Hướng dẫn điền Phiếu yêu cầu đào tạo hàng năm BMDT-04

Mục đích sử dụng

Phiếu yêu cầu đào tạo hàng năm (mẫu BMDT-04) được thiết kế để các đơn vị, phòng ban trong công ty ghi nhận nhu cầu đào tạo của nhân viên trong năm kế hoạch. Biểu mẫu này giúp tổng hợp các nội dung đào tạo cần thiết, từ đó Ban Giám đốc và Trung tâm Đào tạo có cơ sở xây dựng chương trình đào tạo phù hợp, phân bổ ngân sách và nguồn lực hiệu quả. Việc sử dụng phiếu chuẩn hóa đảm bảo mọi yêu cầu đều được thống kê đầy đủ, tránh bỏ sót nhu cầu phát triển kỹ năng của đội ngũ nhân sự.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do Trưởng bộ phận hoặc người được ủy quyền tại mỗi đơn vị trực thuộc điền, dựa trên nhu cầu đào tạo thực tế của nhân viên trong bộ phận mình. Thời điểm điền phiếu thường vào cuối năm tài chính hoặc đầu năm kế hoạch, khi các đơn vị tiến hành rà soát năng lực nhân sự và đề xuất các khóa đào tạo cho năm tiếp theo. Sau khi điền, phiếu cần được trình lên Giám đốc đơn vị phê duyệt, sau đó chuyển tiếp lên Giám đốc Trung tâm Đào tạo và cuối cùng là Tổng Giám đốc để thông qua kế hoạch tổng thể.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Họ và tên: Ghi rõ họ và tên đầy đủ của người được đề xuất đào tạo, không viết tắt, viết hoa đúng chính tả.
2. Chức vụ: Ghi chức danh hiện tại của nhân viên theo đúng quy định của công ty (ví dụ: Nhân viên Kinh doanh, Trưởng phòng Kỹ thuật).
3. Bộ phận: Ghi tên bộ phận/phòng ban mà nhân viên đang công tác (ví dụ: Phòng Nhân sự, Phòng Sản xuất).
4. Đơn vị: Ghi tên đơn vị trực thuộc (ví dụ: Công ty ABC, Chi nhánh XYZ).
5. Stt: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng nội dung đào tạo yêu cầu trong cùng một phiếu.
6. Nội dung đào tạo yêu cầu: Mô tả cụ thể tên khóa học, kỹ năng hoặc kiến thức cần đào tạo (ví dụ: Kỹ năng đàm phán hợp đồng, An toàn lao động nâng cao).
7. Đối tượng: Ghi rõ nhóm nhân viên nào cần tham gia khóa đào tạo này (ví dụ: Toàn bộ nhân viên kinh doanh, Nhân viên mới tuyển dụng).
8. Hình thức đào tạo: Chọn hình thức phù hợp như đào tạo nội bộ, đào tạo bên ngoài, đào tạo trực tuyến, hoặc kèm cặp tại chỗ.
9. Thời gian dự kiến: Ghi khoảng thời gian dự kiến tổ chức khóa học (ví dụ: Quý 1/2025, Tháng 3/2025).
10. Chi phí dự kiến: Ước tính tổng chi phí cho khóa đào tạo (bao gồm học phí, tài liệu, đi lại nếu có), ghi bằng số và đơn vị tiền tệ.
11. Ghi chú: Ghi thêm các thông tin cần lưu ý khác như nhà cung cấp đào tạo đề xuất, yêu cầu đặc biệt về cơ sở vật chất.
12. Ngày tháng năm và chữ ký: Phần cuối phiếu gồm ba cấp phê duyệt: Tổng Giám đốc, Giám đốc Trung tâm Đào tạo, Giám đốc đơn vị. Mỗi cấp ghi ngày tháng năm phê duyệt và ký xác nhận vào ô tương ứng.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi phiếu chỉ dành cho một nhân viên hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, không gộp chung nhiều nhu cầu khác nhau vào một phiếu nếu không cùng mục tiêu đào tạo.
• Thông tin về chi phí dự kiến cần được tham khảo từ nhà cung cấp hoặc dựa trên các khóa học tương tự đã tổ chức trước đây để đảm bảo tính khả thi.
• Phiếu phải được điền đầy đủ tất cả các cột, không bỏ trống bất kỳ mục nào, nếu không có thông tin thì ghi "Không có" hoặc dấu gạch ngang.
• Chữ ký của các cấp phê duyệt là bắt buộc, phiếu thiếu chữ ký sẽ không được xem xét đưa vào kế hoạch đào tạo chính thức.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa mục "Bộ phận" và "Đơn vị": Nhiều người hay ghi trùng lặp hoặc ghi sai cấp quản lý, dẫn đến khó khăn khi tổng hợp dữ liệu.
• Không ghi rõ đối tượng đào tạo: Chỉ ghi chung chung như "nhân viên" mà không xác định cụ thể nhóm nào, gây khó khăn cho việc sắp xếp lớp học.
• Bỏ sót cột "Chi phí dự kiến": Đây là lỗi phổ biến khiến kế hoạch ngân sách đào tạo bị thiếu căn cứ, phải gửi lại phiếu để bổ sung.
• Không ghi ngày tháng năm ở phần phê duyệt: Một số phiếu chỉ có chữ ký mà thiếu ngày tháng, làm mất tính hiệu lực của văn bản.
• Viết tắt tên khóa học hoặc tên nhân viên: Gây khó hiểu và sai lệch thông tin khi nhập liệu vào hệ thống quản lý đào tạo.