Hướng dẫn điền biểu mẫu kế hoạch đào tạo theo chức danh BMDT-06

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMDT-06 "Kế hoạch đào tạo theo chức danh" được thiết kế để phòng Hành chính Nhân sự (HCNS) lập kế hoạch đào tạo bài bản cho từng vị trí công việc cụ thể trong công ty. Mục tiêu chính là xác định rõ nhu cầu đào tạo cho từng chức danh, từ đó đề ra phương pháp, thời gian và mục tiêu đào tạo phù hợp. Biểu mẫu này giúp chuẩn hóa quy trình đề xuất và phê duyệt kế hoạch đào tạo, đảm bảo mọi nhân viên được trang bị đúng kỹ năng cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc. Đây là công cụ quan trọng để quản lý nguồn nhân lực và nâng cao năng suất lao động.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ phòng Hành chính Nhân sự (HCNS) chịu trách nhiệm lập và điền thông tin. Thời điểm sử dụng là khi công ty có nhu cầu đào tạo cho một hoặc nhiều chức danh cụ thể, ví dụ như khi tuyển dụng nhân sự mới, khi thay đổi quy trình làm việc, hoặc khi đánh giá nhân viên hiện tại cần bổ sung kỹ năng. Kế hoạch này thường được xây dựng theo định kỳ hàng quý hoặc hàng năm, hoặc đột xuất theo yêu cầu từ các phòng ban. Sau khi hoàn thành, biểu mẫu sẽ được trình lên Giám đốc để phê duyệt trước khi triển khai thực tế.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Thực hiện theo yêu cầu đào tạo về…: Ghi rõ lý do hoặc căn cứ phát sinh nhu cầu đào tạo, ví dụ: "theo yêu cầu đào tạo về kỹ năng bán hàng cho đội ngũ kinh doanh" hoặc "theo yêu cầu đào tạo về quy trình sản xuất mới".
2. Chức danh đào tạo (MSCV:……………….): Nhập tên chức danh cần đào tạo (ví dụ: Nhân viên kinh doanh, Kỹ thuật viên) và mã số chức danh tương ứng (MSCV) theo hệ thống quản lý nhân sự của công ty.
3. Thuộc các Bộ phận: Liệt kê tên (các) phòng ban, bộ phận mà nhân viên thuộc chức danh này đang công tác, ví dụ: "Phòng Kinh doanh, Phòng Marketing".
4. Số lượng cần đào tạo: Điền con số cụ thể về số lượng nhân viên thuộc chức danh đó cần tham gia khóa đào tạo.
5. Mục đích đào tạo: Mô tả ngắn gọn mục tiêu của khóa đào tạo, ví dụ: "Nâng cao kỹ năng đàm phán hợp đồng" hoặc "Nắm vững quy trình vận hành máy móc mới".
6. Mức độ giải quyết được công việc sau khi đào tạo: Dự kiến khả năng đáp ứng công việc của học viên sau khóa học, có thể ghi theo tỷ lệ phần trăm hoặc mô tả như "Tự tin xử lý 80% tình huống thực tế" hoặc "Có thể vận hành độc lập".
7. Phương pháp đào tạo: Chọn hoặc ghi rõ hình thức đào tạo sẽ áp dụng, ví dụ: "Đào tạo nội bộ (kèm cặp)", "Đào tạo tập trung tại lớp", "Đào tạo trực tuyến (E-learning)" hoặc "Thuê chuyên gia bên ngoài".
8. Thời gian đào tạo: Xác định khoảng thời gian cụ thể cho khóa đào tạo, ví dụ: "Từ 01/06/2025 đến 30/06/2025" hoặc "3 ngày (15/07 - 17/07/2025)".
9. Chức danh đào tạo thứ hai (nếu có): Nếu kế hoạch bao gồm nhiều chức danh, lặp lại các mục từ 1 đến 8 cho chức danh tiếp theo. Biểu mẫu có sẵn cấu trúc cho ít nhất hai chức danh.

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ mã số chức danh (MSCV) chính xác theo danh sách nhân sự hiện hành, tránh nhầm lẫn giữa các vị trí.
• Mục "Mức độ giải quyết được công việc sau khi đào tạo" cần được đánh giá thực tế, không nên phóng đại quá mức để tránh gây áp lực không cần thiết cho học viên.
• Thông tin về số lượng cần đào tạo phải khớp với số liệu thực tế từ các phòng ban, tránh tình trạng đào tạo thừa hoặc thiếu nhân sự.
• Biểu mẫu sau khi hoàn thành cần có chữ ký xác nhận của đại diện phòng HCNS và trình lên Giám đốc phê duyệt trước khi triển khai.
• Lưu giữ biểu mẫu đã phê duyệt vào hồ sơ đào tạo của công ty để phục vụ công tác kiểm tra và báo cáo sau này.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Mục đích đào tạo" và "Mức độ giải quyết công việc": Nhiều người thường viết chung chung hoặc lặp ý, trong khi mục đích là lý do đào tạo, còn mức độ là kết quả dự kiến sau đào tạo.
• Bỏ sót mã số chức danh (MSCV): Đây là lỗi phổ biến khiến kế hoạch không khớp với dữ liệu nhân sự, gây khó khăn khi theo dõi và báo cáo.
• Không ghi rõ phương pháp đào tạo cụ thể: Chỉ ghi chung là "đào tạo nội bộ" mà không nói rõ hình thức (kèm cặp, hội thảo, thực hành) dẫn đến khó triển khai thực tế.
• Thời gian đào tạo không khả thi: Đặt lịch đào tạo trùng với các đợt cao điểm công việc hoặc không tính đến thời gian chuẩn bị, khiến kế hoạch khó thực hiện.
• Không cập nhật số lượng nhân viên thực tế: Sử dụng số liệu cũ từ các kỳ trước mà không xác nhận lại với phòng ban, dẫn đến sai lệch về nhu cầu đào tạo.