3. khóa đào tạo (KĐT) ……………… năm …….. – Điền mã số khóa đào tạo (nếu có) và năm tổ chức, ví dụ: "KĐT-2025-01 năm 2025".
4. Nội dung đào tạo: – Liệt kê các chuyên đề hoặc nội dung chính của khóa học, mỗi nội dung một dòng bắt đầu bằng ký hiệu §. Ví dụ: § Kỹ năng lắng nghe, § Kỹ năng phản hồi. Mục cuối cùng luôn là "Làm bài kiểm tra".
5. Địa điểm: – Ghi rõ phòng học, tòa nhà hoặc địa chỉ cụ thể, ví dụ: "Phòng 301, Tòa nhà A, 123 Nguyễn Văn Linh".
6. Thời gian: – Ghi ngày tháng năm và khung giờ cụ thể, ví dụ: "08:00 - 17:00, ngày 15/03/2025".
7. Giảng viên: – Ghi họ tên và chức danh của giảng viên phụ trách khóa học.
8. Lớp trưởng: – Ghi họ tên nhân viên được phân công làm lớp trưởng để hỗ trợ quản lý lớp học.
9. Đề nghị Giám đốc đơn vị………………. – Nhắc lại tên đơn vị đã ghi ở phần kính gửi để xác nhận trách nhiệm.
10. Đối với các cán bộ nhân viên cần tham gia khóa học chưa có tên... – Ghi họ tên người đầu mối tiếp nhận đăng ký bổ sung và hạn chót nhận đăng ký, ví dụ: "Ông Nguyễn Văn A trước ngày 10/03/2025".

Lưu ý quan trọng

• Phải kiểm tra kỹ tên đơn vị nhận thông báo ở cả phần "Kính gửi" và phần "Đề nghị" để đảm bảo đồng nhất, tránh gửi nhầm đơn vị.
• Danh sách nhân viên tham gia khóa học phải được đính kèm theo thông báo, cần kiểm tra danh sách đã đầy đủ và chính xác trước khi gửi.
• Thời gian và địa điểm phải được ghi rõ ràng, không viết chung chung như "sẽ thông báo sau" vì gây khó khăn cho việc sắp xếp của các đơn vị.
• Mục "Nội dung đào tạo" cần liệt kê đầy đủ các chuyên đề, đặc biệt không quên mục "Làm bài kiểm tra" vì đây là yêu cầu bắt buộc trong khung biểu mẫu.
• Biểu mẫu sau khi điền xong phải được trình Giám đốc Trung tâm ký duyệt trước khi phát hành, không được tự ý gửi đi khi chưa có chữ ký.

Lỗi thường gặp

• Quên điền mã số khóa đào tạo hoặc năm tổ chức, dẫn đến khó khăn trong việc tra cứu và lưu trữ sau này.
• Ghi thiếu hoặc sai tên đơn vị ở phần "Kính gửi", khiến thông báo bị gửi nhầm hoặc không đến đúng người phụ trách.
• Không đính kèm danh sách nhân viên tham gia khóa học, làm mất căn cứ để đơn vị đối chiếu và cử người đi học.
• Viết nội dung đào tạo quá sơ sài, chỉ ghi một dòng mà không liệt kê chi tiết các chuyên đề, gây khó hiểu cho người nhận.
• Bỏ sót mục "Làm bài kiểm tra" trong nội dung đào tạo, vi phạm cấu trúc chuẩn của biểu mẫu.
• Không ghi hạn chót nhận đăng ký bổ sung, dẫn đến việc các đơn vị đăng ký muộn, ảnh hưởng đến kế hoạch tổ chức lớp học.