Hướng dẫn điền biểu mẫu kế hoạch đào tạo huấn luyện năm

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMDT-05 (BM.09.01) được sử dụng để lập kế hoạch đào tạo và huấn luyện cho toàn bộ nhân viên trong năm tài chính. Mẫu này giúp Ban Tổng Giám đốc và Phòng Nhân sự tổng hợp nhu cầu đào tạo, xác định các khóa học cần thiết, đối tượng tham dự, thời gian, chi phí và đơn vị tổ chức. Việc lập kế hoạch bài bản giúp công ty chủ động nâng cao năng lực nhân viên, đáp ứng yêu cầu công việc và chiến lược phát triển.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng các phòng ban hoặc bộ phận chuyên môn lập, dựa trên nhu cầu đào tạo thực tế của nhân viên trong năm. Sau đó, Phòng Nhân sự tổng hợp và trình lên Giám đốc Nhân sự xem xét, cuối cùng là Ban Tổng Giám đốc phê duyệt. Thời điểm lập kế hoạch thường vào cuối năm trước (tháng 11-12) hoặc đầu năm kế hoạch (tháng 1) để kịp triển khai trong năm.

Hướng dẫn điền từng mục

1. STT (No.): Đánh số thứ tự từ 1 đến hết các nội dung đào tạo trong bảng. Mỗi dòng là một khóa học hoặc một nội dung huấn luyện riêng biệt.
2. NỘI DUNG (KIẾN THỨC/ KỸ NĂNG) (Contents: Knowledge/Skills): Ghi rõ tên khóa học, chủ đề đào tạo hoặc kỹ năng cần huấn luyện. Ví dụ: "Kỹ năng giao tiếp nội bộ", "Đào tạo an toàn lao động", "Quản lý dự án cơ bản".
3. Đối tượng tham dự (Attendant): Ghi rõ nhóm nhân viên hoặc chức danh cần tham gia khóa học. Ví dụ: "Nhân viên kinh doanh", "Kỹ thuật viên sản xuất", "Quản lý cấp trung".
4. Tổ chức đào tạo (Training Center): Ghi tên đơn vị sẽ tổ chức khóa học, có thể là nội bộ (Phòng Nhân sự, bộ phận chuyên môn) hoặc bên ngoài (trung tâm đào tạo, công ty tư vấn).
5. Số khóa học (Number of Courses): Ghi số lượng khóa học dự kiến tổ chức cho nội dung đó. Ví dụ: 1 khóa, 2 khóa (nếu chia nhiều đợt).
6. Thời lượng (Amount of Time) (ngày – days): Ghi tổng số ngày đào tạo cho mỗi khóa học. Ví dụ: 2 ngày, 5 ngày. Nếu đào tạo nửa ngày thì ghi 0.5.
7. Chi phí (Fees) (USD): Ghi tổng chi phí dự kiến cho khóa học (bao gồm học phí, tài liệu, ăn uống, đi lại nếu có), tính bằng USD. Nếu chưa có số liệu chính xác, ghi số ước tính.
8. Thời điểm đào tạo (Training time): Ghi khoảng thời gian dự kiến tổ chức, ví dụ: "Quý I/2024", "Tháng 3/2024" hoặc "Tháng 6-7/2024".
9. Ghi chú (Notes): Ghi thêm thông tin cần lưu ý như: yêu cầu đặc biệt, địa điểm, giảng viên, hoặc lý do đào tạo.
10. CỘNG (Total): Dòng cuối cùng của bảng, tổng hợp số khóa học, tổng thời lượng và tổng chi phí của tất cả các dòng phía trên.

Lưu ý quan trọng

• Phần "Công ty" ở đầu biểu mẫu phải ghi đầy đủ tên công ty, không viết tắt.
• Ngày tháng năm lập kế hoạch phải thống nhất giữa các phần: "Ngày ... tháng ... năm 200..." và dòng chữ ký.
• Biểu mẫu cần có đủ ba chữ ký: Người lập, Giám đốc Nhân sự và Ban Tổng Giám đốc (Tổng Giám đốc).
• Mỗi nội dung đào tạo chỉ ghi trên một dòng, không gộp nhiều nội dung khác nhau vào cùng một ô.
• Chi phí đào tạo cần được tính toán sát thực tế, tránh sai lệch lớn so với ngân sách duyệt.

Lỗi thường gặp

• Bỏ sót cột "Số khóa học" hoặc "Thời lượng" dẫn đến không tính được tổng thời gian đào tạo.
• Ghi chi phí bằng VND thay vì USD theo đúng quy định của mẫu.
• Không ghi rõ đối tượng tham dự, chỉ ghi chung chung như "toàn công ty" gây khó khăn khi sắp xếp lịch.
• Để trống dòng "CỘNG (Total)" hoặc tính sai tổng số liệu.
• Thiếu chữ ký của một trong ba bên (Người lập, Giám đốc Nhân sự, Ban TGĐ) làm mẫu không hợp lệ.