Mục đích sử dụng
Biểu mẫu BMDT-06 Hồ sơ đào tạo huấn luyện cá nhân được thiết kế để lưu trữ toàn bộ thông tin về quá trình học tập, đào tạo và làm việc của từng nhân viên trong công ty. Tài liệu này giúp Phòng Nhân Sự (HR Dept) theo dõi một cách hệ thống các khóa đào tạo, chứng chỉ, kỹ năng và vị trí công việc mà nhân viên đã trải qua. Đây là cơ sở quan trọng để đánh giá năng lực, lên kế hoạch phát triển nhân sự và bố trí công việc phù hợp. Việc cập nhật đầy đủ hồ sơ này cũng hỗ trợ cho các quyết định về thăng tiến, luân chuyển hoặc đào tạo bổ sung cho nhân viên.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do nhân viên tự điền khi mới vào công ty, sau đó được cập nhật định kỳ hoặc mỗi khi có thay đổi về quá trình đào tạo hoặc công tác. Cụ thể, nhân viên mới cần hoàn thành phần thông tin cá nhân và quá trình đào tạo, làm việc trước đó ngay trong tuần đầu tiên nhận việc. Sau đó, mỗi khi nhân viên tham gia một khóa đào tạo mới, đạt được chứng chỉ mới hoặc thay đổi chức vụ, họ phải chủ động cập nhật vào biểu mẫu. Phòng Nhân Sự có trách nhiệm kiểm tra, xác nhận và lưu trữ hồ sơ này trong suốt quá trình làm việc của nhân viên tại công ty.
Hướng dẫn điền từng mục
- Họ và tên (Full-name): Ghi đầy đủ họ và tên bằng chữ in hoa có dấu, ví dụ: NGUYỄN VĂN A. Không viết tắt, không dùng biệt danh.
- Giới tính (Sex): Đánh dấu (q) vào ô tương ứng: Nam (Male) hoặc Nữ (Female). Chỉ chọn một ô duy nhất.
- Ngày tháng năm sinh (Date of Birth): Ghi theo định dạng ngày/tháng/năm, ví dụ: 15/03/1990. Đảm bảo thông tin khớp với giấy tờ tùy thân.
- Ngày nhận việc (Date of start working): Ghi ngày đầu tiên bạn chính thức làm việc tại công ty, theo định dạng ngày/tháng/năm.
- Trình độ học vấn (Educational Level): Ghi rõ bậc học cao nhất đã hoàn thành, ví dụ: Đại học, Cao đẳng, Trung cấp. Có thể kèm tên trường nếu cần.
- Kỹ năng (Skills): Đánh dấu (q) vào các ô ngoại ngữ và vi tính bạn thành thạo. Nếu có kỹ năng khác, ghi vào dòng "Các kỹ năng khác" bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
- Chuyên ngành (Speciality): Ghi chuyên ngành đã học hoặc lĩnh vực chuyên môn chính, ví dụ: Kế toán, Công nghệ thông tin, Quản trị kinh doanh.
- Quá trình đào tạo (Training Process): Liệt kê các khóa đào tạo đã tham gia, bao gồm: Số TT, Nơi đào tạo, Khóa đào tạo, Thời gian, Loại văn bằng. Mỗi khóa một dòng riêng.
- Quá trình làm việc (Working Process): Ghi lại lịch sử công tác, bao gồm: Số TT, Thời gian, Chức vụ, Ghi chú. Bắt đầu từ công việc hiện tại hoặc gần nhất.
Lưu ý quan trọng
- Toàn bộ thông tin phải được ghi bằng bút mực xanh hoặc đen, không dùng bút chì để đảm bảo tính pháp lý.
- Không được tẩy xóa, nếu sai phải gạch ngang và ký xác nhận bên cạnh.
- Phần quá trình đào tạo và làm việc cần ghi theo thứ tự thời gian, từ cũ đến mới hoặc ngược lại nhưng phải nhất quán.
- Mỗi khi có thay đổi, nhân viên phải cập nhật ngay và báo cho Phòng Nhân Sự để xác nhận.
- Biểu mẫu này là tài liệu nội bộ, cần bảo quản cẩn thận và không được tiết lộ cho người ngoài.
Lỗi thường gặp
- Nhầm lẫn giữa ngày nhận việc và ngày bắt đầu thử việc: Chỉ ghi ngày chính thức ký hợp đồng lao động.
- Bỏ sót các kỹ năng vi tính cơ bản như Word, Excel: Hãy đánh dấu đầy đủ dù bạn chỉ biết sơ qua.
- Ghi thiếu thông tin ở phần "Loại văn bằng": Luôn ghi rõ là Chứng chỉ, Bằng tốt nghiệp hay Giấy chứng nhận.
- Không cập nhật quá trình làm việc khi thay đổi chức vụ: Đây là lỗi phổ biến khiến hồ sơ không chính xác.
- Viết tắt tên trường hoặc khóa học không rõ ràng: Nên viết đầy đủ để tránh hiểu nhầm khi kiểm tra.
