Hướng dẫn điền biểu mẫu chương trình đào tạo BMDT-07

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMDT-07 Chương trình đào tạo được sử dụng để lập kế hoạch và phê duyệt các khóa đào tạo nội bộ hoặc bên ngoài trong doanh nghiệp. Biểu mẫu này giúp xác định rõ mục tiêu, đối tượng, nội dung, thời gian, địa điểm và kinh phí đào tạo. Đây là căn cứ để phòng Nhân sự và Ban Giám đốc xem xét, phê duyệt trước khi triển khai chương trình đào tạo thực tế.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do người lập kế hoạch đào tạo (thường là Trưởng bộ phận hoặc chuyên viên đào tạo) điền. Thời điểm điền là khi có nhu cầu đào tạo cho một nhóm nhân sự cụ thể, trước khi tổ chức khóa đào tạo ít nhất 7-10 ngày làm việc. Sau khi điền đầy đủ thông tin, biểu mẫu được trình lên Trưởng phòng HCNS kiểm tra, sau đó chuyển lên Giám đốc duyệt lần cuối.

Hướng dẫn điền từng mục

1. V/v (Về việc): Ghi rõ tên khóa đào tạo hoặc chủ đề đào tạo, ví dụ: "Đào tạo kỹ năng bán hàng nâng cao" hoặc "Tập huấn quy trình ISO mới". Không viết chung chung như "Đào tạo nhân viên".
2. Mục 1 - Danh sách đối tượng được đào tạo: Liệt kê họ tên, chức vụ, phòng ban của từng người tham gia. Nếu số lượng lớn, có thể ghi "Theo danh sách đính kèm" và kèm file danh sách chi tiết.
3. Mục 2 - Yêu cầu của việc đào tạo: Mô tả lý do cần đào tạo, ví dụ: nâng cao năng lực, đáp ứng yêu cầu công việc mới, hoặc tuân thủ quy định pháp luật. Cần nêu rõ mục tiêu cụ thể sau đào tạo.
4. Mục 3 - Địa điểm tổ chức đào tạo: Ghi rõ địa chỉ cụ thể, tên phòng họp, hội trường hoặc tên trung tâm đào tạo bên ngoài. Nếu đào tạo online, ghi rõ nền tảng (Zoom, Google Meet) và link phòng họp.
5. Mục 4 - Cán bộ đào tạo (hướng dẫn): Ghi họ tên, chức danh của giảng viên hoặc người hướng dẫn. Nếu là giảng viên bên ngoài, cần ghi thêm tên công ty/tổ chức của giảng viên.
6. Mục 5 - Chương trình, nội dung đào tạo: Mô tả chi tiết các chủ đề, module hoặc bài học sẽ được triển khai. Có thể liệt kê theo khung thời gian từng buổi hoặc từng ngày học.
7. Mục 6 - Thời gian đào tạo: Ghi rõ ngày bắt đầu, ngày kết thúc, số buổi học, số giờ mỗi buổi. Ví dụ: "Từ 08h00 đến 17h00 ngày 15-16/06/2024, tổng cộng 2 ngày (16 giờ)".
8. Mục 7 - Kinh phí đào tạo: Lập bảng chi tiết các khoản chi phí: thù lao giảng viên, tài liệu, địa điểm, ăn uống, đi lại... Nếu có nhiều khoản, nên kẻ bảng nhỏ trong ô hoặc ghi chú "Xem phụ lục chi tiết".
9. Phần ký duyệt: Người lập ký và ghi rõ họ tên. Sau đó chuyển cho Trưởng phòng HCNS ký nhận, cuối cùng là Giám đốc duyệt. Phần "TP HCM, Ngày… tháng… năm 200.." cần điền ngày tháng năm hiện tại (sửa năm 200.. thành năm thực tế).

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải được điền đầy đủ tất cả các mục, không bỏ trống mục nào. Nếu mục nào không áp dụng, ghi "Không có" hoặc "Không áp dụng".
• Phần kinh phí cần được tính toán chính xác và có dự trù hợp lý, tránh phát sinh ngoài kế hoạch.
• Danh sách đối tượng đào tạo phải được xác nhận bởi trưởng bộ phận trước khi trình lên phòng HCNS.
• Thời gian đào tạo không được trùng với các sự kiện quan trọng của công ty hoặc lịch nghỉ lễ.
• Biểu mẫu sau khi được Giám đốc duyệt phải được lưu trữ tại phòng HCNS ít nhất 3 năm theo quy định.

Lỗi thường gặp

• Quên điền mục "V/v" hoặc điền quá chung chung, không xác định được nội dung đào tạo cụ thể.
• Danh sách đối tượng đào tạo không đầy đủ thông tin, thiếu chức vụ hoặc phòng ban, gây khó khăn khi xác nhận.
• Kinh phí đào tạo không chi tiết, chỉ ghi tổng số tiền mà không có bảng phân bổ các khoản mục.
• Người lập ký trước khi điền đầy đủ thông tin, dẫn đến phải làm lại biểu mẫu khi có yêu cầu bổ sung.
• Phần ngày tháng năm để mặc định "200.." mà không sửa thành năm hiện tại, gây sai lệch thời gian phê duyệt.